Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Що таке номенклатура справ?

Правила розроблення та затвердження номенклатури справ визначені у гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі - Правила № 1000/5) і вони обов’язкові для виконання всіма державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями (далі – підприємства), незалежно від форм власності. Отже, всі юрособи повинні дотримуватись правил складання номенклатури справ.

Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Номенклатура справ призначена для таких цілей (п. 1 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

1. встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах;
2. забезпечення обліку таких документів;
3. оперативного пошуку документів за їх змістом та видом;
4. визначення строків зберігання справ.

Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Відповідно до п. 2 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 відрізняють такі види номенклатур справ:

1. типова;
2. примірна;
3. номенклатура справ підприємства;
4. номенклатура справ структурного підрозділу.

Типові та примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих підприємств з метою уніфікації складу справ та строків їх зберігання.

Типова номенклатура встановлює типовий склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

У статті ми докладніше розглянемо порядок складання номенклатури структурного підрозділу та номенклатури справ підприємства — вони складаються юрособою незалежно від наявності або відсутності типової та примірної номенклатури (але за наявності, їх застосовують при складанні власної номенклатури справ).

Хто на підприємстві складає номенклатуру справ?

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

А ось номенклатуру справ підприємства (так звану зведену номенклатуру) складає служба діловодства (п. 5 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Методична допомога у складанні номенклатури справ надається архівом підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).

В які строки складати номенклатуру справ?

У п. 8 гл. І розд. IV Правил № 1000/5 чітко визначена дата, яка стосується затвердження номенклатури справ структурного підрозділу. Така номенклатура спрв має бути сформована не пізніше 15 листопада поточного року.

Своєю чергою у п. 21 гл. І розд. IV Правил № 1000/5 читаємо про те, що погоджена з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ установи не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Та варто нагадати, що номенклатура справ підприємства підлягає погодженню з відповідним держархівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи підприємства, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання (п. 15 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Завжди будьте на крок попереду з надійним помічником для кадрових справ. Тримайте все під контролем і забудьте про стрес завдяки Календарю кадровика. Користуйтесь вже зараз! 

Чи є відповідальність за відсутність номенклатури справ?

Законодавство не встановлює відповідальності за відсутність на підприємстві затвердженої номенклатури справ. Але, якщо в результаті недбалого ставлення до зберігання документів деякі документи підприємства, у тому числі кадрові, будуть втрачені, або знищені передчасно, цей факт уже може бути підставою до застосування штрафів, розмір яких залежатиме від того, про які саме документи йдеться.

Наприклад, якщо такі документи стосуються:

1. оподаткування, то буде відповідальність на підставі ст. 121 ПКУ;
2. трудових відносин — на підставі ст. 265 КЗпП.

Отже, складання та затвердження номенклатури справ допоможе підприємству систематизувати документи та визначити строки їх зберігання, а це своєю чергою сприятиме тому, що той чи інший документ не буде втрачений.

За якою формою складати номенклатуру справ?

Номенклатура справ складається (п. 12 гл. І розд. IV Правил № 1000/5) за такими формами:

1. номенклатури справ структурних підрозділів за формою, наведеною в додатку 11 до Правил № 1000/5;
2. зведена номенклатура підприємства за формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000/5.

Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема, за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури.

А наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ підприємства закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Форми підсумкових записів також наведено у додатках 10 та 11 до Правил № 1000/5.

При цьому, підсумкові записи:

1. номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства установи;
2. підсумковий запис номенклатури справ підприємства підписує керівник служби діловодства та повідомляє керівника архіву підприємства (посадову особу, відповідальну за архів).

 Зразок та шаблон номенклатури справ кадрової служби ви знайдете за посиланням

Як затверджувати та за якими правилами складати номенклатуру справ?

Під час розробки та затвердження номенклатури справ підприємству слід дотримуватися таких етапів:

Етап 1. Складання номенклатури справ структурних підрозділів.

Етап 2. Складання на підставі номенклатур справ структурних підрозділів зведеної номенклатури справ підприємства (п. 12 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Етап 3. Підписання номенклатури справ керівником служби діловодства підприємства.

Етап 4. Візування номенклатури справ підприємства керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).

Етап 5. Схвалення номенклатури справ підприємства експертною комісією (далі – ЕК).

Номенклатура справ підприємства підлягає схваленню ЕК підприємства. ЕК утворюється на підприємстві відповідно правил, установлених Порядком № 1004.

Етап 6. Погодження номенклатури підприємства з держархівом, схвалення органом вищого рівня.

Номенклатура справ підприємства підлягає погодженню з відповідним держархівом або схваленню органом вищого рівня один раз на 5 років (п. 15 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Окрім того, новостворені підприємства незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК підприємства номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) або ЕК відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду (далі – НАФ), відповідно до п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5.

Надалі підприємства, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають свою номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії або ЕК відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають. А підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ ЕК органу вищого рівня (за наявності). Коли ж відсутня установа вищого рівня, номенклатуру справ схвалює власна ЕК.

Етап 7. Затвердження номенклатури справ керівником підприємства.

Погоджену ЕПК відповідного держархіву номенклатуру справ затверджує керівник підприємства (п. 16 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Під час складання номенклатур справ дотримуйтесь правил, встановлених п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5.

Основні правила такі.

Графа 1 «Індекс справи».

У цій графі проставляйте індекс кожної справи. При цьому, індекс справи структурного підрозділу складають з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад: 03-17, де 03 — індекс самостійного відділу, 17 — порядковий номер справи.

Графа 2 «Заголовок справи (тому, частини)».

У графу включаємо заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Увага! Не можна вживати в заголовках справ неконкретні формулювання («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція» тощо), а також вставні слова і складні синтаксичні звороти

У заголовку справи розміщують у такій послідовності наступне:

1. назву виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи вид документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
2. автора документів (найменування установи, структурного підрозділу);
3. кореспондента або адресата (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
4. стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
5. назву регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
6. дату (період), до якої належать документи справи;
7. вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби).

Розміщуючи заголовки справ у номенклатурі, враховуйте важливість документів, включених до справи, та їх взаємозв’язок. Наприклад, на початку розміщують заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи також розміщують з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 «Кількість справ (томів, частин)».

Цю графу номенклатури заповнюють наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

Графа 4 «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком».

У цій графі номенклатури зазначають строки зберігання справ, номери статей за типовими, відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, типовими й примірними номенклатурами справ.

Увага! Строки зберігання справ визначаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 № 578/5

Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначають після їх вивчення ЕК підприємства.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюють, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку «ЕК» (експертна комісія).

Графа 5 «Примітка».

Тут роблять позначки про:

1. перехідні справи;
2. форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);
3. посадових осіб, відповідальних за формування справ;
4. передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Скільки примірників номенклатури справ підприємства має бути?

Номенклатуру справ підприємства складайте в чотирьох примірниках (п. 17 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

1. перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігають у службі діловодства;
2. другий — служба діловодства використовує як робочий;
3. третій — передають до архіву підприємства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
4. четвертий — надсилають до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради або органу вищого рівня.

Але! Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають номенклатуру справ установи у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня

Висновки

1. Номенклатуру справ повинні складати та затверджувати всі юридичні особи.
2. Номенклатуру справ складають у кожному структурному підрозділі підприємства, а на основі цих номенклатур складають зведену номенклатуру підприємства.
3. За відсутність на підприємстві номенклатури справ відповідальність законодавством не передбачена. Але відсутність номенклатури може стати причиною втрати або передчасного знищення важливих документів, а за такі порушення вже є відповідальність. Тож підприємству не слід нехтувати обов’язком складати номенклатуру справ.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Зведена номенклатура справ

Наказ призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ

Наказ про створення експертної комісії

Протокол засідання експертної комісії

Протокол засідання експертної комісії, щодо встановлення термінів зберігання нової справи

Статті на тему:

Передаємо кадрові документи в архів підприємства: увага на деталі

Відео на тему:

Усе про кадрові документи: реквізити за ДСТУ 4163:2020, від створення до архівації

Номенклатура справ: ТОП 7 порад для розроблення на 2025 рік та закриття за 2024 рік

Кадровий діловодний рік – закриття 2024 та відкриття 2025-го: номенклатура справ, журнали, архівація кадрових документів

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Ексклюзивний зразок. Номенклатура справ – 2024»