Грошова компенсація мобілізованим працівникам: претенденти, строки та документи для оформлення

Якими нормами передбачена виплата компенсації

Порядок виплати грошової компенсації за невикористані відпустки передбачений ст. 24 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі - Закон № 504).

Загальне правило – компенсація виплачується при звільненні працівника. Крім того, без звільнення можлива виплата компенсації за частину відпустки, водночас тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не має бути менше ніж 24 календарні дні.

Але з 24 грудня 2023 року (дати набрання чинності Закону України від 22.11.2023 № 3494-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань») з’явилася нова підстава для виплати компенсації за невикористані дні відпустки, яка стосується мобілізованих працівників (ч. 2 ст. 24 Закону № 504). 

Отже, згідно з цією нормою працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб з-поміж резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом (далі будемо всіх цих працівників називати мобілізованими), за їх бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Розглянемо детальніше правила надання цієї компенсації.

Умови надання грошової компенсації

При виплаті компенсації мобілізованим працівникам слід дотримуватися певних правил.

Правило 1. Дата мобілізації має значення! Компенсація може бути виплачена тільки тим працівникам, які були мобілізовані, починаючи з 24 грудня 2023 року. Оскільки закон не має зворотної сили, інші працівники, які були призвані на військову службу до цієї дати, права на виплату компенсації не мають. Вони зможуть використати дні відпустки після повернення з військової служби.

Правило 2. Наявність бажання працівника. Важлива умова надання працівнику компенсації за невикористані дні відпустки – наявність бажання працівника отримати цю компенсацію. Своє бажання працівник має висловити письмово, шляхом надання роботодавцю відповідної заяви. 

Якщо ж працівник не має бажання отримувати компенсацію, то всі дні відпусток за ним зберігаються, і він зможе використати ці відпустки після повернення на роботу з військової служби.

Правило 3. Які відпустки можуть бути компенсовані? Компенсації підлягають невикористані дні:

1. щорічної відпустки, як основної, так і додаткової, що надаються відповідно до ст. 6, 7, 8 Закону № 504;
2. додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Право на такі відпустки мають особи, зазначені в ст. 19 Закону № 504.

Зверніть увагу! До внесення змін Законом № 3494 компенсація за невикористану додаткову відпустку на дітей могла виплачуватись працівникам тільки у разі звільнення. Наразі ця відпустка може компенсуватися без звільнення, але тільки мобілізованим працівникам.

Правило 4. Дотримання строків подання заяви. Працівник має подати роботодавцю заяву про виплату компенсації не пізніше останнього дня місяця, у якому його було увільнено від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Наприклад, працівника призвали на військову службу з 8 січня 2024 року, згідно з документом, який працівник надав роботодавцю. Роботодавець видав наказ про увільнення працівника від роботи зі збереженням місця роботи та посади на підставі ст. 119 КЗпП з цієї дати. Отже, працівник має право подати заяву про виплату компенсації за невикористані дні відпустки не пізніше ніж 31 січня 2024 року.

Як оформити виплату грошової компенсації

Основні документи, які мають бути оформлені для виплати компенсації:

1. заява працівника;
2. наказ про виплату компенсації.

Заява працівника. Як ми зазначили вище, працівник має скласти на ім’я роботодавця заяву про виплату компенсації. В заяві слід вказати, які саме відпустки підлягають компенсації.

Враховуючи особливості ситуації (працівник знаходиться на військовій службі), заява працівника може бути подана залежно від конкретних обставин:

1. особисто працівником в паперовій формі;
2. в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису;
3. альтернативними способами створення, пересилання і зберігання документів з питань трудових відносин (із застосуванням месенджерів, електронної пошти тощо). Такі способи можуть використовуватися роботодавцем під час дії воєнного стану на підставі, зокрема, ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі - Закон №2136). Але для застосування таких способів обміну кадровими документами у роботодавця має бути затверджений відповідний наказ.

Наказ роботодавця. На підставі отриманої заяви працівника, роботодавець видає наказ про виплату працівнику грошової компенсації.

При виданні такого наказу слід урахувати такі правила.

1. Обчислення стажу, який дає право на щорічну основну та додаткову відпустку здійснюється відповідно до ст. 9 Закону № 504. Також слід враховувати, що з 24 грудня 2023 року не зараховується до відпускного стажу період відпустки без збереження зарплати через сімейні обставини (ст. 26 Закону № 504) та через воєнний стан (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). 
2. Правила надання додаткових відпусток на дітей відрізняються від правил надання щорічних відпусток, оскільки ці відпустки належать до категорії соціальних. Тому ця відпустка надається за календарний рік, а не за відпрацьований робочий рік. Вона може бути використана працівником у будь-який час протягом календарного року незалежно від відпрацьованого часу і дати народження дитини. Наприклад, якщо працівник написав заяву про виплату йому грошової компенсації за «дитячу» відпустку у січні 2024 року, то він уже має право на цю відпустку за 2024 рік, незалежно від того, що у 2024 році він працював тільки декілька днів або не працював взагалі.
3. Враховуючи останні зміни у правилах розрахунку середньої заробітної плати, визначених у Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі - Порядок №100), в наказі слід вказати окремо кількість днів відпустки, що підлягають компенсації: право на які виникло до 31 грудня 2023 року; право на які виникло, починаючи з 1 січня 2024 року. Адже для цих періодів розрахунок середньої заробітної плати відрізняється відповідно до п. 2 Порядку № 100, тому кадрова служба має виділяти у наказі про виплату компенсації ці періоди, щоб бухгалтерія змогла правильно провести розрахунок.
4. У наказі про виплату грошової компенсації слід вказати такі підстави для виплати: документ, згідно з яким працівник був призваний на військову службу; заява працівника про виплату компенсації; наказ про увільнення працівника на період військової служби. 

Чи має право роботодавець оформити одним наказом увільнення працівника від роботи на період військової служби зі збереженням місця роботи, посади та виплату грошової компенсації?

Так, можна. Це не заборонено законодавством

У разі, якщо на момент видання наказу про увільнення від роботи працівника роботодавець вже отримав від нього заяву про виплату компенсації за невикористані дні відпустки, то можна об’єднати ці моменти в одному наказі окремими пунктами. 

Чи має право роботодавець відмовити працівнику у виплаті грошової компенсації у зв’язку з відсутністю коштів на таку виплату? Якщо ні, то яка за це відповідальність?

Ні, якщо роботодавець отримав від працівника заяву про виплату компенсації, то відмовити в її виплати він немає права, навіть якщо в нього немає коштів

За незаконну відмову у виплаті можуть бути застосовані такі міри відповідальності:

1. штраф на підставі ст. 265 КЗпП в розмірі 1 МЗП (зараз 8 000 грн) за інші порушення трудового законодавства. Якщо затримка виплати буде більше ніж один місяць, то штраф може бути застосований в розмірі 3 МЗП (24 000 грн);
2. адмінштраф на підставі ст. 41 КУпАП в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн), який накладається на посадових осіб підприємства.

Але! У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк винесених приписів про усунення правопорушень, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136). 

Отже, якщо працівник поскаржиться на відмову у виплаті компенсації, Держпраці може провести перевірку роботодавця та видати припис про усунення правопорушення. А якщо роботодавець не виконає цей припис у встановлений строк, то до нього буде застосований штраф, передбачений ст. 265 КЗпП.

Висновки

1. З 24 грудня 2023 року у мобілізованих працівників з’явилося право на отримання грошової компенсації за всі дні щорічної основної та додаткової відпусток, а також соціальної відпустки на дітей.
2. Для отримання компенсації працівник має надати роботодавцю відповідну заяву у строк не пізніше останнього дня місяця, у якому його було увільнено від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.
3. На підставі отриманої заяви роботодавець зобов’язаний видати наказ і виплатити працівнику компенсацію. 

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Стаття на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Шаблони та зразки документів:

Заява про компенсацію щорічної відпустки при мобілізації працівника

Наказ про компенсацію щорічної відпустки при мобілізації працівника

Наказ про увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією (без збереження середнього заробітку)

Брошури та чеклісти:

Енциклопедія кадровика «Грошова компенсація за невикористані відпустки при (без) звільнення та мобілізованим: нові підходи та зразки»