Як відкликати працівника зі щорічної відпустки

Нормативне підґрунтя відкликання з відпустки

В деяких випадках працівника можуть відкликати із відпустки. Така можливість передбачена статтею 79 КЗпП та ст. 12 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі - Закону про відпустки).

«Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог частини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки».

Нагадуємо, що до щорічних відпусток відносять (ст. 4 Закону про відпустки):

1. основну відпустку;
2. додаткову відпустку за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
3. додаткову відпустку за особливий характер праці;
4. інші додаткові відпустки, передбачені законодавством — за вислугу років держслужбовцям, посадовим особам ОМС тощо.

Відкликання його з інших відпусток законодавством не передбачено.

З яких відпусток не можна відкликати

Не можна відкликати із таких відпусток:

1. соціальних (відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустка у зв'язку з усиновленням дитини, додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, відпустка при народженні дитини);
2. навчальних;
3. творчих;
4. додаткових відпусток УБД або працівникам-чорнобильцям;
5. відпусток без збереження зарплати.

Випадки відкликання із відпустки

Роботодавець може відкликати із щорічної відпустки тільки у певних випадках:

1. для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
2. для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства;
3. та в інших випадках, передбачених законодавством.

Цей перелік випадків, коли працівника можуть відкликати із щорічної відпустки є вичерпним. Тому відкликати його для інших цілей, наприклад, для здачі звіту, закриття місяця тощо, не можна.

Умови відкликання з відпустки

Щоб не порушити трудове законодавство потрібно дотримуватись основним правил (умов) відкликання працівника із відпустки.

Правило 1. Відкликають тільки із щорічних відпусток.

Правило 2. Відкликають у разі настання форс-мажорних обставин.

Правило 3. Має бути згода працівника.

Тобто якщо є підстави для відкликання працівника із щорічної відпустки, але він не згоден, то притягнути такого працівника до дисциплінарної відповідальності не можна.

Проте в окремих випадках згода працівника не потрібна. Але тільки, наприклад, для держслужбовців. Для виконання невідкладних завдань держслужбовця можуть відкликати зі щорічної відпустки на підставі ст. 60 Закон України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу». Держслужбовців, які обіймають посади категорії «А», відкликають із відпустки на підставі рішення суб’єкта призначення, а держслужбовців, які обіймають посади категорій «Б» і «В», — за наказом/розпорядженням керівника держслужби.

Порядок відкликання держслужбовців із щорічних відпусток затвердив КМУ постановою від 25.03.2016 № 230. Підставою для відкликання державного службовця із щорічної відпустки є необхідність виконання невідкладного завдання, про яке не було і не могло бути відомо під час надання щорічної відпустки, за умови неможливості виконання такого завдання іншою уповноваженою на це особою.

Правило 4. Основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) становить не менше 14 календарних днів.

Тобто, якщо працівник на дату відкликання використав, наприклад, 12 днів відпустки, то з цього правила виходить, що у разі його відкликання не буде додержана норма неподільної частини відпустки не менше 14 днів (24-12=12).

Правило 5. Невикористані дні відпустки через відкликання мають бути:

1. надані працівнику після закінчення дії причин, з яких працівника відкликали з відпустки, або
2. за згодою сторін перенесені на інший період із додержанням вимог ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки.

Ця норма передбачає, що невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку. Але майте на увазі, що з 19.07.2022 в період дії воєнного стану ця норма не застосовується.

Отже, перенести невикористану частину відпустки можна й на більш тривалий термін, якщо в цьому є потреба. При цьому у разі перенесення щорічної відпустки новий строк її надання встановлюють за погодженням між працівником і роботодавцем. Цей момент слід зафіксувати в наказі, а якщо оформлюєте окремий документ на згоду, то в ньому працівник може одразу вказати, як вчинити з невикористаними днями відпустки.

Правило 6. Оплатити працю працівника, відкликаного з відпустки, потрібно з урахуванням суми відпускних за невикористану частину відпустки ( ч. 8 ст. 79 КЗпП, ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).

Це правило стосується більш бухгалтерів. Проте слід знати, що у разі відкликання з відпустки потрібно:

1. нарахувати працівнику заробітну плату за час фактичної роботи,
2. та провести перерахунок відпускних.

Оформлення відкликання з відпустки

Наведемо покроковий алгоритм оформлення відкликання працівника з відпустки у разі виникнення форс-мажорних обставин.

Крок 1. Доповідна записка безпосереднього керівника. Така записка обов'язково має містити обґрунтування відкликання. Зразок такої доповідної записки тут.

Крок 2. Згода працівника. Законодавчих вимог до оформлення згоди не передбачено. Бажано, щоб згода була в окремо складеному документі. Наприклад, працівник може вказати: «На відкликання із щорічної відпустки з ____згоден». Нагадую, що керівник держоргану має право відкликати держслужбовця без його згоди на це. Тобто цей крок не актуальний для сфери держслужби.

Це не передбачено ст. 79 КЗпП та ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки. Така згода потрібна у разі перенесення на інший період щорічної відпустки за ініціативою роботодавця, якщо надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році. Але такої вимоги не має у разі відкликання працівника з щорічної відпустки.

Як було згадано раніше – не можна відкликати працівника із щорічної відпустки у зв’язку з виробничою потребою. Тому формулювання причини відкликання в преамбулі наказу, наприклад: «…У зв’язку з виробничою необхідністю» — це помилка.

У преамбулі наказу зазначайте конкретні форс-мажорні обставини, що відповідають підставам, переліченим у частині третій статті 12 Закону про відпустки (див. мал. 1).

Мал. 1. Зразок наказу про відкликання із щорічної відпустки

Крок 4. Вносимо зміни до графіка відпусток. Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки до графіка відпусток обов’язково включають тільки щорічні відпустки. Оскільки відкликати можуть саме зі щорічної відпустки, то тоді необхідно внести зміни до графіка відпусток. Нагадуємо, що до цього графіка дозволено вносити зміни (лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15). Механізм внесення змін до графіка не затверджений, тому допустимі такі варіанти:

1. перший – це внести зміни в сам графік відпусток. Зміни до графіка відпусток, як і сам графік відпусток, затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
2. другий спосіб - внести запис в спеціальну графу «Примітки» графіку відпусток.

Крок 5. Вносимо інформацію про відкликання з відпустки до розділу 5 особової картки П-5. Цю інформацію вносимо таким чином:

1. однією рискою акуратно закреслити попередній запис про кількість днів та дату закінчення відпустки;
2. поряд або ж нижче у відповідних графах зазначити фактичну кількість наданих днів та дати закінчення відпусток;
3. навпроти нової дати у графі «Підстава, наказ №» зазначити номер і дату наказу про відкликання з відпустки.

Зразок таких змін в розділі 5 особової картки на мал. 2.

Мал. 2. Зразок особової картки у разі відкликання працівника з щорічної відпустки

Крок 6. Заповнення Табеля обліку використання робочого часу. Дні, коли працівник перебував у щорічній основній відпустці, позначають кодом «В» або цифровим «08» (основна щорічна відпустка); у щорічній додатковій відпустці — кодом «Д» або цифровим «09» (щорічна додаткова відпустка). Робочі дні позначають кодом «Р» або цифровим «01». Тож у разі відкликання працівника із щорічної відпустки табель заповнюємо наступним чином:

1. якщо Табель ще не закрито, то в ньому треба позначити дні, коли працівник почав виконувати свої посадові обов’язки як робочі;
2. якщо Табель уже закрито, необхідно оформити коригуючий Табель, де відобразити дні, які стали для працівника робочими.

Відповідальність за порушення правил відкликання з відпустки

Порушення, пов’язані з відкликанням працівників з відпустки, слід розцінювати як порушення інших вимог трудового законодавства, за що може бути накладено:

1. штраф на роботодавця в розмірі 1 МЗП (ст. 265 КЗпП);
2. адмінштраф на посадових осіб підприємства від 510,00 до 1700,00 грн (ст. 41 КпАП).

Висновки

1. Відкликати можна тільки із щорічних відпусток.
2. Роботодавець може відкликати з відпустки працівника, але лише у законодавчо обумовлених випадках.
3. Необхідна згода працівника (недержслужбовця) на відкликання із щорічної відпустки

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland