
Табель
17.02.2026
Коли і як працівнику присвоювати табельний номер
У кадровиків-новачків часто виникають запитання: Як присвоювати працівника табельні номери? Яким чином табельні номери попадають в «Журнал реєстрації табельних номерів працівників» або «Журнал обліку табельних номерів»? Чи треба присвоювати новий табельний номер у разі повторного прийняття на роботу? Зараз розкриємо ці «секрети»

Присвоєння табельних номерів
Табельний номер присвоюють працівнику під час укладання трудового договору незалежно від його виду:
- безстрокового;
- строкового, у тому числі укладеного на час виконання конкретної роботи;
- з нефіксованим робочим часом;
- про надомну роботу;
- про дистанційну роботу;
- в умовах спрощеного режиму регулювання трудових відносин.
Табельний номер присвоюють згідно з наказом / розпорядженням роботодавця про прийняття на роботу.
Разом з тим табельний номер під час прийняття на роботу вносять і до особової картки форми № П-2 працівника.
Увага! Табельні номери не присвоюються тим, хто працює за цивільно-правовим договором (ЦПД), адже свою роботу вони виконують згідно з актом здавання-приймання виконаних робіт / наданих послуг. Такі фізичні особи не є працівниками в розумінні трудового законодавства
Після присвоєння табельного номера потрібно внести інформацію або в Журнал реєстрації табельних номерів або в Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам, залежно від того який із цих документів ви ведете на підприємстві.
Помилки під час присвоєння табельних номерів
На практиці кадровики під час присвоєння працівникам табельного номера припускаються таких помилок:
1. Працівнику залишають той самий табельний номер:
- у разі звільнення та повторного прийняття працівника на роботу протягом одного календарного року (незалежно від того, прийнятий він на наступний день після звільнення за цим самим місцем роботи чи – через кілька місяців після свого звільнення);
- коли працівника оформлюють за внутрішнім сумісництвом на тому самому підприємстві /організації / установі (далі – підприємство);
- коли працівника спочатку оформили як зовнішнього сумісника, а потім на тому самому підприємстві прийняли за основним місцем роботи.
2. Змінюють (присвоюють новий) табельний номер під час переведення працівника на іншу посаду на тому ж підприємстві. Варто зауважити, що за потреби, у Положенні про табельний облік можне бути передбачено порядок заміни табельного номера у разі переведення працівника до іншого структурного підрозділу. Такий варіант описано у Положенні про табельний облік яке ви можете знайти тут.
3. Присвоюють табельний номер звільненого працівника новоприйнятому працівнику.
Увага! Табельний номер звільненого працівника рекомендується не використовувати повторно протягом трьох років, щоб уникнути плутанини в кадровому та бухгалтерському обліку під час перевірок органами контролю або розгляді трудових спорів
4. Присвоюють табельний номер працівникові, якому доручена робота в порядку суміщення посад в одного роботодавця.
5. Забувають присвоїти табельний номер працівнику-надомнику.
Висновки
- Табельний номер присвоюється працівнику під час укладення будь-якого трудового договору.
- Табельний номер не повинен повторюватися.
- У разі невірного присвоєння працівнику табельного номера може йтися про недостовірний облік робочого часу. А це може загрожувати роботодавцю штрафом за порушення вимог трудового законодавства (порушення вимоги ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР, ст. 265 Кодексу законів про працю України).
- Хоча табельні номери звільнених працівників і рекомендується не використовувати повторно лише протягом трьох років з моменту звільнення працівників, ліпше взагалі забути за ці номери й кожного разу під час прийняття на роботу працівнику присвоювати новий табельний номер.
Людмила СУПРУНОВСЬКА, спеціаліст з кадрового обліку та архівної справи
Шаблони та зразки документів:
Наказ про зміну табельних номерів працівників
Наказ про затвердження Положення про табельний облік
Журнал реєстрації табельних номерів
Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам
Мінікурс:
ТОП 7 помилок при заповненні табеля обліку робочого часу: як уникнути штрафу
Статті та консультації на тему:
Використання позначень під час заповнення табеля обліку робочого часу: робочі ситуації
Табель обліку використання робочого часу: важливі акценти
Заповнюємо Табель: ТОП-7 нестандартних ситуацій
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Звільнення
19.08.2026
Припинення трудових відносин через смерть працівника: особливості та кадрові документи
Сьогодні, на жаль, роботодавці частіше стикаються з такою ситуацією як смерть працівника. І потрібно знати: як оформити припинення трудового договору з померлим працівником, якою датою видавати наказ, якою буде дата припинення трудового договору, як внести запис до трудової книжки, особової картки тощо, кому виплатити належні померлому працівнику кошти. У статті відповідаємо на найпоширеніші питання з цієї теми

Мобілізовані / Добровольці ТРО
19.08.2026
Грошове забезпечення військових у 2026 році: скільки мають платити щомісяця та за бойові завдання
30, 50, 100, 170 тисяч гривень – які саме виплати належать військовослужбовцям і від чого залежить їхній розмір? Міноборони пояснило структуру грошового забезпечення та розповіло, скільки військовий може отримати за різні завдання

Військовий облік
19.08.2026
Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік
Що потрібно зробити до 1 жовтня кожній юридичній особі, яка веде військовий облік? Правильно, видати наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації особи відповідальної за військовий облік. Який це може бути наказ, розповідаємо у статті

Соціальне страхування / Пенсії
19.08.2026
З 1 січня 2027 року допомога сім’ям з дітьми з інвалідністю кардинально зросте: Рада ухвалила нові виплати та соціальні послуги
Верховна Рада 19 серпня ухвалила законопроєкт №14191, який докорінно змінює систему державної підтримки сімей з дітьми з інвалідністю. З 2027 року запровадять базову величину від 4000 грн, переглянуть розміри соціальних виплат і надбавок на догляд, а також запровадять нові соціальні послуги для дітей та їхніх батьків

Інше
19.08.2026
Несподівана проблема на кордоні: заброньованого працівника не пропустили через один документ
Заброньовані військовозобов’язані працівники можуть виїжджати за кордон у відрядження або під час відпустки за умови дотримання встановлених вимог. На практиці перед поїздкою варто подбати не лише про підтвердження бронювання, а й про документи, які підтверджують мету та підстави виїзду. Однак й їх може виявитися не достатньо

Відпустки неоплачувані
19.08.2026
30 днів – уже не ліміт: скільки можна брати відпустку за свій рахунок
За загальним правилом відпустка без збереження зарплати за сімейними обставинами може тривати до 30 календарних днів на рік. Але під час воєнного стану це обмеження не діє. Скільки днів працівник може перебувати у відпустці за свій рахунок, чи можна ділити її на частини та як вона впливає на щорічну відпустку – в інфографіці

Охорона праці
19.08.2026
Перевірка знань з охорони праці під час війни: чи можна її скасувати та яка норма вводить роботодавців в оману
Чи справді під час воєнного стану перевірку знань з охорони праці можна не проводити? У роз’ясненнях для роботодавців поширюється інформація про нібито «спрощення» процедури. Однак є важливий нюанс

Скорочення
19.08.2026
Вихідна допомога при скороченні: скільки має отримати працівник при звільненні
Скорочення штату – це не лише звільнення, а й гарантована виплата. Але чи завжди працівнику належить одна середня зарплата? Для окремих категорій працівників закон передбачає додаткові виплати, і загальна сума допомоги може бути значно більшою

Відпустки на дітей
19.08.2026
Довідка з місця роботи матері про те, що вона не користувалася правом на соціальну відпустку на дітей
Працівник, який має право на додаткову соціальну відпустку на дітей, може підтвердити її невикористання іншим із батьків довідкою з його місця роботи. Така довідка засвідчує, що за відповідний рік другий із батьків не користувався відпусткою тривалістю 10 календарних днів.

Особливі працівники
19.08.2026
Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю: хто подає Звіт та сплачує внесок за наявності відокремлених підрозділів
Державна податкова служба України в індивідуальній податковій консультації від 11.08.2026 №4711/ІПК/99-00-24-03-03 роз’яснила, хто має нараховувати, сплачувати внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю та подавати відповідну звітність, якщо підприємство має відокремлені структурні підрозділи

Соціальне страхування / Пенсії
19.08.2026
Пенсію призначать, але можуть платити менше: коли навчання не зарахують до стажу
Навіть якщо страхового стажу достатньо для призначення пенсії, частину періоду можуть не врахувати – і людина роками отримуватиме меншу виплату, не знаючи про це. Якщо період навчання перетинається з періодом роботи, Пенсійний фонд може вимагати уточнюючу довідку, яка допоможе зарахувати навчання до стажу

Трудова книжка
19.08.2026
З сумісництва на основне: хто вносить запис до трудової книжки
Працівник звільняється в нас як сумісник і з наступного дня будемо приймати його на основне місце роботи. Хто має внести запис про роботу на нашому підприємстві: інший роботодавець чи вже ми? Дайте конкретний алгоритм.

Військовий облік
19.08.2026
Військовий облік студентів через «Дію»: чи можна вести дані в електронному форматі
В Україні електронна взаємодія з Реєстром військовозобов’язаних «Оберіг» через портал «Дія» наразі передбачена для ведення персонального військового обліку працівників. Чи можуть заклади освіти використовувати цей сервіс для ведення військового обліку студентів – розповідаємо

Відпустки
19.08.2026
Працівника поновлено на роботі: чи повертає він компенсацію за невикористану відпустку
Якщо працівнику при звільненні виплатили компенсацію за невикористані дні відпустки, а суд згодом поновив його на роботі, виникає питання щодо цієї виплати. Чи має працівник повертати компенсацію роботодавцю – роз’яснили у ФПУ

Відпустки
19.08.2026
Щорічна відпустка сумісника одночасно з основним місцем роботи
У нас така ситуація: працівник працює на основному місці праці і за сумісництвом на двох інших посадах. Якщо він захоче йти у щорічну відпустку за основним місцем, нам потрібно відправити його також і за сумісництвом у відпустку, навіть якщо за сумісництвом він ще не має права на відпустку?

Діловодство
19.08.2026
Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу
Зараз все частіше роботодавці переходять на електронний формат ведення кадрового обліку. Це зручно та дозволяє заощадити час та простір від великої кількості паперових документів. Проте не всі документи є можливість вести в електронній формі. Деякі, як і раніше, оформлюються на папері. Тому у роботодавців виникають запитання: чи дозволяється законодавством ведення кадрового документообігу у так званому «гібридному» варіанті, чи потрібно дублювати електронні документи в паперову форму тощо. Розберемося з цими питаннями у статті







