Скан-копії трудової книжки слід подавати до ПФУ і у 2024 році

Чи потрібно роботодавцю передавати до ПФУ скан-копії паперових трудових книжок працівників у 2024 році?

Так, потрібно.


Пояснюємо. У п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону від  05.02.2021 № 1217-IX вказано: «Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом [з 10 червня 2021 р. до 10 червня 2026 р.] на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин». Аналогічна норма міститься й у постанові Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3.

Отже, на передачу відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ відведено період з 10 червня 2021 р. до 10 червня 2026 р. А це означає, що цей процес триває і у 2024 році

Проте тут слід зробити кілька важливих уточнень.


По-перше, відомості з паперової трудової книжки до ПФУ передаються одноразово (п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, далі – Порядок № 11-1).


Тому, якщо відомості з паперової трудової книжки уже були передані до ПФУ у 2023 році чи раніше, повторно подавати їх у 2024 році навіть у разі появи нових записів не потрібно! Нові відомості про трудову діяльність потрапляють до е-трудової через Об’єднану зарплату звітність або за допомогою xml-файлу.


По-друге, відомості з паперової трудової книжки передаються двома способами:


  1. Сканується паперова трудова книжка і через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ завантажуються скан-копії паперової трудової книжки. 
  2. Через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ відтворюються записи із паперової трудової книжки в «ручному режимі», тобто кожний запис вноситься окремо прямо у відповідному кабінеті. У такий спосіб відбувається процес оцифрування. 


По-третє, зараз скан-копії паперової трудової книжки можуть бути передані до ПФУ (п. 4 Порядку № 11-1): 


  1. працівником, який звертається до ПФУ особисто, тобто очно; 
  2. працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ; 
  3. роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ. 


Отже, у роботодавця немає безумовного обов’язку передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ. Це може зробити і сам працівник.

У 2024 році продовжується процес передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ. 
При цьому, якщо відомості з трудової книжки уже подавалися до ПФУ (у 2023 році або раніше), то у 2024 році цю процедуру не потрібно повторювати. 
Відомості з паперової трудової книжки передаються до ПФУ шляхом подання її скан-копій або оцифрування безпосередньо на порталі. 
Передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ може роботодавець або працівник

Людмила СМЕРДОВА, головний редактор kadroland