
Відпустки
02.07.2026
Оформлення щорічної відпустки у 2026 році: покроковий алгоритм для кадровика від графіка до табеля
Перед тим як працівник вирушить у довгоочікувану відпустку, кадровику необхідно пройти цілий ланцюг організаційних та документальних процедур. Помилка на будь-якому етапі може стати підставою для трудового спору, припису органів контролю або фінансових санкцій

Як правильно оформити щорічну відпустку відповідно до вимог Кодексу законів про працю та Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», – в Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради нагадали покроковий алгоритм дій кадровика:
Крок 1. Графік відпусток – документ, з якого все починається.
Щорічні відпустки надаються відповідно до графіка відпусток, який роботодавець затверджує на кожен календарний рік. Під час його складання враховуються потреби підприємства, побажання працівників та категорії осіб, які мають право на відпустку у зручний для них час.
Саме графік є основним документом, який дозволяє заздалегідь планувати як роботу підприємства, так і відпочинок працівників
Важливо пам'ятати:
- графік доводиться до відома працівників;
- він складається у довільній формі;
- зміни до графіка можливі, але повинні бути належним чином оформлені.
Чи потрібна заява?
Якщо працівник іде у відпустку саме у строки, визначені графіком, законодавство не зобов'язує його писати заяву. Підставою для оформлення наказу буде графік відпусток та повідомлення працівника.
Крок 2. Повідомлення працівника.
Роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 14 календарних днів до її початку. Ця вимога діє і під час воєнного стану.
Форма повідомлення законодавством не встановлена, тому підприємство може використовувати:
- окреме письмове повідомлення;
- службову записку;
- електронний документ;
- корпоративну систему документообігу;
- інший спосіб, що підтверджує факт ознайомлення працівника.
Крок 3. Заява працівника – коли вона необхідна.
Найпоширеніша помилка кадровиків – вимагати заяву завжди. Насправді вона потрібна лише у випадках, коли:
- працівник просить надати відпустку не за графіком;
- необхідно перенести дату відпустки;
- відпустка продовжується;
- працівник бажає поділити щорічну відпустку на частини;
- виникли інші зміни щодо вже затвердженого графіка.
Якщо ж працівник використовує відпустку відповідно до затвердженого графіка, заява не є обов'язковою
Крок 4. Видання наказу.
Наступний обов'язковий документ – наказ про надання відпустки.
Його можна оформити:
- за типовою формою № П-3;
- або за власною формою підприємства.
У наказі необхідно зазначити:
- прізвище, ім'я та по батькові працівника;
- структурний підрозділ;
- посаду;
- вид відпустки;
- робочий рік, за який вона надається;
- дату початку;
- дату закінчення;
- кількість календарних днів;
- підставу (графік або заява).
Працівника необхідно ознайомити з наказом під підпис
Крок 5. Виплата відпускних.
Після оформлення наказу бухгалтерія здійснює розрахунок відпускних.
Якщо відпускні не виплачено у встановлений законодавством строк, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період.
Крок 6. Відображення у табелі.
Щорічна відпустка обов'язково відображається у табелі обліку використання робочого часу.
Найчастіше застосовують такі позначення:
- «В» або код «08» – щорічна основна відпустка;
- «Д» або код «09» – щорічна додаткова відпустка.
Правильне табелювання впливає на облік робочого часу та оплату праці.
Крок 7. Заповнення особової картки.
У розділі V особової картки форми № П-2 обов'язково зазначаються:
- вид відпустки;
- період роботи;
- дата початку;
- дата закінчення;
- номер наказу.
Не слід забувати заповнювати ці відомості і щодо внутрішніх сумісників.
Коли відпустку необхідно перенести або продовжити
Законодавство передбачає низку випадків, коли щорічна відпустка переноситься або продовжується.
До них належать:
- тимчасова непрацездатність працівника;
- несвоєчасне письмове повідомлення про початок відпустки;
- несвоєчасна виплата відпускних;
- збіг із відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами;
- збіг із навчальною відпусткою.
Поділ щорічної відпустки: важливий нюанс
За бажанням працівника щорічну відпустку можна поділити на частини.
Проте є важлива умова: одна з частин має становити не менше 14 календарних днів. При цьому саме ця безперервна частина повинна належати одному робочому року. Останні роз'яснення Держпраці підтверджують, що не можна «складати» 14 днів із різних робочих років – це буде порушенням вимог законодавства.
Чек-лист кадровика
Перед оформленням щорічної відпустки перевірте, чи виконано всі необхідні дії:
- відпустка передбачена графіком;
- працівника повідомлено за 14 календарних днів;
- отримано заяву (якщо вона потрібна);
- видано наказ;
- нараховано та виплачено відпускні;
- зроблено відмітку у табелі;
- внесено запис до особової картки.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Мінікурси на тему:
Чи можна надавати щорічну відпустку по 1 – 2 дні та тільки у вихідні
Які відпустки потрібно використати до кінця 2026 року, чи можна скоротити тривалість
Якщо відпустка йде за відпусткою: як не заплутатися в наказах і заявах
Статті на тему:
Поділ щорічної відпустки на частини: чи можна менше ніж 14 днів, з вихідного дня, за які робочі роки
Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження
ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Звільнення
17.08.2026
Звільнення в останній день відпустки: коли підписувати наказ
Працівник працює дистанційно, підписує накази за допомогою сервісу «Вчасно». Написав заяву на відпустку з наступним звільненням. Останній день відпустки – день звільнення працівника. Чи можна його ознайомити з наказом про звільнення в останній день відпустки?

Військовий облік
17.08.2026
Чи можна не подавати паперові списки до ТЦК
Із 13 серпня 2026 року передбачена можливість проводити звіряння даних списків персонального військового обліку з відомостями ТЦК та СП в електронній формі через портал «Дія». Проте чи вже готові ТЦК до онлайн-взаємодії – у матеріалі

Відпустки на дітей
17.08.2026
Відпустка по вагітності та пологах 2026: як оформити
Як оформити надання відпустки у зв'язку із вагітністю та пологами (декретної відпустки)? Кому жінка пише заяву про відстрочення дати початку відпустки по вагітності та пологах: роботодавцю чи лікарю? Відповіді на ці та інші запитання у статті

Військовий облік
17.08.2026
Через «Дію» не можна подати додаток 4 до ТЦК!
Актуалізація даних працівника через портал «Дія» не замінює подання повідомлення про зміну облікових даних за додатком 4. Відповідальним за ведення військового обліку важливо не переплутати дві різні процедури, адже після прийняття на роботу або звільнення працівника повідомлення потрібно подати окремо

Діловодство
17.08.2026
Пропустили номер наказу в Журналі реєстрації: як не ламати всю нумерацію
Як вийти з ситуації, коли бачу, що пропущені накази з основної діяльності і нумерація збивається? Якщо мені треба штатний розпис втулити між наказами заднім числом, як його можна позначити найменш безболісно?

Освітяни
17.08.2026
Уряд скасував Порядок працевлаштування випускників: що змінилося
Кабмін постановою від 13.08.2026 №1021 оновив низку актів у сфері професійної освіти та скасував кілька застарілих урядових постанов. Серед них – Порядок працевлаштування випускників професійно-технічних навчальних закладів, підготовка яких проводилася за державним замовленням. Також нормативні акти увідповіднили до нового Закону «Про професійну освіту» та оновили термінологію

Прийняття
17.08.2026
Прийняття на роботу: які відомості обов’язково повідомити працівнику та де їх зафіксувати
Посада, місце роботи, дата початку роботи, зарплата, відпустка та режим роботи – це лише частина інформації, яку працівник має отримати під час працевлаштування. Як і де роботодавцю правильно зафіксувати ці відомості – в інфографіці

Мобілізовані / Добровольці ТРО
17.08.2026
Нові правила проходження ВЛК для служби за контрактом: що змінив Кабмін
Кабмін вніс зміни до порядку взяття засуджених на військовий облік та проходження ними військово-лікарської комісії. Відтепер за письмовою згодою засудженого відомості з його медичної карти можуть надаватися представникам ТЦК та СП і військової частини ще під час попереднього розгляду питання про можливість умовно-дострокового звільнення для проходження військової служби за контрактом

Особливі працівники
17.08.2026
Чи зобов’язаний роботодавець перевести працівника з інвалідністю на дистанційну роботу
Чи достатньо факту інвалідності, щоб вимагати дистанційну роботу, і коли відмова роботодавця може бути дискримінацією? Верховний Суд визначив важливі критерії для застосування «розумного пристосування» та пояснив, чи має роботодавець задовольняти вимогу працівника з інвалідністю про дистанційну роботу

Звітність
17.08.2026
Держстат запроваджує нові анкети для підприємств з 2027 року: що потрібно подавати
З 2027 року юридичні особи подаватимуть до Держстату нові анкети в межах статистичного спостереження «Реєстр респондентів статистичних спостережень». Які форми потрібно буде подати, у які строки та які дані про працівників, види діяльності й участь нерезидентів доведеться зазначати – далі

Воєнний стан
17.08.2026
Що змінилося у трудових відносинах під час війни: головні правила для роботодавців
Релокація підприємства в умовах воєнного стану впливає і на порядок ведення кадрового обліку. Дистанційна робота, зміна істотних умов праці, електронний документообіг, призупинення трудових договорів та звільнення працівників – розбираємо ключові правила, які варто знати роботодавцям

Бронювання
17.08.2026
Строк підтвердження критичності можуть продовжити до 1 листопада: що відомо
Спілка українських підприємців (далі – СУП) звернулася до Кабінету Міністрів України із закликом продовжити до 1 листопада 2026 року строк чинності рішень про визначення підприємств критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення

Ранковий кадровик
17.08.2026
Про звіряння онлайн, додаток 4 онлайн, додаток 1 в Дії, зміни до КП, відпустки поза графіком, підсумки тижня 🙋♀️ Ранковий кадровик від 17.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору










