Як направити працівника у відрядження: правила та документальне оформлення

Що таке відрядження та чим регламентуються

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи, за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства, п. 1 розділу I Інструкції № 59.

Службові відрядження поділяються на два види:

1. відрядження в межах території України (так звані – внутрішні);
2. відрядження за кордон.

Правила для цих видів відряджень відрізняються в деяких моментах.

Основні нормативні документи, які регламентують питання відряджень працівників, це:

1. Кодекс законів про працю України (ст. 121, 176, 177, 186¹), далі — КЗпП. У цих нормах закріплені основні трудові гарантії для працівників, яких відправляють у відрядження;
2. Податковий кодекс України (пп. 170.9.1–170.9.4), далі — ПКУ. У зазначених нормах міститься перелік витрат, які можуть бути компенсовані працівнику без утримання ПДФО та військового збору (далі – ВЗ), а також випадки та строки подання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт;
3. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). Інструкція детально прописує правила оформлення відряджень.

Для комерційних підприємств та фізособ-підприємців, що мають найманих працівників, такого нормативного документа, який би детально регламентував питання відряджень, немає. Тому такі суб’єкти господарювання можуть використовувати Інструкцію № 59 як рекомендацію та орієнтир для розроблення своїх внутрішніх документів, що стосуються відряджень. Такими документами можуть бути або наказ про організацію відряджень, або Положення про відрядження.

Наша рекомендація.Радимо роботодавцям, особливо тим, на яких не розповсюджується дія Інструкції № 59, розробити та затвердити Положення про відрядження, де прописати всі важливі деталі.

У такому положенні варто прописати, зокрема, такі моменти:

1. розміри добових, що підлягають виплаті відрядженим працівникам;
2. правила компенсації витрат, здійснених працівником у відрядженні, а також правила їх документального підтвердження (які саме документи та в якому вигляді повинен подати працівник для компенсації його витрат). Також у положенні можливо встановити обмеження для працівників на витрати (наприклад, щодо виду транспорту та категорії готелів, у яких має право зупинятися працівник тощо);
3. порядок видачі авансу та повернення невикористаного залишку після прибуття працівника з відрядження;
4. порядок та строки подання Звіту.

Також зазначимо, що деякі моменти, що стосуються гарантійних та компенсаційних виплат відрядженим працівникам прописуються в колективному договорі (ч. 2 ст. 97 КЗпП). Якщо ж колективний договір на підприємстві не укладено, роботодавець зобов'язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а в разі його відсутності – з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Гарантії для працівників, що відбувають у відрядження

Відповідно вимог ст. 121 КЗпП працівники, яких відправляють у відрядження, мають право на такі гарантії та компенсації:

1. За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

2. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:

1. добові за час перебування у відрядженні;
2. вартість проїзду до місця призначення і назад;
3. витрати з оренди житла.

3. За період знаходження у відрядженні, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, причому розмір такої оплати праці не може бути нижчим за середній заробіток.

4. Працівники мають право на відшкодування витрат у зв'язку зі службовими відрядженнями.

Чи обов’язково виплачувати працівнику аванс перед відрядженням, та чи можна в наказі про відрядження вказати, що всі суми (добові, витрати на транспорт та житло) будуть виплачені працівнику після завершення відрядження?

Так, аванс потрібно виплачувати обов’язково.

Про це вказано в ст. 121 КЗпП, де зазначено, що «працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються…». Тобто, добові, вартість проїзду та суми на оплату житла мають бути виплачені до початку відрядження.

Також, обов’язок роботодавця виплатити аванс передбачений п. 4 розд. I Інструкції № 59: підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

Тому, вказувати в наказі про відрядження, що ці виплати будуть здійснені після завершення відрядження, буде неправомірним. А згідно ч. 1 ст. 9 КЗпП умови трудових договорів, які погіршують становище працівників порівняно із законодавством України про працю, є недійсними.

Розмір добових

Для бюджетних установ суми добових для відряджень визначені в додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — постанова № 98).

Комерційні підприємства та ФОПи самостійно визначають розмір добових для відряджень, та закріплюють його у своїх внутрішніх документах: колдоговорі, Положенні про відрядження, наказі тощо.

Для визначення розміру добових, підприємствам слід ураховувати норми пп. 170.9.1 ПКУ, який встановлює граничний розмір добових, що не оподатковується ПДФО та військовим збором. Такий розмір добових встановлений:

1. для відряджень у межах території України — не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2024 році цей розмір складає 710 грн);
2. для закордонних відряджень — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

На комерційному підприємстві може бути встановлена виплата добових у сумі, що перевищує вказані в пп. 170.9.1 ПКУ показники, але тоді різниця буде оподатковуватися ПДФО та військовим збором (див. також роз’яснення ДПС).

Кого не можна відправляти у відрядження

При відправленні працівника у відрядження, роботодавець повинен пам’ятати, що деяких працівників не можна відправляти у відрядження, а деяких – тільки за їхньою згодою.

Так, заборонено відправляти у відрядження (ст. 176, 186¹ КЗпП):

1. вагітних жінок;
2. жінок, що мають дітей віком до трьох років;
3. батьків, які виховують дітей віком до 3 років без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
4. опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів дитини віком до 3 років.

Відправляти у відрядження тільки за згодою працівника можливо такі категорії працівників (ст. 176, 186¹ КЗпП):

1. жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років, або дитину з інвалідністю;
2. батьків, які виховують дітей віком від 3 до 14 років без матері, у т. ч. у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі (ст. 186¹ КЗпП);
3. опікунів/піклувальників, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів дитини віком від 3 до 14 років.

Отже, якщо ваш працівник, якого ви відправляєте у відрядження, належить до такої категорії, отримайте від нього письмову згоду. Вона може бути оформлена, наприклад, у вигляді заяви.

Чи є обмеження строків відрядження

Обмеження строків відрядження встановлено тільки для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Роботодавці зазначених категорій повинні дотримуватися п. 6 Постанови № 98, згідно з яким строк одного відрядження визначається керівником, але не може перевищувати:

1. в межах України 30 календарних днів;
2. за кордон – 60 календарних днів.

Але, в цьому ж пункті є виключення, коли відрядження може бути більшої тривалості.

Для комерційних підприємств та ФОПів обмеження відряджень законодавством не встановлене, але таке обмеження, за бажанням, роботодавець може встановити у своїх внутрішніх документах.

Документальне оформлення

Розглянемо, які документи необхідно оформити для фіксації відрядження.

1. Видання наказу. Основний документ, який оформлюється в разі направлення працівника у відрядження – це наказ про направлення у відрядження. Складається такий наказ у довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів наказу, в ньому слід вказати:

1. прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника, якого відправляють у службове відрядження;
2. назву населеного пункту, та назву підприємства чи об’єкту, куди направляють працівника;
3. цілі відрядження;
4. строк відрядження із зазначенням дати початку й закінчення;
5. розмір добових;
6. інші моменти.

2. Складення звіту. Складання звіту передбачено пп. 170.9.4 ПКУ. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), складається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання». Цим же наказом затверджений порядок складання Звіту.

Звіт обов’язково складається тільки у двох випадках:

1. за наявності сум, що підлягають обкладенню ПДФО та військовим збором (далі – ВЗ) згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ;
2. у разі витрачання готівки, у тому числі знятої з особистої або корпоративної платіжної картки, понад суму добових витрат.

Строк подання Звіту – до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому працівник завершив відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Крім Звіту, який підтверджує витрати працівника у відрядженні, внутрішніми документами роботодавця може бути передбачено складання працівником звіту про виконання завдань у відрядженні. Цей документ не є обов’язковим, однак на практиці його використовують роботодавці, адже він важливий для внутрішнього контролю працівників, а також може допомогти обґрунтувати зв’язок відрядження з діяльністю підприємства та відсутність у працівника додаткового блага.

3. Оформлення табеля обліку робочого часу. У табелі обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489) час знаходження працівника у відрядженні позначають буквеним кодом «ВД», або цифровим кодом «07».

Висновки

1. При направленні працівників у відрядження, роботодавці повинні дотримуватися правил, встановлених КЗпП. А Інструкція № 59 обов’язкова тільки для держорганів та бюджетних підприємств, установ та організацій. Інші роботодавці застосовують її за бажанням.
2. Роботодавцям доцільно розробити та затвердити Положення про відрядження, або іншій внутрішній документ, в якому закріпити всі важливі моменти, що стосуються відряджень.
3. Забезпечення працівника авансом до початку відрядження – важливий обов’язок роботодавця.
4. Деякі категорії працівників не можуть бути відправлені у відрядження, а деякі – тільки за їхньою згодою.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Положення про відрядження

Наказ про затвердження Положення про відрядження працівників

Наказ про встановлення розміру добових витрат при відрядженнях у 2024 році

Наказ про службове відрядження

Наказ про скасування відрядження

Наказ про службове відрядження на власному автомобілі працівника

Довідка про підтвердження перебування за місцем відрядження

Наказ про відкликання із службового відрядження

Наказ про відрядження у вихідний день з оплатою у подвійному розмірі

Згода про направлення у відрядження

Наказ про відрядження у вихідний день

Посвідчення про відрядження

Відеокурс на тему:

Відрядження: кадрове оформлення