- Документування: перший крок до безпеки
- Поштове листування як головний доказ роботодавця
- Фінансовий аспект: що робити з грошима
- Висновок
Трудове законодавство формується на основі захисту прав найманого працівника. Навіть в умовах воєнного стану, коли деякі процедури спрощені Законом України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), вимоги Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) непорушні.
Стаття 47 КЗпП зобов'язує роботодавця саме в день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми, а також видати трудову книжку (якщо вона зберігалася на підприємстві). Невиконання цієї норми тягне за собою ризик застосування положень ст. 117 КЗпП – виплати середнього заробітку за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Тому діяти потрібно швидко і виключно в правовому полі.
Документування: перший крок до безпеки
Коли в останній робочий день працівник не вийшов на роботу, перше, що потрібно зробити – це зафіксувати факт його фізичної відсутності. У кожнім разі кадровику потрібні паперові докази.
Рекомендується скласти Акт про відсутність працівника на робочому місці. Документ складається у довільній формі, але має бути підписаний щонайменше трьома працівниками (наприклад, безпосереднім керівником, фахівцем відділу кадрів та ще одним колегою). У табелі обліку робочого часу за цей день обов'язково ставиться відповідна відмітка – найчастіше це «НЗ» (неявка з нез'ясованих причин). Якщо відомо про хворобу то звісно ж проставляємо «ТН» (тимчасова непрацездатність) – це можна перевірити у кабінеті страхувальника де буде електронний листок непрацездатності.
Поштове листування як головний доказ роботодавця
Якщо вручити документи особисто неможливо, ви завжди можете направити їх поштою.
Важливо: всі дії мають відбуватись саме в день звільнення
Вам необхідно скласти офіційний лист на ім'я працівника. У ньому слід чітко зазначити, що трудові відносини припинено, і попросити його з'явитися до відділу кадрів для отримання копії наказу, повідомлення про суми та трудової книжки, а також для одержання остаточного розрахунку при звільненні (якщо виплата зарплати відбувається готівкою в касі – про це докладніше далі).
Якщо працівник не може приїхати, він може надати письмову згоду на пересилання трудової книжки поштою на вказану ним адресу. Нагадаю, що п.4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 категорично забороняє відправляти цей документ без письмової згоди власника).
Цей лист потрібно надіслати рекомендованим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. Відправити його слід на всі відомі вам адреси: як за місцем реєстрації (прописки), так і за місцем фактичного проживання. Поштова квитанція та опис вкладення з датою відправки, яка збігається з датою звільнення, стане вашим аргументом у суді в разі виникнення спору.
Фінансовий аспект: що робити з грошима
Не менш важливим є питання виплат. Відповідно до статті 116 КЗпП, усі суми, що належать працівникові, мають бути виплачені в день звільнення. Якщо зарплата перераховується на банківську картку, тут проблем немає, бухгалтерія просто робить переказ.
Але якщо компанія виплачує гроші готівкою через касу, ситуація ускладнюється. У такому разі кошти депонують. Закон каже: якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Тобто, поки працівник не звернувся з такою вимогою, вини підприємства у затримці виплати немає.
Висновок
Відсутність працівника на робочому місці в день звільнення вимагає від кадровика суворого дотримання встановлених процедур. Тому, не бажано відкладати оформлення звільнення в очікуванні подальшої явки працівника. Своєчасне складання акта про неявку та направлення працівнику рекомендованого листа з повідомленням про необхідність отримання документів звільняють роботодавця від відповідальності за затримку їх видачі. Належне документальне фіксування кожного етапу процедури стає головною гарантією захисту інтересів роботодавця у випадку виникнення трудових спорів.
Анастасія БУЛУЙ, консультант з ведення військового обліку, редактор kadroland
Статті та консультації на тему:
Алгоритм дій роботодавця у день звільнення
Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси
Звільнення в суботу, неділю чи свято: законно чи ні? Алгоритм дій роботодавця
Що робити, якщо виплачено аванс, а працівник звільняється: який порядок повернення коштів
Борги працівника при звільненні: законні механізми утримання підзвітних сум та авансів
