Наказ про потребу у підвищенні кваліфікацій до 01.10: залишився місяць для видання

1. До 1 жовтня визначаємо потребу в навчанні
2. Щодо кого видається наказ до 01.10
3. Алгоритм визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за ВО
4. Як організувати навчання
5. Як оформити наказ про визначення потреби
6. Що перевіряють ТЦК та які фінансові ризики
7. Висновки

До 1 жовтня визначаємо потребу в навчанні

Кінець літа – а отже, час готуватися до осінніх дедлайнів. До 1 жовтня всі підприємства, які ведуть військовий облік, мають визначити потребу в підвищенні кваліфікації осіб, відповідальних за його ведення, відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

А це означає, що є рівно місяць, щоб перевірити документи відповідальних осіб, з’ясувати, чи проходили підвищення кваліфікації на виконання Порядку № 1487, визначити потребу в навчанні та оформити відповідний наказ.

І тут важливий нюанс: навчання відповідальні особи проходять не рідше ніж раз на п’ять років (за програмою Генштабу, з видачею сертифіката держзразка), а потребу в ньому підприємство визначає щороку.

Тож під час перевірки ТЦК важливо мати не лише сертифікат про навчання, а й накази про щорічне визначення потреби в підвищенні кваліфікації.

Щодо кого видається наказ до 01.10

Потребу у підвищенні кваліфікації або її відсутність зазначають у наказі. Така вимога випливає з п. 72 Порядку №1487.

Наказ про потребу у підвищенні кваліфікації видають щодо працівника, відповідального за ведення військового обліку (інспектора з кадрів, бухгалтера, що займається кадрами, директора або юриста з функціоналом кадрового обліку). Тож, якщо у вас на підприємстві ведення військового обліку покладено саме на відповідального за ВО, то саме щодо нього й видається наказ до 01.10.

Залежно від кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів веденням військового обліку може займатися інспектор з військового обліку, у такому разі наказ видається щодо нього.

Окремо є питання щодо осіб, які тимчасово виконують обов’язки з ведення ВО (так звані «дублери»). Зауважимо, що Порядок № 1487 взагалі не передбачає призначення «дублерів». Проте, якщо він тривалий період (визначається суб’єктивно) виконує обов’язки з ведення ВО на підприємстві (наприклад, на період відпустки до 3 років «основного» відповідального за ВО), то у такому разі безпечно, щоб він отримав сертифікат про проходження курсів з підвищення кваліфікації. А тому й наказ про потребу у підвищенні кваліфікації таким «дублером» видати потрібно.

Алгоритм визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за ВО

Щоб визначити потребу в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік, дійте за таким алгоритмом:

1. Визначте відповідальну особу. З’ясуйте, на кого покладено обов’язки з ведення військового обліку.

2. Перевірте документ про навчання. Перегляньте особову справу та встановіть, коли та де працівник проходив навчання, і чи є його документ чинним.

3. Визначте потребу в навчанні, якщо вона є. Якщо працівник не проходив навчання або документ втрачає чинність, зазначте в наказі потребу в підвищенні кваліфікації та заплануйте навчання. Зразок наказу тут.

4. Вкажіть реальний строк навчання. Не зазначайте дату, якої фактично не вдасться дотриматися. Адже якщо в наказі вказати навчання у серпні, а у жовтні прийде перевірка ТЦК і сертифіката ще не буде, інспектори можуть запитати, чому працівник не пройшов навчання у визначений строк.

Формально п’ятирічний строк для першого навчання відраховують від 5 січня 2023 року, коли набув чинності Порядок № 1487, тож він спливає на початку 2028 року. Однак з огляду на практику перевірок ТЦК, якщо працівник веде військовий облік з 2023 року і досі не проходив навчання, доцільно його вже запланувати.

5. Вкажіть про відсутність потреби у підвищенні кваліфікації, якщо навчання пройдено. Якщо ж працівник пройшов навчання нещодавно або має чинний сертифікат, у наказі зазначають, що потреба у підвищенні кваліфікації відсутня у зв’язку з наявністю чинного документа, та наводять його реквізити. Зразок наказу тут.

Увага! Обов’язково до 30 вересня включно на підприємстві має бути виданий наказ – незалежно від того, є потреба в підвищенні кваліфікації чи немає

Як організувати навчання

Якщо потребу у навчанні визначено, роботодавець обирає ліцензований заклад освіти, який проводить навчання за програмою, погодженою з Генеральним штабом Збройних Сил України, та узгоджує з працівником графік навчання, якщо воно відбувається в робочий час.

До речі, одним із таких закладів є Національний університет «Київський авіаційний інститут». Кадроленд співпрацює з Університетом у питаннях підвищення кваліфікації відповідальних за військовий облік. Тож пройти навчання та отримати сертифікат державного зразка можна на нашій платформі – навчання триває два місяці.

Важливо! Після завершення навчання копію нового сертифіката долучають до особової справи

Як оформити наказ про визначення потреби

Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації оформлюють за Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). У наказі зазначають повну назву підприємства, код ЄДРПОУ, дату, місце видання та реєстраційний номер. Назву документа можна сформулювати так:

«Про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку».

У преамбулі зазначають посилання на п. 12 Порядку № 1487.

Далі текст наказу залежить від результату перевірки на наявність сертифіката щодо підвищення кваліфікації з ведення військового обліку.

Якщо потреба в навчанні є – зазначають про це у наказі та доручають відповідальній особі опрацювати пропозиції навчальних закладів, визначити строки навчання й організувати укладення договору.

Якщо потреби немає – зазначають причину, наприклад наявність у працівника чинного документа про підвищення кваліфікації.

З наказом обов’язково ознайомлюють під підпис відповідальних осіб, яких він стосується

Що перевіряють ТЦК та які фінансові ризики

Під час перевірки стану військового обліку представники ТЦК перевіряють не лише наказ про призначення відповідальної особи, наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації та чинний сертифікат про навчання, а й системність ведення військового обліку.

Зокрема, вони можуть перевірити, чи визначало підприємство потребу в підвищенні кваліфікації у попередні роки. Тож станом на сьогодні мають бути оформлені відповідні накази за 2023, 2024 та 2025 роки. Й додається наказ за 2026 рік.

Порушення у веденні військового обліку, в тому числі невиконання вимоги щодо визначення потреби в підвищенні кваліфікації, можуть призвести до притягнення до штрафу у розмірі від 34 000 до 59 500 грн (ч. 3 ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, далі – КУпАП).

В одній з наших публікацій ми повідомляли, що ТЦК штрафує відповідальних осіб за відсутність підвищення кваліфікації. І хоч на нашу думку такі штрафи є неправомірними, в судовому реєстрі можна побачити чимало судових справ.

Наводимо також позицію одного з розробників Порядку №1487 стосовно застосування штрафів за відсутність документа про підвищення кваліфікації.

Висновки

1. Потребу в підвищенні кваліфікації відповідальних за військовий облік визначають щороку – до 1 жовтня.
2. Навчання відповідальна особа проходить не рідше ніж один раз на п’ять років, тому перевірте чинність її документа про підвищення кваліфікації.
3. Якщо навчання потрібне, зафіксуйте це в наказі та заплануйте його на реальний строк. Якщо чинний сертифікат уже є – зазначте в наказі, що потреби в навчанні немає. Станом на 2026 рік на підприємстві мають бути накази про визначення потреби за 2023, 2024 та 2025 роки, а ще додається за 2026 рік.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (потреби не має)

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Наказ про припинення та покладання обов’язків із ведення військового обліку (переведення)

Наказ про виконання обов’язків з ведення військового обліку в порядку суміщення

Інструменти кадровика:

Конструктор: Положення про ведення військового обліку

Мінікурс на тему:

Відповідальний за військовий облік: кого та як призначити, якщо ніхто не згоден

Статті на тему:

Заступник відповідального за військовий облік: чи треба підвищувати кваліфікацію

Приколи нашого ТЦК (ч.7): оновлення наказу про призначення відповідального кожні 3 роки

Чи потрібен наказ про призначення відповідального за ВО на 2026 рік