Працівник не виходить на роботу і не відповідає: прогул чи припинення трудового договору

1. Ризик неоформлення припинення трудових відносин
2. Що робити кадровику з першого дня неявки
3. Коли відсутність на роботі є прогулом
4. Коли можна припинити трудовий договір через відсутність понад чотири місяці
5. Висновки

Ризик неоформлення припинення трудових відносин

Ризик неоформленого припинення трудових відносин ілюструє рішення Дніпровського районного суду міста Кам’янського Дніпропетровської області від 23.07.2026 у справі № 209/2358/26 (далі – справа № 209/2358/26).

Працівника прийняли на роботу 01.03.2019. За його твердженням, із 01.08.2019 після подання заяви про звільнення він фактично припинив працювати: трудові обов’язки не виконував і зарплату не отримував. За даними ОК-5 та ОК-7, зарплату йому нараховували до липня 2019 року, а з серпня нарахування припинили. Проте звільнення роботодавець не оформив.

Через майже сім років, 03.04.2026, працівник направив на адресу роботодавця в ЄДР заяву про звільнення за власним бажанням за ст. 38 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Лист повернувся через закінчення строку зберігання. Тоді працівник звернувся до суду: просив визнати трудові відносини припиненими з 01.08.2019, а якщо суд не погодиться – з 17.04.2026, після спливу двотижневого строку з дня направлення заяви.

Суд визначив датою припинення трудових відносин 17.04.2026. Тобто фактичне припинення роботи і нарахування зарплати саме по собі трудових відносин не припинило. І хоча це висновок за обставин конкретної справи, у якій роботодавець не отримував кореспонденцію за зареєстрованою адресою, а не загальне правило відліку строку від дати відправлення заяви, не виключено що суди саме так визнаватимуть дату припинення трудових відносин. У цій справі працівником не було заявлено фінансових вимог, але за інших обставин роботодавцеві цілком можливо довелося б понести додаткові витрати (а не лише сплатити судовий збір).

Варто зазначити, що належне оформлення припинення трудового договору важливе для обох сторін:

1. для працівника неврегульовані трудові відносини можуть ускладнити підтвердження відсутності роботи та набуття статусу безробітного (ст. 43 Закону України від 05.07.2012 № 5067-VI «Про зайнятість населення»), працевлаштування за основним місцем роботи;
2. для роботодавця – створити ризик спорів щодо дати звільнення та належних виплат. З припиненням договору пов’язані обов’язки видати документи про звільнення, провести остаточний розрахунок і виплатити компенсацію за невикористані дні відпусток (ст. 47 КЗпП, ст. 83 КЗпП, ст. 116 КЗпП). Якщо роботодавець із власної вини порушить строки розрахунку, за умовами ст. 117 КЗпП це може обернутися додатковою виплатою середнього заробітку за час затримки, але не більш як за шість місяців.

Отже, далі говоримо про те, як уникнути подібних ситуацій.

Що робити кадровику з першого дня неявки

Поки причина відсутності невідома, називати неявку прогулом передчасно. У типовій формі табеля обліку використання робочого часу № П-5 для неявок з нез’ясованих причин передбачено код «НЗ» («28»). Факт відсутності доцільно зафіксувати актом, доповідною запискою або іншим внутрішнім документом.

Одночасно варто спробувати з’ясувати причину: зателефонувати працівнику, написати на відомі контакти чи електронну пошту, за потреби направити листа за відомою адресою. Підтвердження таких спроб доцільно зберігати.

Також варто враховувати особливості комунікації під час воєнного стану передбачені ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Так під час воєнного стану сторони мають забезпечувати можливість комунікації та невідкладно, у строк не більше 10 календарних днів, повідомляти про зміну контактних даних. Якщо сторона не оновила контакти, повідомлення за останніми відомими даними вважається належним. Також враховуйте положення ч. 4 ст. 7 Закону № 2136:

Коли відсутність на роботі є прогулом

За п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП трудовий договір може бути розірваний у разі прогулу, у тому числі відсутності на роботі понад три години протягом робочого дня без поважних причин. Отже, одного факту неявки недостатньо: значення має і причина відсутності.

Звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням. До його застосування ст. 149 КЗпП зобов’язує роботодавця зажадати від працівника письмові пояснення. Отримані пояснення та обставини відсутності потрібно оцінити й лише після цього розв'язувати питання про наявність підстав для звільнення за прогул. Відсутність відповіді сама по собі не доводить неповажності причин неявки. Водночас спроби отримати пояснення та інші докази слід документувати.

Стягнення можна застосувати не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, не враховуючи часу тимчасової непрацездатності чи відпустки, та не пізніше шести місяців із дня його вчинення (ст. 148 КЗпП). За одне порушення допускається лише одне стягнення, яке оголошують наказом і повідомляють працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП).

Увага! Під час воєнного стану відсутнього працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій, не можна звільнити за прогул (ч. 3 ст. 5 Закону № 2136). Також потрібно перевірити гарантії за ст. 184 КЗпП та ст. 186-1 КЗпП і особливості погодження звільнення працівників, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136)

Коли можна припинити трудовий договір через відсутність понад чотири місяці

Для тривалої нез’ясованої відсутності закон передбачає окрему підставу – п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Трудовий договір може бути припинений, якщо понад чотири місяці поспіль одночасно відсутні працівник на роботі та інформація про причини його відсутності.

Це не прогул! Роботодавець не встановлює, поважна причина чи ні, оскільки вона йому взагалі невідома. Йдеться про самостійну підставу припинення трудового договору за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Важливо: самої чотиримісячної відсутності недостатньо. Наприклад, працівника немає п’ятий місяць, але роботодавець отримав від нього повідомлення про причини відсутності. У такому випадку одна з умов п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП відсутня: інформація про причину у роботодавця є

Так, Верховний Суд у постанові від 09.07.2025 у справі № 635/12429/23 визнав незаконним звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП працівника, якому роботодавець сам надав відпустку без збереження зарплати, адже роботодавець знав причину його відсутності.

Отже, якщо працівник зник з горизонту роботодавця, кадровику варто послідовно документувати неявку, відображати нез’ясовану відсутність у табелі, намагатися встановити причину та зберігати підтвердження спроб зв’язку. Якщо причина стане відома, потрібно оцінити поважність причини, строки та законодавчі заборони звільнення за прогул. Якщо понад чотири місяці немає ні працівника, ні інформації про причини його відсутності, можна розглядати припинення трудового договору за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Справа № 209/2358/26 добре показує ризик іншого підходу: працівник може фактично давно не працювати, але без належного оформлення трудові відносини юридично не припиняються.

Висновки

1. Неявка працівника та відсутність зв’язку з ним не означають автоматично прогул. Але радимо фіксувати таку відсутність, намагатися з’ясувати її причини та зберігати докази спроб зв’язатися з працівником.
2. Звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП потребує підтвердження відсутності без поважних причин, дотримання дисциплінарної процедури, строків і законодавчих гарантій. Саме лише ненадання пояснень не доводить неповажності причин неявки.
3. Припинити трудовий договір за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП можна, якщо понад чотири місяці поспіль одночасно відсутні і працівник на роботі, і інформація про причини його відсутності. Якщо роботодавцю відомі ці причини, застосовувати цю підставу не можна.

Шаблони та зразки документів:

Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці (прогул)

Наказ про звільнення за прогул

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку відсутністю працівника на роботі понад чотири місяці

Читайте більше:

Звільнення працівників: ТОП-5 (не)стандартних ситуацій

Працівник не виходить на роботу і не відповідає: прогул чи припинення трудового договору

Наказ про звільнення за прогул

Звільнення за прогул: детальна інструкція для роботодавців

Звільнення за прогул: коли допустиме під час воєнного стану

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку відсутністю працівника на роботі понад чотири місяці