У ПФУ зазначили, що на виконання вимог Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217) страхувальники (роботодавці) – як фізичні особи – підприємці, так і юридичні особи – зобов’язані до червня 2026 року передати до Пенсійного фонду для оцифрування скановані копії трудових книжок працівників засобами вебпорталу електронних послуг ПФУ. Саме Закон №1217 впроваджує облік трудової діяльності працівників в електронній формі.
Період трудової діяльності працівника, переведений з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну, зберігається у персональній обліковій картці застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Пунктом 6 Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою КМУ від 27.11.2019 №1084 визначено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду через вебпортал електронних послуг установи у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування, з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.
Копії сканів виготовляються у кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити усі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів. Копії мають бути якісними і чіткими для сприйняття їх змісту.
Скановані копії документів, що підтверджують страховий стаж працівників, необхідно подати у кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ, з використанням кваліфікованого електронного підпису (керівника, бухгалтера, КЕП-печатки підприємства або визначеного на підприємстві відповідального представника – спеціаліста відділу кадрів).
Перебуваєте у постійних пошуках довідкової інформації? Тоді мерщій до розділу Довідники! Бібліотека довідників повсякчас доповнюється, а головне, що інформація, розміщена тут, відповідає всім нормам чинного законодавства!
Інформація зі сканованої копії трудової книжки або документів, що підтверджують страховий стаж, доступна для перегляду працівнику в особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, а саме в закладках:
- Електронна трудова книжка / Відцифрована ЕТК – оцифровані записи.
- Сканкопії трудової книжки – сканкопії сторінок відповідних документів.
У ПФУ звертають увагу, що з 06 грудня 2022 року набрав чинності Закон України від 18.10.2022 №2682-ІХ «Про внесення змін до деяких законів України щодо захисту соціальних трудових та інших прав фізичних осіб, у тому числі під час воєнного стану, та для спрощення обліку робочих місць для осіб з інвалідністю», яким внесено зміни до Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №2464), зокрема, відповідно до ч. 2 ст. 20 Закону №2464, з метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника, страхувальник зобов’язаний подати відомості на застрахованих осіб засобами вебпорталу ПФУ про:
- переведення на іншу роботу (посаду);
- звільнення;
- поновлення на роботі;
- призупинення / поновлення дії трудового договору;
- належність або неналежність осіб, які працюють, до професійних спілок;
- осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам до Реєстру.
Джерело: ПФУ
