Оформлення лікарняних, де застосовують паперові та чи можна приймати їх для оплати

1. Де застосовуються паперові ЛН?
2. Форма паперового ЛН
3. Як має бути оформлений паперовий ЛН на продовження електронного ЛН?
4. Чи може бути оформлений електронний ЛН на продовження паперового ЛН?
5. Чи приймати паперовий ЛН для опрацювання?
6. Термін на звернення за допомогою
7. Термін опрацювання ЛН
8. Коли відмовляти у призначенні допомоги по ЛН?
9. Виправлення в паперовому ЛН
10. Висновки

Підставою для призначення застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність листок непрацездатності (ст. 23 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування»). На сьогодні по-факту існує два формати листків непрацездатності (далі – ЛН): електронний та паперовий.

Звісно, найчастіше маємо справу із електронним ЛН, що формується на підставі медвисновку, зареєстрованого в ЕСОЗ і внесеного до ЕРЛН, що ведеться ПФУ. Електронний ЛН має унікальний номер типу ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, але, на відміну від паперового, не має серії бланка листка непрацездатності. Для сумісників діє цифрова копія електронного ЛН, що також має свій номер типу ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Остання цифра є саме номером цифрової копії і не включається при формуванні заяви – розрахунку до унікального номера ЛН.

Водночас на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування дозволено виписувати паперові листки непрацездатності (п. 6 Наказу МОЗ від 01.06.2021 № 1066, далі – наказ № 1066).

Де застосовуються паперові ЛН?

Наказом № 1066 передбачено випадки, за яких оформлюють паперові ЛН, серед яких:

1. сплив строку (7 днів), протягом якого лікар може внести зміни до лікарняного в ЕСОЗ. У такому випадку рішення про видачу лікарняного приймає ЛКК закладу охорони здоров’я або керівник закладу;
2. усиновлення дитини упродовж двох місяців з дати народження, зазначеного в свідоцтві про народження. Листок непрацездатності видають на підставі рішення суду про усиновлення та свідоцтва про народження;
3. виникнення технічних проблем передачі даних між ЕРЛН та ЕСОЗ (більше 7 днів з дати з створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність – до усунення таких помилок);
4. припинення доступу користувачів до центральної бази даних ЕСОЗ внаслідок воєнного стану;
5. порушення строків звернення пацієнта для лікарняного, якщо це порушення сталося внаслідок дії обставин непереборної сили за умови, що на дату звернення пацієнт залишається непрацездатним. У такому випадку рішення про видачу продовження лікарняного приймає ЛКК або керівник закладу охорони здоров’я.

Форма паперового ЛН

Бланк листка тимчасової непрацездатності затверджений спільним наказом МОЗ, Мінпраці та ФСС від 03.11.2004 №532/274/136-ос/1406 (далі – наказ № 532). А порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадянрегулюється Інструкцією, затвердженою наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455.

На період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування у разі відсутності у закладі охорони здоров’я бланків ЛН та неможливості їх отримання дозволяється за рішенням керівника закладу видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою, затвердженою наказом № 532. При цьому у рядку, де вказується серія бланка, зазначається ЄДРПОУ закладу охорони здоров’я, а де номер бланка – порядковий номер запису у Журналі реєстрації ЛН. Такий ЛН вважають документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до листка непрацездатності, виданого на бланку (п. 8-1 наказу № 1066) – див. малюнок.

Як має бути оформлений паперовий ЛН на продовження електронного ЛН?

За зазначених у п. 8-1 наказу № 1066 випадках паперовий ЛН може бути виписаний на продовження електронного ЛН. В такому разі в паперовому ЛН зазначається номер електронного ЛН, який продовжується (лист ПФУ від 29.01.2024 № 2800-030401-8/5715). Див. нижче на малюнку.

У разі видачі застрахованій особі паперового ЛН, який має дані про продовження електронного ЛН (номер електронного ЛН), страхувальник або уповноважені ним особи розглядають їх як один випадок тимчасової непрацездатності. Це впливає на джерело оплати страхового випадку (перші 5 днів – коштом страхувальника, з 6-го – коштом ПФУ).

Чи може бути оформлений електронний ЛН на продовження паперового ЛН?

Відповідно до п. 5 Інструкції по роботі з медичними висновками про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я та листками непрацездатності на період дії перехідної моделі, затвердженої наказом № 1066, якщо було видано паперовий ЛН за одним випадком тимчасової непрацездатності, то його продовження до повного закриття незалежно від того, у якого суб'єкта господарювання продовжує лікування пацієнт, відбувається виключно в паперовій формі!

Щоб швидко впоратися зі складними обчисленнями та розрахунками, скористайтеся нашими онлайн-калькуляторами для роботи кадровика!

Якщо особі, у якої відкритий паперовий ЛН, працівник суб’єкта господарювання встановлює факт тимчасової непрацездатності за новим випадком тимчасової непрацездатності і в цей період у суб’єкта господарювання наявна технічна можливість формування медичних висновків у Реєстрі, то лікуючий лікар суб’єкта господарювання за новим випадком тимчасової непрацездатності формує медичний висновок у Реєстрі. Отже, електронний ЛН на продовження страхового випадку, оформленого первинно паперовим, вважається новим страховим випадком (лист ПФУ від 19.02.2025 №2800-0803-8/11449). Відповідно допомогу за таким ЛН перші 5 днів – призначають коштом страхувальника.

Чи приймати паперовий ЛН для опрацювання?

Паперовий ЛН страхувальник не побачить в кабінеті ПФУ. Його працівник приносить «в живу». День, коли працівник надає паперовий ЛН страхувальнику (роботодавцю), є днем звернення за призначенням страхових виплат за таким лікарняним.

З 4 квітня 2025 року лікарняні оплачують і за сумісництвом. А отже і його копія паперового ЛН також приймається до опрацювання.

Реєструєте отриманий від працівника паперовий ЛН та передаєте його на розгляд керівника чи уповноваженого із соціального страхування чи відповідної комісії (залежно від того, хто у страхувальника приймає рішення про призначення/відмову у призначенні лікарняних).

Термін на звернення за допомогою

При роботі з паперовими ЛН важливо контролювати термін на звернення. Страхові виплати здійснюються у разі, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (п. 5 ст. 24 Закону № 1105).

На думку ПФУ (лист від 11.07.2023 № 26577-30717/Р-03/8-2800/230) норма ч. 5 ст. 24 Закону № 1105 передбачає строки для звернення застрахованої особи до страхувальника за призначенням йому допомоги. Якщо, приміром, днем одужання працівника є 12.01.2025, то періодом, протягом якого він може звернутися за призначенням допомоги до страхувальника (роботодавця), є період із 01.02.2025 по 31.07.2025.

Термін опрацювання ЛН

На розгляд наданих ЛН (електронних та паперових) відведено:

1. не більше 10 робочих днів з дня їх надходження (набуття статусу готовий до сплати для електронних ЛН) по звичайних страхових випадках;
2. не більше 3 робочих днів з дня їх надходження (набуття статусу готовий до сплати для електронних ЛН) по вагітності та пологах.

Докладно про терміни опрацювання ЛН читайте тут.

Коли відмовляти у призначенні допомоги по ЛН?

Підстави для відмови у призначенні допомоги по страховим випадкам визначені у ст. 16 Закону № 1105. Серед найпоширеніших випадки, коли тимчасова непрацездатність:

1. настала у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталась внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних із таким сп’янінням;
2. припала на період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження зарплати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням;
3. визнана необґрунтованою.

Якщо в ЛН є позначка про порушення режиму лікування, уповноважений, керівник чи комісія відмовляють в оплаті з дня допущення порушення.

Також, оплату ЛН не призначають, якщо за період хвороби працівник ходив на роботу та не втрачав заробіток.

Якщо після розгляду наданого ЛН у страхувальника виникає питання щодо легітимності його видачі, працівнику надсилаються повідомлення про прийняття рішення про направлення запиту до медичного закладу з метою підтвердження легітимності паперового ЛН для подальшого прийняття рішення щодо його оплати. Форма довільна. Зверніть увагу, що це не відмова у призначенні допомоги, а уточнення.

Виправлення в паперовому ЛН

Правила заповнення паперового ЛН містить Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом № 532 (далі – Інструкція № 532).

Однією із підстав для відмови у призначенні допомоги за паперовим ЛН – критична кількість помилок. На бланку ЛН дозволяється не більше двох виправлень (п.4.5 Інструкції № 532).

Виправлення помилки можливе лише в таких графах ЛН:

1. «прізвище, ім’я, по батькові непрацездатного» – при умові внесення змін не більше ніж на 35 % літер кожного слова;
2. «місце роботи: назва підприємства, установи, організації»;
3. «причина непрацездатності» – за наявності первинної облікової медичної документації.

Це передбачено пп.13.3 Інструкції № 532. При цьому зверніть увагу, що на ці випадки виправлення помилок не поширюються вимоги щодо оформлення дублікату ЛН.

ЛН не повинен мати підчисток, виправлень коректором, та помилок у датах.

Особливу увагу слід звернути на правильність наведеної у ЛН назви підприємства (страхувальника) та його адреси.

Назва підприємства має бути повністю без абревіатур. В ЛН зазначається юридична, а не фактична адреса і прописується вона повністю, без скорочень.

Виправлення тексту на бланку ЛН проводяться записом «Виправленому вірити», завіреним підписом лікуючого лікаря та печаткою закладу охорони здоров'я «Для листків непрацездатності».

На бланку ЛН є поля, які виправленню взагалі не підлягають. Це «Причина непрацездатності» (п.3.3 Інструкції № 532) професійне та його наслідки (причина 2) та нещасний випадок на виробництві та його наслідки (причина 4).

У таких лікарняних (причини 2 і 4) має бути ще й дата встановленняпрофесійного захворювання або нещасного випадку на виробництві (пп. 3.4 Інструкції № 532).

За результатами розгляду наданого ЛН приймається рішення про призначення допомоги (наказ керівника / рішення уповноваженого / протокол комісії):

1. про призначення допомоги;
2. відмову у призначенні та наданням повідомлення про відмову із значенням причини та порядку оскарження не пізніше 5 днів після ухвалення відповідного рішення.

Висновки

1. Підставою для призначення допомоги є ЛН, в тому числі паперовий.
2. ЛН за страховим випадком, сформований в ЕРЛН чи паперовий, наданий працівником, підлягає опрацюванню страхувальником.
3. Паперовий ЛН потрібно додатково перевіряти на наявність помилок, які або виправляє заклад хорони здоров’я або слугують підставою для відмови у призначенні допомоги.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з кадрових питань, оподаткування та обліку

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (суміснику)

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати (відмова через алкогольне сп'яніння)

Наказ про призначення страхових виплат за соціальним страхуванням (поховання)

Статті на тему:

Оформлення лікарняних: що має знати кадровик

Електронні лікарняні: покрокове оформлення з позиції кадровика

Лікарняні сумісникам: оформлення та умови оплати станом натепер та після змін