Топ-10 роз’яснень для складання штатного розпису

Ситуація 1. Чи можна у штатному розписі визначити місячні оклади на рівні мінзарплати для всіх працівників і робітників?

У штатному розписі не можна встановити оклад для всіх працівників і робітників на рівні розміру мінімальної заробітної плати. Більш того, наприклад, у бухгалтера і водія не може бути однаковий розмір посадового окладу за повністю відпрацьований місяць.

Як забезпечити диференціацію розмірів місячних окладів? Для цього на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів. Вони можуть наводитися у додатку до колективного договору або бути затверджені як окремий внутрішній документ.

Водночас слід пам’ятати, що посадові оклади для однакових посад можуть різнитися залежно від встановленої категорії: без категорії, ІІ категорія, І категорія, провідний спеціаліст. 

Ситуація 2. Чи існує уніфікована форма штатного розпису?

Бюджетні установи розробляють і затверджують штатний розпис за формою, затвердженою наказом Мінфіну № 57.

За такої умови за основу дійсно можна взяти форму штатного розпису для бюджетних установ, доповнивши її на власний розсуд.

За цих обставин штатний розпис будь-якої форми вважатиметься правильним для «звичайних» підприємств, адже у ст. 64 ГКУ встановлено: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Ситуація 3. Чи можна у штатному розписі вказати місячну тарифну ставку для робітників з погодинною оплатою?

«Звичайні» підприємства розроблюють і затверджують форму штатного розпису самостійно. Тож за необхідності вони можуть на власний розсуд вписувати у штатний розпис усі графи, які вважають необхідними – графи з надбавками, доплатами, зокрема і з місячною тарифною ставкою.  

Ситуація 4. Чи зазначати прізвища та ім’я працівників або робітників у штатному розписі?

Штатний розпис – це знеособлений документ, тому прізвища конкретних працівників, які обіймають відповідну посаду, у штатному розписі не вказують. Але форму штатного розпису розробляє підприємство на свій власний розсуд.

Отже, якщо приймається рішення про те, що у штатному розписі мають бути прізвища працівників, то можна передбачити графу з ПІБ працівників. Але слід подумати і про зворотний бік такого рішення – при кожному звільненні-прийнятті працівників доведеться вносити зміни до штатного розпису.  

Ситуація 5. Чи відображати у штатному розписі зайнятість працівника на умовах неповного робочого часу?

Штатний розпис – це знеособлений документ. Відповідно у графі для штатних одиниць має бути відображена ціла цифра – один, два тощо.

Тобто для відповідної посади передбачається одна, дві або більше штатних одиниць, а частини зайнятості у штатному розписі не відображають. Заразом установлення неповного робочого часу для працівника запроваджується при прийнятті на роботу або вже у процесі трудових відносин із працівником окремим наказом.  

Ситуація 6. Як затвердити штатний розпис?

На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису не визначений. У п. 3 гл. 7 розд. II Правил № 1000/5 лише вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Тож на штатному розписі досить часто прописують слова «Затверджую і посада керівника – директор ТОВ, його ініціали й прізвище, підпис і дата затвердження».

Крім того, штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності, де вказують, на який період він вводиться у дію, з якої дати застосовується, і окремим пунктом вказується інформація про втрату чинності попереднього наказу про затвердження штатного розпису.  

Ситуація 7. Чи застосовувати ДСТУ 4163:2020 при затвердженні штатного розпису?

Згідно з Класифікатором управлінської документації 2021 року (НК 010:2021), штатний розпис не належить до організаційно-розпорядчої документації. Штатний розпис віднесено до фінансової документації, тому при оформленні штатного розпису не обов’язково застосовувати вимоги ДСТУ 4163:2020. 

Ситуація 8. Як ознайомити працівників із підвищенням розміру посадового окладу у штатному розписі?

Працівники не можуть ставити свій підпис про ознайомлення зі штатним розписом на самому документі. У такий спосіб вони можуть побачити розміри окладів своїх колег, а це вкрай неправильно.

Тож на практиці можливі такі варіанти:

1. На підставі наказу про внесення змін до штатного розпису видаються індивідуальні накази для кожного працівника стосовно збільшення розмірів їх окладів. Зі свого боку працівник ознайомлюється з таким індивідуальним наказом і ставить на ньому свій підпис, підтверджуючи це.
2. До наказу про внесення змін до штатного розпису складається лист з ознайомленням працівника про підвищення йому окладу під підпис.   

Ситуація 9. Чи має ФОП із найманими працівниками затверджувати штатний розпис?

На нормативному рівні обов’язок складати штатний розпис для ФОПа з найманими працівниками не визначений. Мінсоцполітики у цьому питанні неодноразово змінювало точку зору. Проте на практиці перевірчі вимагають наявність штатного розпису у ФОПів із найманими працівниками.    

Ситуація 10. Чи потрібно у штатному розписі враховувати сумісників, працівників за строковим трудовим договором? 

При складанні штатного розпису слід враховувати усі штатні одиниці, у тому числі ті, за якими працівники працюють на умовах сумісництва, строкового трудового договору, трудового договору з нефіксованим робочим часом, трудового договору з надомною або дистанційною роботою, трудового договору при спрощених трудових відносинах. Справа у тому, що у всіх наведених випадках йдеться про виникнення трудових відносин. Відповідно незалежно від характеру роботи ці працівники мають бути враховані у загальній кількості штатних одиниць.

А ось особи, з якими укладені договори цивільно-правового характеру, не відображаються у штатному розписі. У такому разі мова не йде про виникнення трудових відносин, а тому особи за договорами цивільно-правового характеру не відображаються як штатні одиниці у штатному розписі. 

Висновки:

1. форма штатного розпису затверджена для бюджетних установ;
2. звичайні підприємства розробляють і затверджують форму штатного розпису на власний розсуд. Водночас такі підприємства можуть ввести у штатний розпис ті графи, які вважають за потрібне;
3. затверджується штатний розпис наказом з основної діяльності, в якому визначають період його дії та дату введення його у дію. Штатний розпис, як правило, складають на календарний рік. Наприклад, наприкінці 2023 року має бути затверджений штатний розпис на 2024 рік.  

Нормативно-правове забезпечення:

ГКУ – Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.

Наказ Мінфіну № 57 – наказ Мінфіну 28.01.2002 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».

Правила № 1000/5 – Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Джерело: kadroland.com