Чи є помилкою коли всі кадрові накази реєструються в одному журналі підприємства? Якщо так, підкажіть як розділити і чи варто? Це треба зробити посеред року?
Так це помилка. Втім до кінця року радимо не заводити окремі журнали. Інакше у Вас будуть дублюватись реєстраційні номери наказів. В кінці діловодного (календарного) року розділіть кадрові накази на накази тривалого строку зберігання і тимчасового строку зберігання.
На підприємстві розрізняють, як мінімум 4 групи наказів: накази з основної діяльності, наказ з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) та накази з питань тимчасового строку зберігання (5 років).
Отже, для кожної такої групи наказів ведуть окрему нумерацію. Коли Ви відповідальні за кадрові накази, то у Вас має бути мінімум два журнали реєстрації кадрових наказів. Оформіть паперовий журнал за рекомендованою формою. Вона однакова для журналів реєстрації кадрових наказів тривалого й тимчасового строків зберігання.
Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Систему таких індексів підприємства розробляють відповідно до п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Отже, наприкінці року або у перші дні наступного року вам потрібно закрити старий журнал підсумковим записом. У новому році розпочніть вести нові журнали з першого порядкового номера.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Статті та консультації на тему:
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
Види та класифікація наказів підприємства
Три способи реєстрації наказів
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Коли накази про відпустки є наказами тривалого строку зберігання
До якого виду наказів слід віднести накази з питань військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання