Сучасний світ швидко рухається до цифровізації, і управління охороною праці не є винятком. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) в системі управління охороною праці стає важливим кроком для будь-якого підприємства.
Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 №839-21) пропонує інноваційні рішення для дерегуляції та цифровізації процесів господарської діяльності.
Важливі аспекти впровадження ЕДО
Цей Порядок є альтернативним варіантом організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (НПАОП). Роботодавці мають свободу у виборі способу здійснення документообігу – паперовий чи електронний.
Переваги електронного документообігу
1. Зручність і комфорт у використанні:
- структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами;
- спрощення процесу ведення документації.
2. Економія коштів:
- зниження витрат на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів та інших канцтоварів;
- зменшення витрат на зберігання документів.
3. Економія робочого часу та зусиль працівників:
- полегшення робочого процесу;
- заощадження робочого часу, який можна використати на виконання інших завдань.
4. Оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій:
- ефективне використання робочого часу;
- покращення комунікацій як всередині підприємства, так і з зовнішніми партнерами;
- вихід на новий рівень взаємовідносин між замовником та підрядниками.
5. Надійне та тривале зберігання документів:
- гарантовано захищене зберігання документів від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу.
6. Можливість залучення працівників до дистанційної роботи:
- робота за межами офісу, особливо в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану;
- альтернатива офлайн зустрічам;
- проведення онлайн навчання, інструктажів тощо.
Порядок впровадження
Для успішного впровадження ЕДО, роботодавцям необхідно дотримуватися кількох основних кроків:
1. Оцінка готовності підприємства:
- визначення поточного стану документообігу;
- оцінка технічної інфраструктури.
2. Вибір програмного забезпечення:
- підбір надійних і зручних платформ для ЕДО.
3. Навчання персоналу:
- проведення тренінгів для працівників щодо використання нової системи.
4. Впровадження системи:
- поступове інтегрування ЕДО в щоденні процеси підприємства.
5. Моніторинг та оптимізація:
- постійне стеження за роботою системи;
- внесення необхідних коректив.
Джерело: Держпраці