Оформлення працівників для виїзної торгівлі у 2025 році

1. Наслідки роботи без оформлення
2. Визначаємося з оформленням працівника
3. Процедура оформлення на роботу
4. Звільнення «строкового» працівника
5. Висновки

Наслідки роботи без оформлення

Не слід допускати людей до роботи в весняно-літній сезон без офіційного оформлення. Податкова неодноразово у своїх роз'ясненнях вказувала, що під час фактичних перевірок вони перевіряють оформлення працівників. І ці перевірки ДПС проводять достатньо часто. У них є право перевіряти оформлення трудових відносин із працівниками. Так, відповідно до пп. 75.1.3 Податкового кодексу України предметом перевірки може бути, зокрема, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору та оформлення трудових відносин із працівниками.

Контролери складуть акт перевірки, який передадуть до Держпраці. В свою чергу, Держпраці розгляне справу про накладення штрафу за ст. 265 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Держпраці також може перевірити роботодавця на наявність неоформлених трудових відносин із працівниками. Для цього потрібна підстава – звернення фізособи до Держпраці з приводу порушення її прав, наприклад, відмови роботодавця оформити з нею трудові відносини.

Варто зазначити, що підстави для проведення позапланових перевірок органами Держпраці під час воєнного стану викладені в ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Зауважте, що Держпраці має право проводити виключно позапланові перевірки. Зараз у Держпраці немає повноважень здійснювати планові перевірки.

Визначаємося з оформленням працівника

Оскільки персонал наймається на певний весняно-літній сезон, в такій ситуації доцільно укласти із працівниками строковий трудовий договір.

Такий трудовий договір можна укласти на будь-який термін. Законодавство не містить жодних обмежень з цього приводу. При цьому, термін дії договору може бути визначений конкретним періодом (наприклад, 3 місяці, або до певної дати тощо).

Стаття 23 КЗпП передбачає, що в строковому трудовому договорі можна вказати, що він укладається:

1. на певний строк, встановлений за погодженням сторін або
2. на час виконання певної роботи.

Трудовий договір на певний строк закінчує дію відповідно до встановленої дати або періоду, а договір, укладений на час виконання певної роботи - коли роботу буде виконано

Попереджаємо: якщо в строковому трудовому договорі не вказано строк його дії, то такий договір автоматично вважатиметься безстроковим. В такому випадку після закінчення весняно-літнього сезону ви не зможете звільнити працівника на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП – у зв'язку з закінченням строку дії трудового договору.

Процедура оформлення на роботу

У період воєнного стану роботодавець та працівник за взаємною згодою визначають форму трудового договору (ст. 2 Закону № 2136).

Якщо роботодавець і працівник хочуть, вони можуть укласти письмовий строковий трудовий договір. Але, укладати строковий трудовий договір у письмовій формі не обов’язково.

Зазначимо, що ст. 24 КЗпП визначає перелік випадків, коли письмова форма трудового договору є обов'язковою. Зокрема, коли роботодавцем є фізична особа-підприємець.

Отже, за мирних часів підприємцям-роботодавцям необхідно укладати строковий трудовий договір у письмовій формі. На юросіб-роботодавців ця вимога не поширюється.

Чи встановлюється випробування працівнику при прийнятті на роботу за строковим трудовим договором?

Під час воєнного стану діють особливі правила, встановлені спеціальним Законом №2136. Частина 2 статті 2 Закону № 2136 визначає, що при укладенні трудового договору в період воєнного стану умова про випробування працівника може встановлюватися для будь-якої категорії працівників. Таким чином, в період воєнного стану випробування може бути встановлено працівнику, оформленому за строковим трудовим договором.

Зазначимо, що в мирний період діють інші правила. У ст. 26 КЗпП наведено перелік випадків, коли при прийнятті на роботу випробування не встановлюється. Зокрема, вказано, що випробування не встановлюється для осіб, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців. Отже, якщо строк дії трудового договору менше 12 місяців, то випробування встановлювати не можна.

Розглянемо процедуру оформлення працівника покроково.

Крок 1. Працівник подає заяву та пакет документів.

У заяві радимо зазначити:

1. дату прийняття на роботу;
2. посаду;
3. строк випробування (якщо сторони домовились про це);
4. строк, на який укладається трудовий договір.

Зауважте, за необхідності такому працівнику може бути встановлений режим неповного робочого часу відповідно до правил, передбачених статтею 56 КЗпП.

До заяви додаються наступні документи, зокрема:

1. паспорт чи інший документ, що посвідчує особу;
2. паперову трудову книжку (за наявності) або інформацію про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3. у випадках, передбачених законодавством, – документ про освіту (спеціальність, кваліфікація), про стан здоров’я;
4. військово-обліковий документ (для призовників та військовозобов’язаних).

Чи обов'язково працівнику, якого приймають на роботу за умовами строкового трудового договору, пред'являти військово-обліковий документ?

Так, це необхідно. Отже, якщо ви приймаєте на роботу працівника за умовами строкового трудового договору, який належить до категорій призовників, військовозобов'язаних та резервістів, то вам слід перевірити наявність у нього військово-облікового документа та виконати інші вимоги законодавства, передбачені Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Крок 2. Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу і знайомить з ним працівника під підпис.

Як і в заяві, так і в наказі про прийняття на роботу необхідно вказати строк, на який наймається працівник.

Нагадуємо, що найменування посади (роботи) у наказі про прийняття на роботу та у трудовій книжці має відповідати формулюванням із Класифікатора професій.

Крок 3. Роботодавець повідомляє орган ДПС про прийняття нового працівника.

При прийнятті на роботу персоналу (і в тому числі за строковим трудовим договором) потрібно подати до органу ДПС повідомлення за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Таке повідомлення подається на загальних підставах, будь-яких особливостей щодо заповнення форми для цієї категорії працівників не передбачено

Крок 4. Роботодавець проводить обов'язкові інструктажі та знайомить працівника з необхідними документами.

Відповідно до статті 29 КзпП роботодавець зобов’язаний проінформувати працівника до початку роботи, зокрема:

1. про місце роботи (інформація про роботодавця, у т. ч. його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та посадові обов’язки), дату початку виконання роботи;
2. права та обов’язки, умови праці;
3. правила внутрішнього трудового розпорядку (якщо сторони передбачили, що вони поширюються на працівника) або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу та відпочинку, а також положення колективного договору (за наявності);
4. організацію професійного навчання працівників (якщо воно передбачене);
5. тривалість щорічної відпустки, умов та розмір оплати праці;
6. процедуру припинення трудового договору, якої мають дотримуватися працівник та роботодавець.

Крок 5. За бажанням працівника роботодавець вносить до його паперової трудової книжки запис про прийняття на роботу.

У трудовій книжці працівника не вказується строковий характер трудового договору (лист Мінпраці від 29.05.2007 № 126/13/133-07). Інформація про те, що трудовий договір укладено на певний строк, зазначається лише в наказі про прийняття на роботу.

Крок 6. За бажанням роботодавець може укласти договір про повну матеріальну відповідальність із працівником.

Якщо ви наймаєте працівника-продавця на весняно-літній сезон, який буде торгувати на ринку або займатися виносною торгівлею, то з таким працівником можна укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

В цьому випадку виконуються обов'язкові умови для укладання такого договору (ст. 135-1 КЗпП):

1. працівник досяг 18-річного віку;
2. посада, яку займає працівник, або роботи, що він виконує, зазначені у Переліку посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, затвердежного постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 №447/24 (далі - Перелік № 447/24) (продавець);
3. виконання обов’язків згідно з посадою, роботи за фахом має бути безпосередньо пов’язане зі збереженням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням чи застосуванням в процесі виробництва довірених працівникам цінностей (працівник буде продавати).

Зауважте, за відсутності цих умов на працівника за заподіяну ним шкоду може бути покладена лише обмежена матеріальна відповідальність (п. 8 Постанови № 14).

Звертаємо увагу, що наявність посади або роботи в Переліку № 447/24 не дає підстави для укладення договору про повну матеріальну відповідальність, якщо у змісті трудової функції працівника відсутні перелічені обов’язки (лист Мінпраці від 27.05.2008 № 146/06/186-88).

Звільнення «строкового» працівника

Після закінчення дії строкового трудового договору працівник підлягає звільненню на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП – у зв’язку із закінченням строку дії трудового договору.

Важливо зазначити, що для звільнення працівника достатньо лише наказу роботодавця, заява від самого працівника не вимагається. Роботодавець повинен видати свій наказ в останній день дії строкового договору. Важливо, щоб працівник був ознайомлений з наказом та підписав його, щоб підтвердити своє ознайомлення.

Обов'язковість наказу про звільнення обумовлена тим що завершення строку дії трудового договору не означає автоматичне звільнення працівника. Як ми вже зазначали раніше: якщо строк дії трудового договору закінчився, але працівник продовжує свою роботу, і роботодавець не заважає цьому, то трудові відносини переходять в статус безстрокових.

Зауважимо, що працівник має право звільнитися за власним бажанням. Таке звільнення оформлюється на підставі ст. 39 КЗпП – це спеціальна норма для розірвання строкового трудового договору з ініціативи працівника.

У день звільнення роботодавець зобов’язаний (статті 47, 116 КЗпП):

1. видати копію наказу (розпорядження) про звільнення;
2. видати письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні;
3. здійснити з працівником повний розрахунок;
4. на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Висновки

1. Посадовці Держпраці та ДПС можуть перевіряти оформлення трудових відносин із працівниками.
2. З працівниками на весняно-літній сезон доцільно укладати строковий трудовий договір. Під час воєнного стану не обов'язково оформлювати письмовий строковий трудовий договір.
3. В заяві працівника та наказі про прийняття на роботу важливо зазначити строк, на який укладається трудовий договір.
4. При укладенні строкового трудового договору в період воєнного стану умова про випробування працівника може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.
5. Роботодавець, якщо бажає, може укласти договір про повну матеріальну відповідальність із «строковим» працівником.
6. Після закінчення дії строкового трудового договору, працівник може бути звільнений на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП. Якщо пропустити строк, договір стане безстроковим.

Анастасія ШЕВЧЕНКО, редактор kadroland

Відео на тему:

Строковий трудовий договір: дата припинення і як зробити його безстроковим

Шаблони та зразки документів:

Наказ про прийняття на роботу за строковим трудовим договором