Оформлення щорічної відпустки у 2026 році: покроковий алгоритм для кадровика від графіка до табеля

Як правильно оформити щорічну відпустку відповідно до вимог Кодексу законів про працю та Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», – в Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради нагадали покроковий алгоритм дій кадровика:

Крок 1. Графік відпусток – документ, з якого все починається.

Щорічні відпустки надаються відповідно до графіка відпусток, який роботодавець затверджує на кожен календарний рік. Під час його складання враховуються потреби підприємства, побажання працівників та категорії осіб, які мають право на відпустку у зручний для них час.

Саме графік є основним документом, який дозволяє заздалегідь планувати як роботу підприємства, так і відпочинок працівників

Важливо пам'ятати:

1. графік доводиться до відома працівників;
2. він складається у довільній формі;
3. зміни до графіка можливі, але повинні бути належним чином оформлені.

Чи потрібна заява?

Якщо працівник іде у відпустку саме у строки, визначені графіком, законодавство не зобов'язує його писати заяву. Підставою для оформлення наказу буде графік відпусток та повідомлення працівника.

Крок 2. Повідомлення працівника.

Роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 14 календарних днів до її початку. Ця вимога діє і під час воєнного стану.

Форма повідомлення законодавством не встановлена, тому підприємство може використовувати:

1. окреме письмове повідомлення;
2. службову записку;
3. електронний документ;
4. корпоративну систему документообігу;
5. інший спосіб, що підтверджує факт ознайомлення працівника.

Крок 3. Заява працівника – коли вона необхідна.

Найпоширеніша помилка кадровиків – вимагати заяву завжди. Насправді вона потрібна лише у випадках, коли:

1. працівник просить надати відпустку не за графіком;
2. необхідно перенести дату відпустки;
3. відпустка продовжується;
4. працівник бажає поділити щорічну відпустку на частини;
5. виникли інші зміни щодо вже затвердженого графіка.

Якщо ж працівник використовує відпустку відповідно до затвердженого графіка, заява не є обов'язковою

Крок 4. Видання наказу.

Наступний обов'язковий документ – наказ про надання відпустки.

Його можна оформити:

1. за типовою формою № П-3;
2. або за власною формою підприємства.

У наказі необхідно зазначити:

1. прізвище, ім'я та по батькові працівника;
2. структурний підрозділ;
3. посаду;
4. вид відпустки;
5. робочий рік, за який вона надається;
6. дату початку;
7. дату закінчення;
8. кількість календарних днів;
9. підставу (графік або заява).

Працівника необхідно ознайомити з наказом під підпис

Крок 5. Виплата відпускних.

Після оформлення наказу бухгалтерія здійснює розрахунок відпускних.

Якщо відпускні не виплачено у встановлений законодавством строк, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період.

Крок 6. Відображення у табелі.

Щорічна відпустка обов'язково відображається у табелі обліку використання робочого часу.

Найчастіше застосовують такі позначення:

1. «В» або код «08» – щорічна основна відпустка;
2. «Д» або код «09» – щорічна додаткова відпустка.

Правильне табелювання впливає на облік робочого часу та оплату праці.

Крок 7. Заповнення особової картки.

У розділі V особової картки форми № П-2 обов'язково зазначаються:

1. вид відпустки;
2. період роботи;
3. дата початку;
4. дата закінчення;
5. номер наказу.

Не слід забувати заповнювати ці відомості і щодо внутрішніх сумісників.

Коли відпустку необхідно перенести або продовжити

Законодавство передбачає низку випадків, коли щорічна відпустка переноситься або продовжується.

До них належать:

1. тимчасова непрацездатність працівника;
2. несвоєчасне письмове повідомлення про початок відпустки;
3. несвоєчасна виплата відпускних;
4. збіг із відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами;
5. збіг із навчальною відпусткою.

Поділ щорічної відпустки: важливий нюанс

За бажанням працівника щорічну відпустку можна поділити на частини.

Проте є важлива умова: одна з частин має становити не менше 14 календарних днів. При цьому саме ця безперервна частина повинна належати одному робочому року. Останні роз'яснення Держпраці підтверджують, що не можна «складати» 14 днів із різних робочих років – це буде порушенням вимог законодавства.

Чек-лист кадровика

Перед оформленням щорічної відпустки перевірте, чи виконано всі необхідні дії:

1. відпустка передбачена графіком;
2. працівника повідомлено за 14 календарних днів;
3. отримано заяву (якщо вона потрібна);
4. видано наказ;
5. нараховано та виплачено відпускні;
6. зроблено відмітку у табелі;
7. внесено запис до особової картки.

Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради

Мінікурси на тему:

Чи можна надавати щорічну відпустку по 1 – 2 дні та тільки у вихідні

Які відпустки потрібно використати до кінця 2026 року, чи можна скоротити тривалість

Якщо відпустка йде за відпусткою: як не заплутатися в наказах і заявах

Статті на тему:

Поділ щорічної відпустки на частини: чи можна менше ніж 14 днів, з вихідного дня, за які робочі роки

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ