Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати

Які підстави підходять для звільнення

У розглянутої ситуації є дві передбачені КЗпП підстави для припинення трудових відносин, які найбільше підходять, а саме:

1. п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП – прогул (зокрема і відсутність на роботі більше ніж три години протягом робочого дня) без поважних причин;
2. п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП – відсутність працівника на роботі та відсутність інформації щодо причин такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Розглянемо детальніше кожну з цих підстав і проаналізуємо, яка з них краще підійде для звільнення тривало відсутнього працівника.

Звільнення за прогул

Під прогулом розуміється відсутність на роботі більше ніж три години протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП; п. 24 Постанови № 9).

Звільнення буде законним, тільки якщо у працівника не було поважних причин для відсутності на роботі. Тож перед звільненням роботодавець має з’ясувати, чи не була причина відсутності працівника поважною. Наприклад, якщо працівник був відсутній на роботі тривалий час у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, знаходився на стаціонарному лікуванні та з об’єктивних причин не зміг повідомити про це роботодавця, то у цьому випадку є підстави вважати, що у працівника була поважна причина.

Звільнення за прогул є стягненням за порушення трудової дисципліни (ст. 147 КЗпП). Отже, при звільненні за цією підставою необхідно дотримуватися процедури накладення дисциплінарних стягнень, передбаченої главою Х КЗпП.

Зважаючи на це, процедура звільнення за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП має бути такою:

1. Фіксація факту прогулу. Трудове законодавство не передбачає, які саме документи у цьому випадку оформлюються, але з огляду на практику, рекомендуємо підготувати такі:

1. службову записку від безпосереднього керівника працівника на ім'я керівника підприємства із зазначенням дати/дат здійснення прогулу. Вона складається у довільній формі;
2. акт про відсутність працівника на робочому місці. Цей документ також складається в довільній формі, бажано комісією в складі кількох осіб. Зазвичай до комісії включають безпосереднього керівника працівника, представника кадрової служби, юриста або інших працівників;
3. письмову вимогу до порушника дисципліни про необхідність надати письмові пояснення щодо причин відсутності на робочому місці;
4. пояснення працівника (пояснювальна записка) про причини відсутності (якщо причини поважні, то працівник має підкріпити свої слова відповідними документами). Якщо працівник відмовляється надати письмові пояснення, то слід скласти відповідний акт про таку відмову.

Крім того, якщо працівника знайти не вдалося, надішліть на його адресу лист з вимогами надати пояснення причин відсутності.

В табелі обліку робочого часу дні неявок слід позначити буквеним кодом «НЗ» (неявки з нез'ясованих причин) або цифровим кодом «28» (поки причини відсутності невідомі). А коли вже буде точно відомо, що працівник вчинив прогул і поважних причин для відсутності у нього не було, то табель коригують, та прогул позначають буквеним кодом «ПР» або цифровим кодом «24».

2. Отримання згоди профспілкової організації на звільнення. Цей етап необхідний у випадках, коли на підприємстві є профспілкова організація. Така згода отримується роботодавцем відповідно до вимог ст. 43 КЗпП.

Профспілковий орган має повідомити роботодавця про прийняте рішення у письмовій формі (зазвичай оформлюється протокол засідання профспілкового органу або виписка з нього).

Але відмітимо, що протягом дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовують, крім випадків звільнення працівників підприємств, вибраних до профспілкових органів на підставі ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Отже, до закінчення воєнного стану отримувати згоду профспілки на звільнення за прогул не потрібно.

3. Видання наказу про звільнення. Після оформлення всіх вищезазначених документів керівник підприємства видає наказ про звільнення, з яким має ознайомити працівника під підпис і надати працівнику копію цього наказу (ст. 47 КЗпП).

Днем звільнення за прогул має бути останній день роботи перед днем, коли працівник вчинив прогул (за умови, що після прогулу він більше не виходив на роботу). Водночас наказ про звільнення може бути виданий пізніше (тобто, дата видання наказу про звільнення за прогул і дата звільнення можуть не збігатися). Це питання роз’яснює Мінсоцполітики у своєму листі від 22.04.2019 № 82/0/22-19/133.

4. Здійснення розрахунків із працівником та внесення запису до трудової книжки. В день звільнення потрібно здійснити з працівником повний розрахунок (зокрема і виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей) і видати йому копію наказу про звільнення та оформлену трудову книжку під підпис (якщо трудова книжка зберігалась у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, запис в неї вноситься за бажанням працівника.

Звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці

Звільнення за цією підставою з’явилось у трудовому законодавстві відносно недавно (з 19.07.2022, дати набрання чинності Закону України від 01.07.2022 № 2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин»).

Звільнення на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП здійснюється у разі, якщо працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль, і протягом цього періоду немає інформації про причини такої відсутності.

Отже, для законного звільнення мають одночасно виконуватися дві умови:

1. Працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль.
2. Протягом зазначеного строку у роботодавця немає інформації про причини його відсутності.

Звільнити працівника на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП можна, навіть якщо у нього є поважна причина для відсутності на роботі. Але якщо працівник повідомив роботодавця про цю причину, то звільнити працівника на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП не можна, адже в цьому випадку не буде виконуватись умова, передбачена КЗпП, про відсутність інформації про причини неявки працівника.

Процедура звільнення буде складатися з 3 кроків.

Крок 1. Фіксація факту відсутності працівника та інформації про нього протягом 4 місяців. Використайте всі можливі варіанти зв’язатися з працівником:

1. зателефонуйте йому за відомими номерами телефону;
2. надішліть лист на адресу працівника з вимогою пояснити причини відсутності з повідомленням про вручення;
3. напишіть повідомлення в месенджери. 

Зафіксуйте факт відсутності працівника актом (або декількома актами). Вкажіть в такому акті факт відсутності інформації від працівника і про неможливість з ним зв’язатися. 

У Табелі обліку робочого часу відмічайте відсутність працівника позначкою «НЗ», тобто «відсутність з нез’ясовних причин».

Крок 2. Видання наказу про звільнення. Наказ про звільнення слід оформити не раніше спливу 4-місячного терміну з дати, коли працівник не з’явився на роботу, а також коли від нього нема відомостей. 

У розділі наказу «Підстави» зазначте всі документі, які ви склали для фіксації факту відсутності працівника та інформації про нього. 

На підставі наказу про звільнення внесіть запис до трудової книжки працівника (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, запис в неї вноситься за бажанням працівника.

Крок 3. Здійснення розрахунків з працівником. За загальним правилом у день звільнення роботодавець має розрахуватися з працівником у день звільнення і видати йому копію наказу та трудову книжку (якщо вона зберігається у роботодавця), ст. 47, 116 КЗпП.

Але у нас особливий випадок – у роботодавця немає зв’язку з працівником. Отже, вручити документи нема кому, а здійснення грошового розрахунку з працівником можливо тільки у випадку, якщо є дійсна зарплатна картка працівника.

Тож, щоб виконати всі вимоги трудового законодавства, у день звільнення працівника роботодавцю необхідно направити на адресу працівника лист з повідомленням про вручення, і у цьому листі повідомити працівника про звільнення і можливість отримати суми, що йому належать (можна додати до цього листа копію наказу про звільнення), а також про необхідність отримання трудової книжки (якщо вона зберігалась у роботодавця).

Також зазначимо, що звільнення працівника за цією підставою відбувається без згоди профспілкового органу.

Аналізуємо, яку підставу краще вибрати

Ми навели правила та особливості звільнення за двома підставами. Приймаючи рішення щодо вибору однієї з цих підстав, роботодавцю слід звернути увагу на їхні основні відмінності, а саме:

1. Причина відсутності працівника. При звільненні за прогул важливо переконатися, що у працівника не було поважних причин для відсутності на роботі.

Для звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці поспіль причини відсутності та їх поважність не мають значення, важливо тільки виконання умови відсутності працівника та інформації про нього понад 4 місяці поспіль.

2. Період відсутності. Для звільнення за прогул достатньо відсутності працівника більше ніж 3 години протягом робочого дня. А от для звільнення на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП необхідна відсутність працівника понад 4 місяці поспіль.

3. Узгодження звільнення з профспілковим органом. Звільнення за прогул потребує узгодження з цим органом (за наявності, але на період дії воєнного стану ця вимога не діє). Звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці поспіль такого узгодження взагалі не потребує. 

4. Дотримання процедури дисциплінарного стягнення. Звільнення за прогул є видом дисциплінарного стягнення, тому до моменту звільнення роботодавець має зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ст. 149 КЗпП), а звільнення здійснити з дотриманням строків, визначених ст. 148 КЗпП: не пізніше одного місяця з дня виявлення факту порушення (не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці). Водночас дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше 6 місяців з дня вчинення проступку.

Звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці поспіль не є дисциплінарним стягненням, тому не потребує виконання процедури накладення дисциплінарного стягнення та дотримання зазначених строків. 

5. Наявність зв’язку з працівником. При звільненні на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП обов’язково має бути відсутність зв’язку з працівником і відомостей про причини його відсутності протягом 4 місяців поспіль. А от для звільнення на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП за прогул цей факт значення не має.

Висновки

1. Перш ніж звільняти тривало відсутнього працівника, проаналізуйте всі наявні факти конкретної ситуації, а потім вже приймайте рішення щодо підстави, за якою оформлювати звільнення.
2. На наш погляд, найбільш визначальним для вибору підстави для звільнення працівника буде факт наявності або відсутності з ним зв’язку.
3. Якщо зв’язку з працівником немає понад 4 місяці і ви використали всі можливі способи, щоб отримати інформацію про працівника, краще буде звільнити його на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП, адже у цьому випадку неважливо, чи є у працівника поважні причини для відсутності.
4. Якщо зв'язок з працівником протягом 4 місяців був, то слід вибрати звільнення за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Але перед звільненням слід отримати від працівника письмові пояснення щодо причин відсутності та переконатися, що вони не були поважними. 

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення за прогул

Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі

Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною

Доповідна записка про відсутність на роботі

Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку відсутністю працівника на роботі понад чотири місяці

Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці

Акт про відсутність працівника на роботі