Оформлення мобілізації керівника
Після отримання від директора документів про призов (копія контракту, повістка, тощо) необхідно видати наказ про увільнення його від виконання службових обов’язків у зв’язку із призовом на військову службу під час мобілізації.
У штатному розписі підприємства визначається чисельність працівників за кількістю штатних одиниць для кожної передбаченої штатним розписом посади (професії), які, так само, мають бути визначені згідно з Класифікатором професій.
Неможливо виключити посаду директора зі штатного розпису, оскільки він не звільняється, а лише увільнений від виконання службових обов’язків у зв’язку з мобілізацією на певний період. На весь період увільнення за директором зберігається його робоче місце і посада.
У Табелі обліку робочого часу період відсутності мобілізованого працівника позначається літерним кодом «ІН».
Передача повноважень мобілізованого керівника
Якщо мобілізують директора, то він може сам передати свої повноваження в повному обсязі іншій особі на час своєї відсутності, якщо йому надано таке право установчими документами підприємства. Якщо ж таких прав немає, то це робить інша уповноважена особа органу управління.
Якщо це увільнення через мобілізацію керівника-єдиного учасника ТОВ, то можна прямо прописати у рішенні/протоколі про обрання нового керівника чи передачу повноважень представнику.
Коли установчими документами підприємства врегульовано, а до ЄДР включено відомості не тільки про директора, але й про особу (із зазначенням її ПІБ), яка здійснює відповідні повноваження у разі відсутності директора – підписанта, передання повноважень здійснюється на рівні наказу, відповідно до якого директор «відбуває» для проходження військової служби й одночасно призначає особу, яка виконуватиме обов’язки директора до моменту його повернення (на час його відсутності).
Якщо ж ЄДР не містить відомостей про підписанта, окрім наказу необхідно видати довіреність особі, яка буде виконувати обов’язки директора (ст. 207 ЦКУ). Без довіреності представляти інтереси підприємства у правовідносинах з третіми особами може тільки та особа, яка зазначена в ЄДР як підписант.
Якщо установчими документами підприємства директору не надано право передавати свої повноваження на час його відсутності іншій особі, необхідне рішення засновників підприємства, яке оформлюють протоколом.
Якщо у посадових інструкціях, трудових договорах працівників, які можуть тимчасово виконувати функції директора, прописано можливість виконання обов’язків директора на час його відсутності, тоді доплата за виконання обов’язків директора не проводиться. Якщо ці обов’язки не передбачені посадовою інструкцією, а працівник наказом по підприємству призначений тимчасовим виконувачем обов’язків, то йому виплачується доплата. Крім того, якщо виконання обов’язків директора y випадку його тимчасової відсутності не передбачено посадовою інструкцією працівника, то треба отримати згоду працівника на тимчасове виконання обов’язків директора.
Внесення змін до ЄДР у зв'язку із мобілізацією керівника
Внесення до ЄДР відомостей про підписанта здійснюється на підставі протоколу загальних зборів (чи рішення власника) підприємства.
Даними документами також потрібно уповноважити представника підприємства на здійснення всіх необхідних та достатніх дій для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу в порядку, встановленому діючим законодавством України, що містяться в ЄДР.
Таким представником може бути або безпосередньо керівник підприємства, або інша особа, повноваження якої мають бути підтвердженні нотаріально посвідченою довіреністю.
Включення відомостей до ЄДР про інших осіб, які, окрім директора, можуть без довіреності діяти від імені підприємства знімає багато питань, коли часу на реагування на відповідну ситуацію критично не вистачатиме.
Внесення змін до облікових даних у зв'язку із мобілізацією керівника
Підставами для внесення змін до облікових даних платників податків, зокрема є:
- інформація органів державної реєстрації;
- документально підтверджена інформація, що надається платниками податків (п. 66.1 ПКУ).
Інформація про призначення або зміну керівника/тимчасово виконуючого обов’язки керівника оновлюється в контролюючих органах на підставі відомостей, отриманих від державного реєстратора.
Якщо держреєстратор зареєтрував відповідні зміни, він повідомить податкову службу і підприємству додатково повідомляти про це не потрібно.
Якщо керівник є також особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку (тобто, на підприємстві немає окремого бухгалтера), податкову потрібно повідомити – у 10-денний строк з дня виникнення змін у облікових даних платників податків.
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник (автор) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник , шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді.
Мобілізований керівник та ЕЦП
Якщо змінюється реєстраційна інформація або інформація про підписантів, потрібно замінити електронний підпис (ЕЦП). Для цього потрібно звернутися до одного з надавачів послуги з документами, що підтверджують зміни. В іншому випадку можуть виникнути проблеми з підписанням документів ключами КЕП та поданням звітності.
При зміні підписанта компанії також необхідно проінформувати банк, надавши новий перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та підписувати платіжні інструкції в паперовій або електронній формі.Такий перелік може надавати клієнт у довільній формі, якщо банк не передбачив інше внутрішніми документами, що регламентують порядок відкриття рахунків.
Хто замінить мобілізованого керівника
При обранні нового керівника також можна укласти трудовий договір з новим керівником, підписати який може мобілізований керівник як єдиний учасник ТОВ або його уповноважений представник.
Власник може реалізувати права щодо управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи згідно зі статутом чи іншими установчими документами. Власник має право діяти в інтересах підприємства без довіреності та внутрішніх наказів (ч. 2 ст. 65 ГКУ).
Якщо функції мобілізованого директора виконуватиме власник підприємства і відомості про нього є в ЄДР окремо подавати не потрібно. Укладати трудовий договір з директором-власником не потрібно, адже відносини, які виникають у разі виконання засновником функцій директора підприємства без укладення трудового договору, є корпоративними.
Юридично засновник виконує не обов’язки директора підприємства, а лише покладені на нього певні управлінські функції.
Якщо трудовий договір відсутній, то відповідно відсутня необхідність нараховувати заробітну плату і сплачувати з неї ЄСВ, ПДФО та військовий збір.
Законодавча норма не зобов’язує власника підприємства укладати угоди із самим собою, зокрема й трудовий договір.
Оформлення виконання засновником функцій директора
У статуті підприємства слід зазначити порядок управління підприємством засновником (без оформлення з ним трудових відносин). Таке право засновника необхідно оформити рішенням загальних зборів (або рішенням єдиного засновника, якщо він один), у якому потрібно передбачити пункт, що дозволяє виконувати управління підприємством одному з його учасників.
Не потрібно видавати наказ (розпорядження) про призначення засновника на посаду директора, робити запис у трудовій книжці, вносити дані в штатний розклад.
На директора-засновника також не потрібно розробляти посадову інструкцію, оформляти службові відрядження, відпустки, платити заробітну плату, компенсувати йому витрати, оплачувати листки непрацездатності тощо.
Вікторія ВЕЛИЧКО, практикуючий консультант з питань оподаткування та бухгалтерського обліку