Електронний лікарняний: дії та функції кадровика
Насправді заочна підготовка до роботи з лікарняними в кадровика розпочинається ще на етапі прийняття працівника на роботу, оскільки він заповнює, зокрема в розділі 1 особової картки П-2, пункт 7, в якому йдеться про стаж роботи.
Нагадаю, згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати, окрім іншого:
- трудову книжку (у разі наявності);
- або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Саме з вищезазначеного, кадровик і рахує страховий стаж працівника.
Поговоримо про дії кадровика, коли на порталі ПФУ з’являється електронний лікарняний працівника. Умовно, можна сформувати такий алгоритм:
1. Перевірка наявності електронного лікарняного на порталі ПФУ
Е-лікарняні для перегляду роботодавцями доступні відразу після їх відкриття. Одразу звертайте увагу на категорію лікарняного:
- вагітність та пологи;
- всі інші…
Річ у тім, що листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати відкриття листка непрацездатності. Таким чином, після спливу семи днів з дати відкриття, його можна брати на опрацювання (п. 1 розд. ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234, далі – Порядок № 1234). В той час, як усі інші лікарняні вважаються виданими через сім днів після дати закриття листка непрацездатності та набувають статусу «готовий до сплати (виданий)» (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234).
2. Визначення, чи це первинний лікарняний, чи продовження
Щоб визначити чи це первинний листок непрацездатності, чи продовження, кадровику слід звертати увагу на номер листка непрацездатності. Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:
- номер випадку непрацездатності;
- порядковий номер листка непрацездатності;
- номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового листка, а при створенні листка як продовження номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).
Номер складається з трьох частин та 19 або більше знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. Він генерується у такому форматі:
- номер випадку непрацездатності;
- порядковий номер листка непрацездатності;
- номер його версії.
3. Табелювання відсутності працівника у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю
Сьогодні єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу, є наказ Держкомстату від 05.12.2008 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» № 489 (далі – Наказ № 489). Цей документ затверджує типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Відповідно до запропонованих кодів, для відображення перебування на лікарняному застосовують:
- ТН (або 26) – для відображення оплачуваної тимчасової непрацездатності;
- НН (або 27) – для відображення неоплачуваної тимчасової непрацездатності у випадках, передбачених законодавством.
Табелювати може табельник (якщо є на підприємстві), керівник структурного підрозділу, де працює працівник, або ж кадровик підприємства.
4. Визначення страхового стажу працівника
Розмір допомоги з тимчасової втрати працездатності залежить від страхового стажу. Автор, під час роботи з лікарняними, поділяє стаж на два види:
- загальний страховий стаж;
- «спеціальний» страховий стаж (стаж за останні 12 місяців).
Нагадуємо, згідно зі ст. 17 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105), допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:
1) 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;
2) 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;
3) 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;
4) 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років.
І щодо так званого «спеціального» стажу. Якщо ж у працівника страховий стаж за попередні 12 місяців перед настанням страхового випадку нараховує менш ніж 6 місяців, він має право на страхові виплати відповідно до цього Закону в таких розмірах:
1) допомога по тимчасовій непрацездатності – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку;
2) допомога по вагітності та пологах – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ст. 12 Закону № 1105).
5. Уточнення відомостей про пільги у працівника
Кадровик має також звернути особливу увагу на пільги працівника, які надають право на допомогу з тимчасової втрати працездатності в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
Право на допомогу в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) мають право:
- застраховані особи, віднесені до 1-3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
- один з батьків або особа, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи;
- ветерани війни (в тому числі працівники, які мають статус УБД), постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
- особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України від 23.03.2000 № 1584-III «Про жертви нацистських переслідувань»;
- донори, які мають право на пільгу, передбачену статтею 20 Закону України від 30.09.2020 №931-IX «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»;
- особи, реабілітовані відповідно до Закону України від 17.04.1991 №962-XII «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу (ст. 17 Закону № 1105).
6. Обрахунок днів для оплати
Кадровик має підрахувати кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті.
Якщо мова йде про «загальне» захворювання, то згідно зі ст. 15 Закону № 1105, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується ПФУ з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності.
Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, здійснюється за рахунок коштів роботодавця згідно з нормами зазначеними в Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440 (далі – Порядок № 440).
Таким чином, якщо тривалість непрацездатності не перевищує 5 днів, то всі дні оплачують за рахунок роботодавця (за сумісництвом в тому числі). А якщо тривалість непрацездатності понад 5 днів, або ж непрацездатність у зв’язку з вагітністю та пологами, то оплата вже буде за рахунок ПФУ.
7. Визначення статусу е-лікарняного
Листок непрацездатності може мати такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений». Щоб ефективно працювати з листком непрацездатності, потрібно розуміти, що означає кожен такий статус.
«Закритий» – це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За електронними лікарняними з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати:
- закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних по тимчасовій непрацездатності;
- відкриття (початок строку дії медичного висновку) – для лікарняних по вагітності та пологах.
Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни.
«Готово до сплати» – статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. За електронними лікарняними з таким статусом, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду.
«Помилково сформований» – статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати за такими електронними лікарняними не проводяться.
«Недійсний» – такий статус має е-лікарняний, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним.
Як зрозуміло з уже вищезгаданої інформації, кадровик починає безпосередньо роботу з окремим лікарняним після того, як той набуває статусу – «Готово до сплати»
8. Перевірка причини непрацездатності
В електронному лікарняному зазначається причина тимчасової втрати працездатності, від якої залежить, зокрема, фінансування від ПФУ.
Категорії медичних висновків відповідають причинам непрацездатності. І ці причини непрацездатності мають свої «коди», згідно з Порядком № 1234.
Висновки
Отже, умовно роботу з лікарняним на підприємстві можна поділити на такі етапи:
- працівник повідомив про відкриття е-лікарняного;
- табельник (кадровик) зазначає в табелі обліку викристання робочого часу відсутність працівника;
- кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи;
- уповноважений із соціального страхування передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення;
- бухгалтерія розраховує лікарняний і надає заяву-розрахунок до ПФУ .
Галина КАЗНАЧЕЙ, незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці
Стаття на тему:
Оформлення лікарняних: що має знати кадровик
Відео на тему:
Оформлення лікарняних: строки & рішення про (не)оплату
Як заповнити заяву-розрахунок для лікарняних на веб-порталі ПФУ
Шаблони та зразки документів:
Протокол засідання комісії соцстраху щодо е-лікарняних
Журнал обліку листків непрацездатності
Повідомлення про відмову у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (суміснику)