Використання позначень під час заповнення табеля обліку робочого часу: робочі ситуації

1. Оплачувані відпустки
2. Відпустки без збереження зарплати
3. Відпустка по вагітності та пологах та відпустка по догляду за дитиною
4. Тимчасова непрацездатність працівника
5. Працівник на військовій службі
6. Відрядження
7. Робота у вихідний день
8. Надурочні години
9. Неповний робочий час

Про загальні принципи використання табеля обліку використання робочого часу ми розповідали тут. Тож одразу берімося за розгляд окремих позначень (кодів) під час заповнення табеля.

Оплачувані відпустки

Законодавством передбачені різні види оплачуваних відпусток. Всі вони мають своє позначення (свій код) в Табелі обліку використання робочого часу (далі – Табель). У таблиці 1 відображені коди, які пропонує типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (далі – наказ № 489).

Таблиця 1

Коди позначення оплачуваних відпусток в Табелі

Але для деяких відпусток позначень не передбачено, тому доцільно в локальному документі підприємства запровадити такі позначення.

Увага! Відпустки надають в календарних днях (ст. 5 Закону про відпустки). Тому в табелі із відповідним кодом відображаємо усі календарні дні відпусток, у тому числі ті, які прийшлися на вихідні дні

Якщо ж на щорічну відпустку, або додаткову соціальну відпустку працівникам які мають дітей припав святковий день (ст. 73 КЗпП) – то у мирний час в Табелі ставлять прочерк або комірку залишають незаповненою, оскільки такі святкові дні виключаються із загальної тривалості відпустки та не оплачуються. В період воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), тому навіть якщо щорічна відпустки або соцвідпустка на дітей прийшлась на 25 грудня, 1 січня тощо, позначайте і такий день із кодом для такої відпустки.

Далі розглянемо на прикладах, як заповнити табель при наданні працівнику оплачуваних відпусток.

Приклад 1. На підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник перебував у щорічній основній відпустці з 1 по 24 січня 2026, з 25 по 28 січня – у щорічній додатковій відпустці за ненормований робочий день. У січні 2026 року працівник відпрацював 2 дні.

Працівнику надано щорічну основну та додаткову відпустку. Тому 24 дні відпустки з 1 по 24 січня показуємо літерним кодом «В» – щорічна основна, дні з 25 по 28 січня – літерним кодом «Д» (щорічна додаткова). Приклад заповнення на мал. 1.

Мал. 1. Перебування у щорічній основній та додатковій відпустці

Приклад 2. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник перебував у соцвідпустці на дітей з 12 по 21 січня 2026.

Дні такої відпустки позначаємо із літерним кодом «ДО» (мал. 2).

Мал. 2. Перебування у соцвідпустці на дітей

Відпустки без збереження зарплати

Період перебування у неоплачуваній відпустці також відображаємо в Табелі. Такі відпустки також мають своє позначення (див. таблицю 2). І знову – якщо в типовій формі табеля П-5 немає коду для позначення відпустки без збереження зарплати, то його можна запровадити самостійно, прописавши в локальному документі підприємства (наприклад в положенні про облік робочого часу).

Таблиця 2

Коди позначення неоплачуваних відпусток в Табелі

У вас напевне виникають запитання:

З яким кодом позначати відпустку без збереження зарплати на час воєнного стану за ч. 3 та ч. 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) або через загрозу збройної агресії за ст. 26 Закону про відпустки?

Для такої відпустки можете використовувати код «НА» (або 18) або запровадити власну позначку.

Як бути із неоплачуваною відпусткою за згодою сторін на час воєнного стану (ч. 3 та 4 ст. 12 Закону № 2136)?

Тут також можна використовувати код «НА» (або 18) або запровадити власну позначку

Як відображати неоплачувану відпустку для ВПО або осіб, які перебувають за кордоном (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136)?

Можете використовувати код «БЗ» або 19 – цією відміткою можна позначати інші відпустки без збереження зарплати, якщо вони не мають своєї окремої відмітки в Табелі. Також можете запровадити власне кодування до Табеля, яким буде позначатися така неоплачувана відпустка.

Приклад 3. Працівник з 1 по 31 січня 2026 перебував у відпустці без збереження зарплати за згодою сторін на час воєнного стану (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).

Всі дні такої відпустки можна відображати з кодом «НА» (див. мал. 3).

Мал. 3. Перебування у неоплачуваній відпустці

І ще одне цікаве питання:

Чи потрібно проставляти години за дні, коли працівник не працював, чи залишати їх порожніми?

Відповіді на нього законодавство не дає. На практиці існує два погляди.

Перший – проставляємо години за графіком роботи працівника за всі дні, навіть коли працівник не працював (через відпустку, лікарняний тощо). Але при підрахунку загальної кількості відпрацьованих годин за місяць їх не враховуємо (див. мал. 1 та 2).

Другий – ставимо прочерки. Тобто якщо працівник був відсутній на роботі, то у першому рядку за відповідне число місяця проставляється прочерк, а у другому – літерний або цифровий код для позначення причини відсутності працівника (див. мал. 3).

Обидва варіанти мають право на існування. Яким саме скористатися – роботодавець вирішує самостійно, закріплюючи це правило у власних локальних документах – наприклад у Положенні про табельний облік.

Відпустка по вагітності та пологах та відпустка по догляду за дитиною

В таблиці 3 наведемо коди для позначення перебування працівника у «декретних» відпустках.

Таблиця 3

Коди позначення «декретних» відпусток в Табелі

Приклад 4. Працівниця перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами по 15.01.2026. З 16.01.2026 вона оформила відпустку для догляду за дитиною до 3 років.

І відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, і відпустка для догляду за дитиною до 3 років в табелі позначають одним і тим самим кодом «ВП». Зразок заповнення табеля за січень 2026 року на мал. 4.

Мал. 4. Відпустка по вагітності та пологами та відпустка до 3 років в одному місяці

Приклад 5. Працівниця весь січень 2026 перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 6 років (див. мал. 5).

Мал. 5. Відпустка для догляду за дитиною до 6 років

Тимчасова непрацездатність працівника

Відображаючи тимчасову непрацездатність працівника слід бути уважним. Адже цей період може бути як оплачуваним, так і неоплачуваним. Позначають їх також по-різному:

1. оплачувану непрацездатність позначають із літерним кодом «ТН» або цифровим «26»;
2. неоплачувану із кодом літерним кодом «НН» або цифровим «27».

Приклад 6. На підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник хворів з 8 по 16 січня 2026 і лікарняний був оплачений. В січні такий працівник відпрацював 15 днів.

Оплачують календарні дні хвороби, тому в табелі відмічають усі дні, що припадають на цей період, як робочі, так і вихідні або святкові. Зразок заповнення табеля – на мал. 6.

Мал. 6. Оплачуваний лікарняний

Приклад 7. На підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник хворів з 05.01.2026 по 10.01.2026, проте лікарняний не був оплачений (була відмітка алкогольного сп’яніння). В січні такий працівник відпрацював 17 днів.

Тимчасова непрацездатність неоплачувана відображається в Табелі літерним кодом «НН». Зразок заповнення табеля – на мал. 7.

Мал. 7. Неоплачуваний лікарняний

Працівник на військовій службі

Не залежно від того, чи підприємство продовжує зберігати, чи не зберігає середній заробіток мобілізованому працівнику, такий працівник є увільненим від виконання своїх обов’язків зі збереженням місця роботи та посади згідно з ч. 3 ст. 119 КЗпП.

У табелі такий період увільнення відображається літерним кодом «ІН» або цифровим «22» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних та громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.ін.)

Приклад 8. Працівника було мобілізовано з 19 січня 2026 року. В січні відпрацював 12 днів.

Зразок заповнення табеля на мал. 8.

Мал. 8. Мобілізований працівник

Відрядження

При відрядженні у верхній клітинці вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця незалежно від того, скільки годин в цей день працівник відпрацював за місцем відрядження, а в нижній – умовне позначення відрядження (буквений код «ВД» або цифровий «07»). При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.

Увага! Кількість годин, що припали на період відрядження можна відобразити в окремій колонці

Приклад 9. На підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження терміном на 4 дні з 05.01.2026 по 08.01.2026.

Зразок заповнення табеля на мал. 9.

Мал. 9. Відрядження працівника

Робота у вихідний день

Якщо працівника залучили до роботи у вихідні дні (які є такими згідно з його графіком роботи), то відпрацьований час в такий день позначають буквеним кодом «РВ» або цифровим «06» та вказують кількість годин фактично відпрацьованих в такий день. При чому далі у правій частині наводять розшифровку кількості відпрацьованих годин у вихідні чи святкові дні.

Приклад 10. На підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника за наказом залучили до роботи у вихідний день 10.01.2026 р. тривалістю 4 години. Всього у січні він відпрацював 23 дні або 180 годин, в тому числі 4 години у вихідний день.

Зразок заповнення табеля на рисунку 10.

Мал. 10. Робота у вихідний день

Надурочні години

Надурочними вважаються роботи понад встановлену тривалість робочого дня (ст. 62 КЗпП) і роботодавець повинен вести облік надурочних робіт кожного працівника (ч. 2 ст. 65 КЗпП).

Надурочні роботи в Табелі позначаються буквеним кодом «НУ» або цифровим кодом «05», із зазначенням кількості фактично відпрацьованих годин надурочно.

Приклад 11. Працівника 2 січня 2026 року залучили до роботи понад норму з 18:00 по 21:00 (3 години). Всього в січні працівник відпрацював 179 годин, з яких 3 години – надурочно.

Працівник 2 січня відпрацював години передбачені графіком роботи, які в табелі позначають кодом «Р», а також працював надурочно в цей день. Тобто всього в цей день ним відпрацьовано 11 годин (8+3 надурочно). У дні, в яких необхідно вказати два окремі коди й по кожному з них своя кількість відпрацьованих годин, запис можна зробити через дріб в одній клітинці. Зразок заповнення табеля на мал. 11.

Мал. 11. Надурочні години

Неповний робочий час

При заповненні табеля для позначення неповного робочого часу використовуємо код «РС» (цифровий код «02») та проставляємо фактичну кількість відпрацьованих годин працівником.

Приклад 12. На підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю.

Але працівнику за його бажанням встановлено неповний робочий час відповідно до ст. 56 КЗпП, він працює щодня по 4 години. У січні 2026 він відпрацював 22 дні, але 88 годин.

Зразок заповнення табеля на мал. 12.

Мал. 12. Неповний робочий час (ст. 56 КЗпП)

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про облік робочого часу

Довідники кадровика:

Відмітки у табелі

Положення про облік використання робочого часу

Статті на тему:

Табель обліку використання робочого часу: важливі акценти

Положення про оплату праці: розробити та затвердити

Електронний документообіг для кадровика

Відпустки без збереження зарплати: табелюємо правильно