Головбух, директор у відпустці підписали документи: наслідки пояснив юрист

1. Наслідки підписання документів під час перебування працівника у відпустці
2. Судова практика
3. Висновки

Наслідки підписання документів під час перебування працівника у відпустці

Органи ДПС в процесі документальних або фактичних перевірок можуть запитати у підприємства графік відпусток, табелі обліку робочого часу тощо. Для чого це їм? А для того, щоб не визнати юридичну силу первинних документів, що були оформлені посадовою особою під час її відпустки. Такі випадки досить розповсюджені.

Аналогічні ризики можуть виникнути й у разі оформлення документів посадовою особою у вихідні, святкові дні, на лікарняному тощо. Не виключено, що описана практика податкових перевірок стосуватиметься підписання документів директором, який на момент їх оформлення перебував у Збройних силах.

Знаючи про таку практику податківців, платники податків намагаються уникнути можливих проблем і на період відпусток посадової особи покладають функції підписанта на іншого працівника підприємства.

Проте, через незнання чи неуважність при перевірках все ж випливає подібна документація. І тут доводиться креативити, створюючи додаткові «виправдувальні» документи, які не передбачені законодавством і є переважно некоректними з правової точки зору.

Йдеться про складання бухгалтером пояснювальної записки про виконання трудових обов’язків разового характеру під час відпустки.

Довго шукаєте необхідний документ або його зразок? Наш Консультант з документів вже готовий допомогти! Якщо раптом не знайшли потрібного, сміливо замовляйте підготовку необхідного шаблону або зразка документа

Також розповсюдженою є практика видання наказу по підприємству, яким встановлюється можливість виходу на роботу під час перебування у відпустці, хоча такий наказ не створює жодних правових наслідків і слугує виключно документом для переконливості під час проведення податкових перевірок.

Серед інших способів: письмове розпорядження керівника про прийняття до виконання документа, підписаного бухгалтером в період його відпустки, відкликання з відпустки на одну годину тощо.

Судова практика

Добре, коли все добре.

Але що відбуватиметься, якщо платнику податків не вдасться відстояти свою позицію і доведеться йти до суду для скасування податкового повідомлення-рішення (ППР)?

Ділимось юридичним кейсом за наслідками планової документальної перевірки юридичної особи.

Податківці, крім податкових нарахувань, винесли ППР про застосування штрафних санкцій за порушення підприємством норм Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ 29.12.2017 № 148, а саме за неоприбуткування готівкових коштів в касу підприємства. Орган ДПС дійшов висновку, що надходження готівки до каси підприємства не підтверджується первинними документами, оскільки прибуткові касові ордери були підписані головним бухгалтером товариства, який виконував обов’язки касира, в період перебування його у відпустці.

ППР було оскаржено до адміністративного суду. Справа розглядалася та переглядалася судами впродовж п’яти років – з 2019 до 2024 року. Але добитися справедливості платник податків зміг лише у Верховному Суді.

Який же висновок Верховного Суду у цій справі? А висновок такий, що відповідає здоровому глузду, а не забаганкам податкових органів:

1. по-перше, ані Кодекс законів про працю України, ані Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» не містять застережень чи обмежень щодо здійснення працівником під час перебування у відпустці чи в інший період відпочинку передбачених трудовим договором функцій за власною ініціативою;
2. по-друге, жодних інших доказів або обставин, які б свідчили, що зазначені касові ордери та квитанції до них підроблені чи містять ознаки підробки, або іншим чином вказували на їх дефектність, акт перевірки не містить.

Отже, як бачимо, первинні документи, у тому числі касові ордери, не втрачають юридичну силу лише через те, що посадова особа підприємства, яка їх підписала, перебувала в цей час у відпустці чи, скажімо, відпочивала у вихідний день.

Рішення КАС у складі ВС від 08.02.2024 у справі № 640/9838/19, яке описано вище, не є якимось новим чи унікальним. Аналогічна судова практика хоча і не відома широко серед бухгалтерів та юристів, але є сталою. Подібні висновки щодо застосування вищезазначених норм права містяться у постановах Верховного Суду від 18.02.2020 у справі № 820/5671/16 та від 29.06.2022 у справі № 400/1550/19.

До речі адміністративні суди при розгляді подібних спорів з податковими органами не мають права ігнорувати наведені висновки Верховного Суду і повинні ставати на бік платника податків.

Висновки

1. Радимо не підписувати головному бухгалтеру чи керівнику документи, перебуваючи у відпустці, лікарняному чи у вихідні дні. До речі, поряд з податківцями, Держпраці також категорично проти підписання документів керівником чи іншим працівником під час його відпустки чи лікарняного.
2. Якщо ж так трапилось і податківці визнають операції недійсними, бо документи були підписані працівниками, які перебували у відпустках, то є всі шанси довести свою правоту у суді.

Дмитро ГАРНИЙ, директор Київського міського центру підтримки і розвитку бізнесу

Шаблони та зразки документів:

Графік відпусток на 2025 рік затверджений директором

Табель обліку використання робочого часу

Наказ про роботу директора у вихідний день

Статті та консультації на тему:

Перевірки Держпраці: що (не)перевіряє та штрафи на роботодавців 2025

Коли штраф Держпраці за недопущення до перевірки є незаконним

Чи страхує перевірка ВО від перевірки податківців і Держпраці