Професії від Kadroland.Academy

Розбіжності між наказом і табелем обліку робочого часу: алгоритм виправлення

Якщо наказ і табель суперечать один одному, не слід автоматично виправляти відомості у табелі, хоч власне саме наказ і є документом-підставою для заповнення табеля. Спочатку потрібно встановити, який із документів не відповідає фактичним обставинам. Розглянемо алгоритм перевірки і покажемо, як оформити виправлення

2

23

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


  1. Наказ і табель не збігаються: який документ виправляти
  2. Як знайти першопричину розбіжності між наказом і табелем
  3. Приклади виправлення помилок
  4. Висновки


Наказ і табель не збігаються: який документ виправляти


У наказі у вас буде зафіксоване рішення роботодавця щодо надання відпустки, відрядження, зміну режиму роботи тощо. Табель обліку використання робочого часу своєю чергою відображає фактично відпрацьований час та періоди відсутності працівника.


Як зазначено у ст. 30 Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи.


Орієнтиром для ведення табеля вже майже 20 років залишається типова форма № П-5, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (далі – Наказ № 489). Водночас підприємство може застосовувати власну форму табеля, яка повинна забезпечувати достовірний облік робочого часу.


І як ми вже сказали на початку, хоча власне саме наказ є документом-підставою для заповнення табеля, далеко не завжди змін потребує саме табель. Виправляти потрібно саме той документ, у якому припущено помилки і який не відповідає фактичним обставинам справи.


Як знайти першопричину розбіжності між наказом і табелем


Перевірку доцільно проводити в такій послідовності:


  1. Зіставити заяву працівника, графік роботи, листок непрацездатності, посвідчення про відрядження, доповідну записку або інший документ, на підставі якого видано наказ.
  2. Перевірити дати, тривалість і формулювання наказу.
  3. З’ясувати фактичні обставини (ключова перевірка): чи працював працівник, перебував у відпустці, хворів або був відсутній з іншої причини.
  4. Порівняти підтверджені відомості з позначеннями та кількістю годин у табелі.
  5. Виправити дані залежно від фактичних обставин:
  6. якщо наказ відповідає заяві та фактичним обставинам, а неправильна позначка є лише в табелі, коригуємо відомості саме у табелі;
  7. якщо помилку допущено в наказі, спочатку видають наказ про внесення змін.
  8. Привести у відповідність усі залежні документи та розрахунки

Увага! Не можна змінювати дату або зміст уже підписаного наказу шляхом підчищення, закреслення чи заміни сторінки. Розпорядчий документ змінюють новим розпорядчим документом. Це передбачають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5

Приклади виправлення помилок

Приклад виправлення помилки в табелі

Наказом від 05.08.2026 №118/к/тм працівниці надано щорічну основну відпустку з 10 по 16 серпня 2026 року тривалістю сім календарних днів. Працівниця весь зазначений період перебувала у відпустці, але за 12 серпня у табелі помилково проставлено «Р» та 8 відпрацьованих годин.


Наказ та фактичні обставини збігаються, тому першопричиною розбіжності є помилка під час табелювання. Запис за 12 серпня потрібно виправити так:


  1. дата – 12.08.2026;
  2. помилковий запис – «Р» або «01», 8 годин;
  3. правильний запис – «В» або «08», кількість годин не зазначають.


У паперовому табелі неправильний запис закреслюють однією рискою так, щоб його можна було прочитати, й вносять правильний. Біля виправлення зазначають «Виправлено», дату виправлення та підписи осіб.

Такий порядок випливає з Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). В електронному табелі виправлення вносять зі збереженням попередньої інформації, дати зміни та відомостей, які дають змогу ідентифікувати відповідальних осіб.


Якщо на підставі помилкового складеного табеля вже нарахували зарплату, виправлений документ потрібно передати бухгалтерії для перерахунку.

Приклад виправлення дати відпустки у наказі

У заяві працівниця Титаренко О.К. просила надати відпустку з 11 до 17 серпня 2026 року і фактично перебувала у відпустці в ці дати. Проте в наказі від 05.08.2026 № 118/к/тм через технічну помилку зазначили період із 10 до 16 серпня.


У цьому випадку табель відображає фактичні обставини, а помилка міститься в наказі. Виправлення можна оформити так, як продемонстровано на малюнку нижче.


Після видання такого наказу в табелі залишають фактичні відомості: 10 серпня – робота з відповідною кількістю годин, 11–17 серпня – щорічна відпустка з позначенням «В» або «08». Перерахунок відпускних тут не вимагається, але якби заява на відпустку була з 1 вересня, а у наказі помилково було зазначено що працівниця у відпустці з 31 серпня – бухгалтерії довелося б повністю переобчислити відпускні.

Зразок наказу

Висновки


  1. Спочатку потрібно встановити фактичні обставини та знайти документ, який став першопричиною помилки.
  2. Якщо помилково заповнений табель, його виправляють на підставі правильного наказу та підтвердних документів.
  3. Підписаний наказ не виправляють вручну. Зміни до нього оформлюють новим наказом.
  4. Після виправлення кадрових документів потрібно перевірити, чи не виникла потреба в перерахунку зарплатних виплат.


Шаблони та зразки документів:


Табель обліку використання робочого часу


Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Документи з військового обліку & ТОП 3 кадрові документи – табель, положення про відпустки, ПВТР: готові зразки та поради»

Золота колекція «Документи з військового обліку & ТОП 3 кадрові документи – табель, П-2, трудова книжка: готові зразки та поради»


Статті на тему:


Табель обліку використання робочого часу: важливі акценти

Коригування Табеля обліку робочого часу: ТОП 5 ситуацій

Використання позначень під час заповнення табеля обліку робочого часу: робочі ситуації

Заповнюємо Табель: ТОП-7 нестандартних ситуацій

ВН

Експерт

Віктор Нагорний

Експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування

2

23

1

12

2

33

1

24

16

1567

5

140

2

2242

5

14437

1

181

2

179

4

276

2

291

3

312

3

297

2

81

5

274

6

37

3

277

4

223

4

121