Звіт щодо квоти 4% до 11.05, Єдиний реєстр кваліфікацій з 02.05, сканування трудових до 10.06 та нові правила е-кокументообігу. Коротко про головне за тиждень 04.05–08.05.2026

1. Звітність щодо квоти 4%: форма не затверджена, строк подання – до 11.05
2. Повідомлення про працевлаштування осіб з інвалідністю: коли ПФУ запровадить форми, кого стосується
3. Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій запрацює не раніше 2 червня
4. Оцифрування трудових книжок пенсіонерів до 10.06: роз’яснення ПФУ
5. Електронні кадрові документи: нові правила з 16 квітня
6. Страховий стаж для пенсії: перелік документів для оцифрування в ПФУ

Звітність щодо квоти 4%: форма не затверджена, строк подання – до 11.05

З 1 січня 2026 року запроваджено щоквартальні розрахунки нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю (ст. 18-2 Закону України від 21.03.1991 №875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні»).

Граничний термін подання звіту за перший квартал припадає на 11 травня 2026 року, враховуючи перенесення з вихідного дня. Проте станом на 8 травня Мінфін досі не затвердив форму звітності.

Зверніть увагу, звітувати у довільній формі не потрібно. Закон чітко вимагає використання лише офіційного бланка, який наразі відсутній.

Водночас, відсутність форми не звільняє від обов’язку сплатити внесок. Якщо норматив не виконано, кошти за перший квартал потрібно перерахувати протягом 10 днів після дедлайну звітності – тобто до 20 травня.

За несвоєчасну сплату внеску загрожує штраф у 7%, а за затримку звіту – пеня у розмірі 0,1% за кожен день прострочення. Всеукраїнська аграрна рада вже звернулася до Уряду з вимогою терміново затвердити форму, відтермінувати строки та скасувати штрафи до моменту повного врегулювання процедури.

Радимо тримати руку на пульсі. Якщо форму не оприлюднять у найближчі дні, очікуємо на офіційні роз’яснення від Кабміну.

Чи виникає обов’язок подавати до ДПС будь-яку довідку або інший підтвердний документ у разі, якщо форма звіту щодо виконання 4% квоти працевлаштування ще не затверджена?

Відповіді на це та інші практичні питання, а також розбір типових помилок і ризиків при звітуванні щодо квоти 4% детально розглянемо під час вебінару 11 травня – приєднуйтесь, щоб отримати чіткі роз’яснення та готові рішення для роботи

Повідомлення про працевлаштування осіб з інвалідністю: коли ПФУ запровадить форми, кого стосується

Пенсійний фонд України планує оновити правила для роботодавців, які працевлаштовують осіб з інвалідністю.

Йдеться про запровадження чіткого порядку інформування про набуття або втрату спеціального статусу підприємства трудової інтеграції чи захищеного працевлаштування.

Відповідний проєкт нового Порядку вже оприлюднено на сайті відомства.

Зокрема, передбачається запровадження уніфікованих форм документів, розроблених Пенсійним фондом України, – окремих бланків для отримання статусу у сфері працевлаштування осіб з інвалідністю, його втрати та відкликання повідомлення про втрату такого статусу.

Щоб поінформувати Пенсійний фонд України про спеціальний статус, роботодавці зможуть обрати зручний для себе спосіб інформування:

1. онлайн через вебпортал електронних послуг ПФУ з використанням КЕП;
2. через застосунок «Дія» (за наявності технічної можливості);
3. у паперовому вигляді – особисто або поштовим відправленням.

Якщо відбулися зміни, що призвели до втрати спеціального статусу, повідомити про це орган ПФУ потрібно не пізніше 20 числа наступного місяця. У разі набуття статусу показники розраховуються за місяць, що передував поданню повідомлення.

Слідкуйте за рубрикою «Новини та статті» на Кадроленд, щоб першими дізнаватися про всі важливі зміни

Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій запрацює не раніше 2 червня

З 2 травня 2026 року офіційно розпочато створення Єдиного реєстру кваліфікацій – Класифікатора професій.

Це буде єдина автоматизована база, що об’єднає старий Класифікатор, профстандарти та всі кваліфікаційні довідники в одну систему.

Незважаючи на те, що нормативна база вже діє, технічний перехід триває.

До 16 травня має бути оприлюднена інформація щодо перетворення Реєстру кваліфікацій на Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій. Також до 2 червня має бути забезпечена передача відомостей із Реєстру кваліфікацій до нової бази (Порядок створення, внесення змін та ведення Єдиного реєстру кваліфікацій – Класифікатора професій, затвердженого постановою КМУ від 29.10.2025 №1387 «Деякі питання функціонування Єдиного реєстру кваліфікацій – Класифікатора професій»).

Тож повноцінний оновлений реєстр ми побачимо вже на початку літа.

Для роботодавців ця реформа не створює додаткового навантаження. Не потрібно оперативно змінювати штатні розписи – перегляд назв посад і кодів не є обов’язковим. Чинний Класифікатор професій 2010 року буде інтегрований у нову систему, тому залишається актуальним.

Залишаються чинними також посадові інструкції. Проте варто пам’ятати, що профстандарти поступово витісняють старі кваліфікаційні довідники. Тому, якщо для посади у штаті з’явився новий профстандарт, посадову інструкцію доцільно переглянути та оновити.

До повноцінного впровадження ЄРК-КП та профстандартів штатні посади формуються на підставі чинного Класифікатора професій (Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 №327), а посадові та робочі інструкції розробляються з урахуванням Реєстру кваліфікацій (профстандартів) та Довідників кваліфікаційних характеристик.

Більше про роботу із Класифікатором професій у відеокурсі «Працюємо з Класифікатором професій, посадовими інструкціями»

Оцифрування трудових книжок пенсіонерів до 10.06: роз’яснення ПФУ

До завершення процедури оцифрування трудових книжок залишається менше місяця.

У Пенсійному фонді України роз’яснили порядок загального оцифрування трудових книжок пенсіонерів. У більшості випадків додатково оцифровувати трудову книжку не потрібно, оскільки відповідні дані вже були подані під час оформлення пенсії.

Йдеться про документи, які подавалися раніше – трудову книжку, диплом, військовий квиток. Ця інформація вже була оцифрована та врахована при призначенні пенсійних виплат.

Наразі всі відомості зберігаються в електронній пенсійній справі, яка використовується для формування та ведення відповідного реєстру.

Проте існують важливі винятки, на які вказують фахівці фонду:

1. Якщо пенсію призначено після 2021 року, оцифрування відбулося автоматично – повторно подавати скан-копії не треба. У разі подальшої трудової діяльності актуальні відомості про стаж надходять до Реєстру застрахованих осіб на підставі звітності роботодавця щодо сплати єдиного соціального внеску.

1. Якщо ж пенсію призначено до 2021 року і зараз пенсіонер продовжуєте працювати, Пенсійний фонд рекомендує все ж оцифрувати трудову книжку для актуалізації даних у реєстрі.

Роботодавцям радимо: якщо є сумніви щодо необхідності оцифрування трудової книжки працівника-пенсіонера, варто рекомендувати йому уточнити це безпосередньо в органі ПФУ, де оформлювалася пенсія.

Нагадаю, що відомості про трудову діяльність подаються одноразово. Зробити це можна самостійно через вебпортал ПФУ, або через роботодавця.

Водночас усім іншим застрахованим особам важливо завершити оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року.

За бажанням кожен пенсіонер може перевірити результати оцифрування своєї трудової книжки в особистому кабінеті на порталі ПФУ.

Чи буде втрачено страховий стаж у разі, якщо трудову книжку не вдасться оцифрувати до 10 червня, – це одне з питань, яке розглядатиметься під час вебінару 14 травня. Реєструйтесь за посиланням

Електронні кадрові документи: нові правила з 16 квітня

Держпраці роз’яснила нові правила цифрового документообігу, які офіційно набрали чинності 16 квітня 2026 року. Головна новація полягає в тому, що Мінекономіки розширило застосування електронних документів на всю сферу трудових відносин.

Відповідні зміни внесено до Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці, затвердженого наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21 (наказ Мінекономіки від 26.03.2026 №4408 «Про внесення змін до наказу Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21»).

Раніше спрощений цифровий порядок стосувався переважно охорони праці, але тепер у «цифру» можна перевести практично весь кадровий блок. Це дозволяє офіційно створювати, підписувати та зберігати в електронному форматі заяви працівників, накази про відпустки, відрядження, переведення та навіть звільнення. Також у цифровому вигляді тепер можна вести документацію з гігієни праці та матеріали перевірок.

Перехід на електронний документообіг є добровільним, проте він значно спрощує роботу роботодавців, зокрема дозволяє оперативно обмінюватися документами з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають за кордоном.

Водночас роботодавець самостійно вирішує питання переходу на електронний документообіг і оформлює це наказом.

Якщо виникають питання щодо вимог до цифрових документів або необхідності використання електронних підписів, звертайтеся до сервісу «Особистий консультант» та отримуйте професійну відповідь від 15 хвилин до 1 доби

Страховий стаж для пенсії: перелік документів для оцифрування в ПФУ

Фахівці Пенсійного фонду роз’яснили, що для повного зарахування страхового стажу однієї лише трудової книжки часто буває недостатньо.

Це пов’язано з тим, що дані про роботу автоматично потрапляли до реєстру лише з 2004 року. Весь попередній стаж потрібно підтверджувати паперовими документами.

Щоб не втратити роки при розрахунку пенсії, разом із трудовою книжкою на вебпортал ПФУ необхідно завантажити:

1. Диплом про освіту разом із додатком, якщо в основному документі не вказано період навчання.
2. Військовий квиток для підтвердження років служби в армії.
3. Свідоцтва про народження дітей, що дозволяє жінкам зарахувати період догляду за дитиною.
4. Свідоцтво про шлюб або його розірвання, якщо ви змінювали прізвище.

Для успішного оцифрування скан-копії повинні бути кольоровими, завантажуватися у хронологічному порядку, чітко відображати всі реквізити документа, бути у форматах jpg або .pdf.

Офіційний дедлайн оцифрування – 10 червня 2026 року, проте у Парламенті обговорюють можливість продовження цього терміну (законопроєкт від 27.11.2025 № 4257 «Про внесення змін до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Знайти інформацію про страховий стаж можна у довіднику на kadroland

Тетяна ШОЛКОВА, редактор kadroland