
Раніше працівник отримував готову трудову книжку на руки, і всі записи були фізично видно та підписані роботодавцем, тож особисто контролювати їх не доводилося – це був пасивний процес.
З електронною трудовою книжкою ситуація трохи інша:
- Дані зберігаються у цифровому вигляді, і роботодавець вносить записи через електронну систему.
- Працівник не отримує підтвердження нових записів – він бачить їх лише після перевірки у кабінеті ПФУ.
- Помилки чи затримки можуть впливати на пенсію, стаж або соцвиплати, тому бажано час від часу перевіряти записи, особливо після змін роботи чи підвищень.
Схема дій така:
1. Перевірка актуальності даних
Після внесення нових записів до оцифрованої трудової книжки зайдіть у електронний кабінет Пенсійного фонду України (ПФУ).
Перевірте, чи новий запис відображається у вашій електронній трудовій книжці.
Якщо запис не відображається, потрібно звернутись до роботодавця для підтвердження внесення інформації.
2. Узгодження з роботодавцем
Нові записи вносяться через електронну систему роботодавцем, але заяви від працівника іноді потрібні для коректності даних.
Переконайтесь, що дата початку і закінчення роботи, а також посада і тип роботи внесені правильно.
3. Фіксація змін
Збережіть скріни або PDF із записом про нову інформацію у вашому кабінеті ПФУ.
Це стане доказом у разі розбіжностей, наприклад, при призначенні пенсії або оформленні соціальних виплат.
4. Подання документів при потребі
Якщо ПФУ не бачить оновлення або виникає помилка:
- надішліть запит через кабінет ПФУ або у відділення.
- додайте скани наказів, заяв або підтверджувальних документів від роботодавця.
- ПФУ внесе або скоригує дані у вашій електронній трудовій книжці.
Рекомендації:
- Регулярно моніторьте електронну трудову книжку, особливо після зміни роботи або підвищення на посаді.
- Зберігайте усі документи, що підтверджують трудову діяльність, оскільки вони можуть знадобитися для пенсійних або соціальних виплат.
- Якщо є розбіжності, оперативно звертайтеся до роботодавця та ПФУ, щоб уникнути проблем у майбутньому.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Мінікурс на тему:
Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат
Статті на тему:
Як і коли передавати сканкопію наказу на вебпортал ПФУ
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Трудові книжки: коли (не)потрібні заяви від працівників



















