Електронні лікарняні: покрокове оформлення з позиції кадровика

Яка роль кадровика та який алгоритм роботи з електронними лікарняними, детально розглянемо у статті

0

3577


Електронний лікарняний: дії та функції кадровика


Насправді заочна підготовка до роботи з лікарняними в кадровика розпочинається ще на етапі прийняття працівника на роботу, оскільки він заповнює, зокрема в розділі 1 особової картки П-2, пункт 7, в якому йдеться про стаж роботи.


Нагадаю, згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі КЗпП), при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати, окрім іншого:


  1. трудову книжку (у разі наявності);
  2. або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.


Саме з вищезазначеного, кадровик і рахує страховий стаж працівника.


Поговоримо про дії кадровика, коли на порталі ПФУ з’являється електронний лікарняний працівника. Умовно, можна сформувати такий алгоритм:


1. Перевірка наявності електронного лікарняного на порталі ПФУ


Е-лікарняні для перегляду роботодавцями доступні відразу після їх відкриття. Одразу звертайте увагу на категорію лікарняного:


  1. вагітність та пологи;
  2. всі інші…


Річ у тім, що листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати відкриття листка непрацездатності. Таким чином, після спливу семи днів з дати відкриття, його можна брати на опрацювання (п. 1 розд. ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234, далі – Порядок № 1234). В той час, як усі інші лікарняні вважаються виданими через сім днів після дати закриття листка непрацездатності та набувають статусу «готовий до сплати (виданий)» (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234).


2. Визначення, чи це первинний лікарняний, чи продовження


Щоб визначити чи це первинний листок непрацездатності, чи продовження, кадровику слід звертати увагу на номер листка непрацездатності. Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:


  1. номер випадку непрацездатності;
  2. порядковий номер листка непрацездатності;
  3. номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового листка, а при створенні листка як продовження номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).


Номер складається з трьох частин та 19 або більше знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. Він генерується у такому форматі:


  1. номер випадку непрацездатності;
  2. порядковий номер листка непрацездатності;
  3. номер його версії.
Увага, сумісники! Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах за основним місцем роботи та за сумісництвом. Особливістю е-лікарняних сумісників є те, що в роботодавців за сумісництвом відображається не е-лікарняний безпосередньо, а його цифрова копія. Копія відрізняється від оригінального документа порядковим номером, який додається до унікального номера е-лікарняного після знаку крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо в працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (2 і далі)

3. Табелювання відсутності працівника у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю


Сьогодні єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу, є наказ Держкомстату від 05.12.2008 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» № 489 (далі Наказ № 489). Цей документ затверджує типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Відповідно до запропонованих кодів, для відображення перебування на лікарняному застосовують:


  1. ТН (або 26) – для відображення оплачуваної тимчасової непрацездатності;
  2. НН (або 27) – для відображення неоплачуваної тимчасової непрацездатності у випадках, передбачених законодавством.


Табелювати може табельник (якщо є на підприємстві), керівник структурного підрозділу, де працює працівник, або ж кадровик підприємства.


4. Визначення страхового стажу працівника


Розмір допомоги з тимчасової втрати працездатності залежить від страхового стажу. Автор, під час роботи з лікарняними, поділяє стаж на два види:


  1. загальний страховий стаж;
  2. «спеціальний» страховий стаж (стаж за останні 12 місяців).


Нагадуємо, згідно зі ст. 17 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105), допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:


1) 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;

2) 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;

3) 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;

4) 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років.


І щодо так званого «спеціального» стажу. Якщо ж у працівника страховий стаж за попередні 12 місяців перед настанням страхового випадку нараховує менш ніж 6 місяців, він має право на страхові виплати відповідно до цього Закону в таких розмірах:


1) допомога по тимчасовій непрацездатності – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку;

2) допомога по вагітності та пологах – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ст. 12 Закону № 1105).


5. Уточнення відомостей про пільги у працівника


Кадровик має також звернути особливу увагу на пільги працівника, які надають право на допомогу з тимчасової втрати працездатності в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.


Право на допомогу в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) мають право:


  1. застраховані особи, віднесені до 1-3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
  2. один з батьків або особа, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи;
  3.  ветерани війни (в тому числі працівники, які мають статус УБД), постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
  4. особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України від 23.03.2000 № 1584-III «Про жертви нацистських переслідувань»;
  5.  донори, які мають право на пільгу, передбачену статтею 20 Закону України від 30.09.2020 №931-IX «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»;
  6. особи, реабілітовані відповідно до Закону України від 17.04.1991 №962-XII «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу (ст. 17 Закону № 1105).


6. Обрахунок днів для оплати


Кадровик має підрахувати кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті.

Якщо мова йде про «загальне» захворювання, то згідно зі ст. 15 Закону № 1105, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується ПФУ з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності.


Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, здійснюється за рахунок коштів роботодавця згідно з нормами зазначеними в Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440 (далі Порядок № 440).


Таким чином, якщо тривалість непрацездатності не перевищує 5 днів, то всі дні оплачують за рахунок роботодавця (за сумісництвом в тому числі). А якщо тривалість непрацездатності понад 5 днів, або ж непрацездатність у зв’язку з вагітністю та пологами, то оплата вже буде за рахунок ПФУ.

Про кількість днів непрацездатності кадровик має повідомити до бухгалтерії

7. Визначення статусу е-лікарняного


Листок непрацездатності може мати такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений». Щоб ефективно працювати з листком непрацездатності, потрібно розуміти, що означає кожен такий статус.


«Закритий» це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За електронними лікарняними з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати:


  1. закриття (закінчення строку дії медичного висновку) для лікарняних по тимчасовій непрацездатності;
  2. відкриття (початок строку дії медичного висновку) для лікарняних по вагітності та пологах. 


Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни. 


«Готово до сплати» статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. За електронними лікарняними з таким статусом, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду.


«Помилково сформований» статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати за такими електронними лікарняними не проводяться.


«Недійсний» такий статус має е-лікарняний, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним.


Як зрозуміло з уже вищезгаданої інформації, кадровик починає безпосередньо роботу з окремим лікарняним після того, як той набуває статусу – «Готово до сплати»


8. Перевірка причини непрацездатності


В електронному лікарняному зазначається причина тимчасової втрати працездатності, від якої залежить, зокрема, фінансування від ПФУ.


Категорії медичних висновків відповідають причинам непрацездатності. І ці причини непрацездатності мають свої «коди», згідно з Порядком № 1234.


Висновки


Отже, умовно роботу з лікарняним на підприємстві можна поділити на такі етапи:


  1. працівник повідомив про відкриття е-лікарняного;
  2. табельник (кадровик) зазначає в табелі обліку викристання робочого часу відсутність працівника;
  3. кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи;
  4. уповноважений із соціального страхування передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення;
  5. бухгалтерія розраховує лікарняний і надає заяву-розрахунок до ПФУ .


Галина КАЗНАЧЕЙ, незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці


Стаття на тему:


Оформлення лікарняних: що має знати кадровик


Відео на тему:


Оформлення лікарняних: строки & рішення про (не)оплату

Як заповнити заяву-розрахунок для лікарняних на веб-порталі ПФУ


Шаблони та зразки документів:


Протокол засідання комісії соцстраху щодо е-лікарняних

Наказ про призначення відповідальної особи за отримання інформації з електронного реєстру листків непрацездатності

Журнал обліку листків непрацездатності

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (суміснику)

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасовою втратою працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)

Наказ про прийняття рішення щодо відмови у призначенні застрахованій особі страхової виплати (вихід на роботу під час лікарняного)

Довідка для розрахунку лікарняних

0

3577