Організація військового обліку на підприємствах покладається на відповідних керівників (абз. 1 п. 8 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487; далі - Порядок №1487).
Водночас обов’язки з ведення військового обліку покладають на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (абз. 2 п. 8 Порядку №1487).
У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, яка веде облік працівників на підприємстві (абз. 3 п. 8 Порядку № 1487).
Наприклад, якщо у вас є інспектор з кадрів, то саме він має вести військовий облік, а не директор. Якщо ж на підприємстві є тільки директор і один військовозобов’язаний працівник, зрозуміло, що вести військовий облік має директор.
Якщо на підприємстві тільки невійськовозобов’язані жінки?
В цьому випадку військовий облік вести не потрібно.
Ввести окрему посаду відповідального за військовий облік чи покласти додаткові обов’язки
Загальну кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначають з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року, із застосуванням норм, визначених у п. 9 і 10 Порядку №1487.
Так, на підприємстві кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, залежить від кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що перебувають на військовому обліку:
- від 501 до 2000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів - одна особа
- від 2001 до 4000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів - дві особи
- від 4001 до 7000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів - три особи
- на кожні наступні від 1 до 3000 призовників, військовозобов'язаних та резервістів - по одній особі додатково
За виконання обов’язків за посадою встановлюють оклад.
За наявності на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладають на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу.
Тобто в цьому випадку обов’язки з ведення військового обліку можуть покладатися на інспектора з кадрів, на бухгалтера, що займається обліком персоналу тощо.
Якщо протягом року зменшилася кількість військовозобов’язаних, слід «скоротити» посаду?
Ні, протягом року такі кадрові ротації не вчиняємо.
Справа в тому, що загальну кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначають з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року (п. 11 Порядку №1487). Тож зменшення кількості військовозобов’язаних, резервістів та призовників слід зафіксувати саме станом на 1 січня і тільки тоді прийняти рішення щодо скорочення посади і призначення відповідального за ведення військового обліку (із встановленням доплати).
Окрема посада - Інспектор з військового обліку
Як з’ясували вище, за наявності певної кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємстві вводиться окрема посада – «Інспектор з військового обліку» (код КП 3439). Для такої посади слід розробити посадову інструкцію.
Шаблон Посадової інструкції інспектора з військового обліку
Завантажуйте шаблон Посадова інструкція інспектора з військового обліку
Особи, відповідальні за ведення військового обліку (крім державних службовців), повинні відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним для інспектора з військового обліку відповідно до національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (п. 11 Порядку №1487). Однак на даний момент офіційної кваліфікаційної характеристики для цієї профназви жоден галузевий ДКХП не містить. Так само не розроблено й професійний стандарт.
Тож виходимо з того, що профназва роботи «Інспектор з військового обліку» (код КП 3439) належить до розділу «Фахівці». Так, до цього розділу належать професії, що вимагають освітньої кваліфікації за початковим (коротким циклом) рівнем вищої освіти й в окремих випадках — першим (бакалаврським) рівнем вищої освіти (п. 4.3 Класифікатора професій).
До речі, анонсовано створення Єдиного реєстру кваліфікацій. В разі його прийняття, не виключено, що доведеться переглянути найменування посади та посадові інструкції.
Особа, відповідальна за ведення військового обліку
Покладання на працівника додаткових обов’язків з ведення військового обліку, означає, що паралельно він буде виконувати свої основні обов’язки, передбачені за основною посадою.
Покласти обов’язки з ведення військового обліку можна одразу при прийнятті на роботу або ж згодом. Можливі два шляхи:
1. Якщо ініціатором є роботодавець. В цьому випадку роботодавець надсилає працівнику письмову пропозицію вести військовий облік. Працівник на документі проставляє відмітку про згоду/відмову або пише відповідну письмову згоду/відмову.
Зразок Пропозиції про ведення військового обліку
Завантажуйте шаблон та зразок Пропозиція працівнику про ведення військового обліку
2. Якщо ініціатором є працівник. Він пише заяву з проханням доручити йому ведення військового обліку.
Зразок Заяви про покладання обов'язків з ведення військового обліку
Завантажуйте шаблон та зразок Заява про покладання обов'язків з ведення військового обліку
Далі керівник видає наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку.
Зразок Наказу про покладання обов’язків із ведення військового обліку
Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку
У п. 13 Порядку №1487 визначено:
«…підприємства, установи та організації у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших осіб зазначених органів, підприємств, установ та організацій, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, повідомляють відповідним районним (міським) територіальним центрам комплектування та соціальної підтримки (додаток 1)».
Тобто підприємство зобов’язане повідомляти ТЦК про призначення, звільнення і увільнення особи, відповідальної за ведення військового обліку. Таке інформування ТЦК здійснюється шляхом подання Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) посадових осіб підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Форма Повідомлення наведена у додатку 1 до Порядку №1487.
При цьому Повідомлення подається до відповідного ТЦК, а саме до ТЦК, на території відповідальності якого перебуває роботодавець, тобто за місцем його реєстрації.
Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку
Зразок Супровідного листа до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік
Завантажуйте шаблон та зразок Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік
Чи слід одразу повідомляти про особу, яка буде «підміняти» відповідального в разі його відсутності?
Зазначати відповідального «на заміну» нормами законодавства не передбачено.
На нашу думку, в разі тривалої відсутності (хвороба, відпустка тощо) особи, відповідальної за ведення військового обліку, її функції ситуативно покладаються на іншу особу відповідним наказом (розпорядженням) керівника.
Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про виконання обов'язків з військового обліку у разі тимчасової відсутності відповідальної особи
В цьому випадку слід повідомити ТЦК про увільнення одного працівника, відповідального за ведення військового обліку, і призначення іншого – «на заміну».
Водночас, інколи «на місцях» ТЦК одразу при призначенні особи, відповідальної за ведення військового обліку, вимагають зазначити працівника «на заміну». Якщо для вас цей момент не принциповий і вирішений, можете одразу зазначити такого «заступника». Однак уважно пропишіть в наказі, що особа Б виконує повноваження відповідального за ведення військового обліку в разі зафіксованої відсутності особи А та видання спеціального наказу про початок виконання обов’язків. Додатково уточніть, що доплата в цьому випадку встановлюється за час фактичного виконання обов’язків відповідального за ведення військового обліку.
Доплата за ведення військового обліку
За наявності на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу (п. 10 Порядку №1487).
Чи обов’язково має встановлюватися доплата за ведення військового обліку?
Держпраці роз’яснює, що доплата встановлюється у разі, якщо на посадову особу служби персоналу або служби управління персоналом покладаються додаткові обов’язки з ведення військового обліку, які не передбачені посадовою інструкцією (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.06.2022).
Аналогічної думки дотримується і Мінсоцполітики в листі від 09.02.2018 №227/0/101-18/281:
«… Якщо в посадовій інструкції, наприклад, інспектора з кадрів, визначено завдання з ведення військового обліку, то доплата, передбачена Порядком, не виплачується. У такому разі фахівець кадрової служби при веденні військового обліку виконує свої безпосередні обов’язки та отримує відповідну оплату з урахуванням виконання зазначених функціональних обов’язків.»
Яка мінімальна та максимальна межа доплати?
Конкретний розмір доплати слід передбачити у колдоговорі, Положенні про оплату праці або ж в наказі про призначення відповідальної особи. Якщо роботодавець надає пропозицію працівнику вести військовий облік, то розмір доплати має бути зазначений і в такій пропозиції.Мінімальний розмір доплати не встановлений, але він не може бути 0. Щодо максимальної величини доплати, то обмеження (до 50% ) не є обов’язковим.
Наприклад, для приватних підприємств, які можуть встановлювати в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів більш високий розміри доплати.
Зауважте, що роботодавець має право змінити умови оплати праці у бік погіршення. Наприклад, розмір доплати за ведення військового обліку і коли це безпосередньо не викликано змінами в організації праці (роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 07.07.2023).
В цьому випадку роботодавець також має повідомити працівника/цю про зміни до того, як він(вона) почне виконувати роботу у нових умовах.
Якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник/ця не згоден/на на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється за п. 6 ст. 36 КЗпП (ч. 4 ст. 32 КЗпП).
Відповідно до ст. 44 КЗпП при звільненні на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП працівникові/ці виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку.
А що буде базою для встановлення доплати?
Доплата встановлюється у відповідності до окладу особи служби персоналу, яка буде відповідальною за ведення військового обліку, наприклад, інспектора з кадрів. Конкретний розмір доплати слід передбачити у колдоговорі чи Положенні про оплату праці. Це не обов’язково мають бути 50% окладу, але не може бути 0.
Чи може доплата встановлюватися у фіксованій сумі?
Знову ж таки прямої заборони немає. Більше того, фактично кожна фіксована сума є якимось відсотком від окладу. До того ж, враховуючи лояльну позицію Держпраці щодо можливості зменшення розміру доплати, то можна говорити про те, що формально фіксована сума допустима.
Підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку
Підвищенню кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, присвячено п. 12 Порядку №1487:
«Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації щороку до 1 жовтня визначають потребу в підвищенні кваліфікації цих працівників». Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, здійснюється не рідше одного разу на п’ять років».
Зауважимо, що чіткої дати «з коли» слід розпочати підвищення кваліфікації відповідальних осіб, не встановлено. Тому, вважаємо, слід орієнтуватися на дату набрання чинності Порядком №1487. Тобто формально такий обов’язок діє з 05.01.2023 р.
Зразок Наказу про підвищення кваліфікації з військового обліку
Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про підвищення кваліфікації з військового обліку
На практиці деякі роботодавці вже направляють працівників на такі курси. На наш погляд, це правильний підхід.
Висновки
- Визначіть чи вводите окрему посаду відповідального за військовий облік, чи покладаєте додаткові обов’язки.
- За наявності певної кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємстві введіть окрему посаду – «Інспектор з військового обліку» (код КП 3439)
- При покладанні на працівника додаткових обов’язків з ведення військового обліку, він буде виконувати свої основні обов’язки, передбачені за основною посадою. Покласти обов’язки з ведення військового обліку можна одразу при прийнятті на роботу або ж згодом. Є два шляхи, як це зробити.
- За наявності на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу, якій встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу.
- Відповідальний за ведення військового обліку повинен підвищувати кваліфікацію.
Джерело kadroland
Статті та консультації на тему:
Відповідальній за військовий облік особі прописують даний обов’язок і встановлюють доплату
Життя кадровика без ТЦК або на кого «повісити» обов’язки з ведення військового обліку