
Відпустки
02.07.2026
Оформлення щорічної відпустки у 2026 році: покроковий алгоритм для кадровика від графіка до табеля
Перед тим як працівник вирушить у довгоочікувану відпустку, кадровику необхідно пройти цілий ланцюг організаційних та документальних процедур. Помилка на будь-якому етапі може стати підставою для трудового спору, припису органів контролю або фінансових санкцій

Як правильно оформити щорічну відпустку відповідно до вимог Кодексу законів про працю та Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», – в Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради нагадали покроковий алгоритм дій кадровика:
Крок 1. Графік відпусток – документ, з якого все починається.
Щорічні відпустки надаються відповідно до графіка відпусток, який роботодавець затверджує на кожен календарний рік. Під час його складання враховуються потреби підприємства, побажання працівників та категорії осіб, які мають право на відпустку у зручний для них час.
Саме графік є основним документом, який дозволяє заздалегідь планувати як роботу підприємства, так і відпочинок працівників
Важливо пам'ятати:
- графік доводиться до відома працівників;
- він складається у довільній формі;
- зміни до графіка можливі, але повинні бути належним чином оформлені.
Чи потрібна заява?
Якщо працівник іде у відпустку саме у строки, визначені графіком, законодавство не зобов'язує його писати заяву. Підставою для оформлення наказу буде графік відпусток та повідомлення працівника.
Крок 2. Повідомлення працівника.
Роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 14 календарних днів до її початку. Ця вимога діє і під час воєнного стану.
Форма повідомлення законодавством не встановлена, тому підприємство може використовувати:
- окреме письмове повідомлення;
- службову записку;
- електронний документ;
- корпоративну систему документообігу;
- інший спосіб, що підтверджує факт ознайомлення працівника.
Крок 3. Заява працівника – коли вона необхідна.
Найпоширеніша помилка кадровиків – вимагати заяву завжди. Насправді вона потрібна лише у випадках, коли:
- працівник просить надати відпустку не за графіком;
- необхідно перенести дату відпустки;
- відпустка продовжується;
- працівник бажає поділити щорічну відпустку на частини;
- виникли інші зміни щодо вже затвердженого графіка.
Якщо ж працівник використовує відпустку відповідно до затвердженого графіка, заява не є обов'язковою
Крок 4. Видання наказу.
Наступний обов'язковий документ – наказ про надання відпустки.
Його можна оформити:
- за типовою формою № П-3;
- або за власною формою підприємства.
У наказі необхідно зазначити:
- прізвище, ім'я та по батькові працівника;
- структурний підрозділ;
- посаду;
- вид відпустки;
- робочий рік, за який вона надається;
- дату початку;
- дату закінчення;
- кількість календарних днів;
- підставу (графік або заява).
Працівника необхідно ознайомити з наказом під підпис
Крок 5. Виплата відпускних.
Після оформлення наказу бухгалтерія здійснює розрахунок відпускних.
Якщо відпускні не виплачено у встановлений законодавством строк, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період.
Крок 6. Відображення у табелі.
Щорічна відпустка обов'язково відображається у табелі обліку використання робочого часу.
Найчастіше застосовують такі позначення:
- «В» або код «08» – щорічна основна відпустка;
- «Д» або код «09» – щорічна додаткова відпустка.
Правильне табелювання впливає на облік робочого часу та оплату праці.
Крок 7. Заповнення особової картки.
У розділі V особової картки форми № П-2 обов'язково зазначаються:
- вид відпустки;
- період роботи;
- дата початку;
- дата закінчення;
- номер наказу.
Не слід забувати заповнювати ці відомості і щодо внутрішніх сумісників.
Коли відпустку необхідно перенести або продовжити
Законодавство передбачає низку випадків, коли щорічна відпустка переноситься або продовжується.
До них належать:
- тимчасова непрацездатність працівника;
- несвоєчасне письмове повідомлення про початок відпустки;
- несвоєчасна виплата відпускних;
- збіг із відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами;
- збіг із навчальною відпусткою.
Поділ щорічної відпустки: важливий нюанс
За бажанням працівника щорічну відпустку можна поділити на частини.
Проте є важлива умова: одна з частин має становити не менше 14 календарних днів. При цьому саме ця безперервна частина повинна належати одному робочому року. Останні роз'яснення Держпраці підтверджують, що не можна «складати» 14 днів із різних робочих років – це буде порушенням вимог законодавства.
Чек-лист кадровика
Перед оформленням щорічної відпустки перевірте, чи виконано всі необхідні дії:
- відпустка передбачена графіком;
- працівника повідомлено за 14 календарних днів;
- отримано заяву (якщо вона потрібна);
- видано наказ;
- нараховано та виплачено відпускні;
- зроблено відмітку у табелі;
- внесено запис до особової картки.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Мінікурси на тему:
Чи можна надавати щорічну відпустку по 1 – 2 дні та тільки у вихідні
Які відпустки потрібно використати до кінця 2026 року, чи можна скоротити тривалість
Якщо відпустка йде за відпусткою: як не заплутатися в наказах і заявах
Статті на тему:
Поділ щорічної відпустки на частини: чи можна менше ніж 14 днів, з вихідного дня, за які робочі роки
Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження
ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Інше
01.10.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Лікарняні / Страховий стаж
01.10.2026
Працівник захворів під час призупинення трудового договору: чи оплачувати лікарняний
Якщо працівник захворів у період призупинення дії трудового договору, роботодавець не оплачує лікарняний – ні перші 5 днів, ні наступні за рахунок ПФУ. Проте є виняток. Держпраці пояснила, чому в такому випадку відсутня підстава для виплати допомоги та як оформити відмову

Оплата праці
01.10.2026
Зарплатний критерій для бронювання може зрости до 36 тисяч: за яких умов і для кого
У Верховній Раді пропонують суттєво підвищити закладену в проєкті Держбюджету-2027 мінімальну зарплату – із 9546 до 12 000 грн. Таку пропозицію висловив профільний парламентський комітет. Якщо її врахують під час доопрацювання бюджету, зміниться і розрахунок показників, прив’язаних до мінімальної зарплати, зокрема зарплатної вимоги для бронювання

Письмові трудові договори
01.10.2026
Строковий трудовий договір: як укласти, коли припинити та чи можна розірвати достроково
Строковий трудовий договір має свої правила укладення та припинення. Сплив строку не в усіх випадках означає автоматичне припинення трудових відносин, а дострокове розірвання залежить від підстави. Пояснюємо, що має врахувати роботодавець

Оплата праці
01.10.2026
Індексація зарплати у вересні – жовтні 2026
Держстат повідомив, що індекс інфляції за серпень 2026 року складає 100,1%. І ми одразу згадуємо про індексацію зарплати. Як ви пам'ятаєте, у цьому році вперше ми почали індексувати зарплати з червня. Дізнайтеся чи зміниться сума індексації у вересні та жовтні із нашої таблиці

Інше
01.10.2026
«Основи національного спротиву» для студентів: що змінюється з 1 жовтня 2026 року
Від 1 жовтня у вишах і закладах фахової передвищої освіти розпочалося вивчення «Основ національного спротиву». Дисципліну у 2026 / 2027 навчальному році опановуватимуть понад 414 тисяч студентів. Водночас її вивчення не передбачає Військової присяги, медогляду, прибуття до ТЦК та СП чи набуття статусу військовозобов’язаного

Прийняття
01.10.2026
Повернення після тривалого «декрету»: держава готує програму «Поєднувати та зростати»
Батькам, які хочуть повернутися на роботу після тривалої перерви, планують запропонувати професійне консультування, навчання та сприяння працевлаштуванню. Для роботодавців передбачають компенсацію витрат на навчання таких працівників – до 30 тис. грн із 2027 року

Військовий облік
01.10.2026
До 01.10 видали наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації: протягом якого часу слід пройти навчання
30.09.2026 ми видали наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації (скористалися вашим зразком). До якого часу з моменту видання наказу слід пройти навчання? Чи є вимога зробити це до кінця року, в якому видавався наказ?

Дія
01.10.2026
Прийняття і звільнення працівників через «Дію»: чи доступний «Обрій» роботодавцям у жовтні 2026 року
ІІІ квартал 2026 року, коли обіцяли технічний запуск електронного працевлаштування через систему «Обрій», завершився. Ми запитали у «Дії», чи можуть роботодавці уже приймати працівників онлайн. Розповідаємо, що відповіли та чи запрацювало електронне оформлення прийняття і звільнення

Посадові інструкції
01.10.2026
Посадова інструкція сестри медичної
Посадова інструкція сестри медичної визначає основні обов’язки, права та кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до професійного стандарту. Шаблон посадової інструкції сестри медичної можна використовувати як основу для розроблення документа на підприємстві.

Відповідальність / Перевірки
01.10.2026
Не завжди роботодавець відповідає за незаконне звільнення чи переведення працівника: хто ще
Незаконне звільнення або переведення може спричинити для підприємства значні виплати працівникові. Але в окремих випадках матеріальну відповідальність за заподіяну шкоду може нести службова особа, винна у незаконному кадровому рішенні. Коли така відповідальність можлива та що має встановити суд – у роз’ясненні Держпраці

Прийняття
01.10.2026
У ДПС знову збій із Квитанцією №2 на повідомлення про прийняття: що робити роботодавцю
Роботодавці знову стикаються із затримкою Квитанції №2 про прийняття повідомлення про прийняття працівника на роботу. У ДПС радять нічого не робити та чекати другу квитанцію. Експерт Антон Янко пояснив, чи загрожує це несвоєчасним поданням повідомлення

Звітність
01.10.2026
Новий Звіт про осіб з інвалідністю: з 1 жовтня форми вже в Е-кабінеті
З 1 жовтня 2026 року в Електронному кабінеті ДПС стали доступними нові форми Звіту про внески за невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю. ФОПи подають форму F0500701, а юридичні особи – J0500701

Військовий облік
01.10.2026
Відстрочка закінчується 31.10: з 1 жовтня можна не чекати автопродовження в «Резерв+», а подавати документи в ЦНАП
Відстрочка закінчується наприкінці жовтня? З 1 жовтня вже можна подавати документи на її продовження через ЦНАП, не чекаючи, чи спрацює автоматичне продовження в «Резерв+». Пояснюємо, коли можна звертатися та чи залишиться людина без відстрочки, поки документи розглядатимуть

Календар кадровика
01.10.2026
Шпалери для робочого столу кадровика на жовтень 2026 року
Ексклюзивна колекція шпалер для робочого стола кадровика на жовтен 2026 року від Kadroland вже доступна для користування! Швидко! Безкоштовно! Кольорово! Обирайте «картинку» на свій смак і додавайте барв та настрою своєму робочому простору. Увага! На Ваші прохання ми розробили шпалери окремо для 5-денки й 6-денки. Краса починається через три… два… один!








