Працівнику підвищили зарплату: як правильно оформити документально

1. Хто ініціює підвищення зарплати
2. Які дії роботодавця у зв’язку з підвищенням окладів
3. Які документи оформлюються при підвищенні зарплати
4. Типові помилки при оформленні підвищення зарплати
5. SMARTFIN знає, як оформити підвищення без плутанини

Хто ініціює підвищення зарплати

Основні причини, через які зарплата працівника може бути підвищена:

1. З ініціативи роботодавця – у зв’язку зі зростанням мінзарплати, зміною мотиваційної політики, результатами роботи, переглядом штатного розпису або посадовими змінами.
2. На підставі подання керівника підрозділу – наприклад, за результатами атестації, виконання додаткових обов’язків або підвищення кваліфікації.
3. У разі зміни законодавства – зокрема, підвищення мінімальної зарплати або галузевих стандартів оплати праці.
4. За зверненням самого працівника.

Які дії роботодавця у зв’язку з підвищенням окладів

Підвищення окладу – це зміна в оплаті праці, про яку роботодавець зобов’язаний завчасно повідомити працівників. На це прямо вказує ч. 2 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Чітких строків для попередження саме про підвищення окладу в законодавстві немає. Але якщо планується масове підвищення зарплат – наприклад, через зміну МЗП чи штатного розпису – потрібно врахувати час на організацію всього процесу.

Рекомендуємо підготувати всі необхідні документи – накази, додаткові угоди, повідомлення працівників – щонайменше за день до дати набрання чинності змін. Це дозволить уникнути плутанини та забезпечить коректне оформлення змін у кадровій та бухгалтерській документації.

Які документи оформлюються при підвищенні зарплати

Залежно від ситуації, процес підвищення зарплати може включати один або кілька документів. Розглянемо основні з них:

1. Наказ про внесення змін до штатного розпису або про затвердження його нової редакції

Якщо підвищення зарплати пов’язане зі зміною окладу за посадою, потрібно оновити штатний розпис. Це можна зробити у два способи.

Перший. Затвердити нову редакцію штатного розпису. Цей варіант доцільний, коли:

1. змінюється кілька посад одночасно;
2. відбувається масштабне оновлення структури (наприклад, у зв’язку із реорганізацією підрозділів);
3. потрібно мати єдиний оновлений документ.

У цьому випадку видається наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції, з додатком повного документа.

Другий. Оформити наказ про внесення змін до чинного штатного розпису. Це оптимальний варіант, коли змінюється лише оклад (тарифна ставка) за однією або кількома посадами.

У наказі потрібно чітко вказати: назву підрозділу, посаду, що змінюється, старий і новий розмір окладу, дату, з якої зміни набирають чинності.

У будь-якому разі документ (оновлений штатний розпис чи зміни до нього) підписується керівником підприємства і починає діяти на підставі наказу.

2. Індивідуальний наказ про зміну розміру оплати праці

Отже, зміни до штатного розпису ми внесли. Але ж нам ще потрібно повідомити працівників про підвищення посадового окладу.

Згідно з роз'ясненням Держпраці про підвищення посадових окладів (зміну розміру чи структури заробітної плати) працівники повинні бути попереджені до запровадження нових умов оплати праці. При цьому вони зазначають, що трудове законодавство не регламентує як саме слід оформлювати та здійснювати повідомлення про покращення умов трудового договору (зокрема, підвищення посадового окладу), тому підприємство визначає це самостійно.

Це можна оформити, зокрема, індивідуальним наказом про підвищення окладу і саме із ним ознайомити працівника під підпис.

У наказі вказують:

1. ПІБ працівника;
2. посаду;
3. новий оклад (або тарифну ставку);
4. дату, з якої нова оплата набирає чинності.

Форма – довільна, відповідно до внутрішніх стандартів документообігу компанії.

Такий наказ оформлюється окремо для кожного працівника, якого стосуються зміни. Після цього працівник повинен ознайомитися з документом під підпис, щоб підтвердити, що він проінформований про нові умови.

Індивідуальні накази про зміну окладу належать до категорії кадрових документів тривалого строку зберігання.

Водночас можна обійтися й ознайомленням працівників із повідомленням про підвищення окладу.

3. Додаткова угода до трудового договору

Якщо з працівником укладено письмовий трудовий договір, будь-які зміни умов оплати праці мають бути зафіксовані юридично у вигляді додаткової угоди. У ній зазначають:

1. новий розмір посадового окладу або тарифної ставки;
2. дату, з якої зміни набирають чинності;
3. посилання на пункт договору, який змінюється.

Форма – довільна, але з обов’язковим підписом працівника і роботодавця. Після підписання додаткова угода зберігається разом із трудовим договором.

Увага! Додаткова угода не потрібна, якщо трудові відносини оформлено лише заявою та наказом про прийняття на роботу.

Типові помилки при оформленні підвищення зарплати

До типових помилок під час підвищення зарплати можна віднести:

1. підвищення окладу без належного оформлення;
2. неузгодженість штатного розпису з фактичними окладами;
3. відсутність додаткової угоди до письмового трудового договору (у разі його укладання);
4. відсутність письмового повідомлення працівника про підвищення (підпис під наказом або під повідомленням щодо ознайомлення).

SMARTFIN знає, як оформити підвищення без плутанини

Змінили оклад? SMARTFIN допоможе оформити все правильно й відповідно до законодавства.

1. Всього кілька кліків – і система фіксує зміну окладу.
2. Нова сума автоматично підтягнеться до нарахування зарплати.
3. Усі необхідні кадрові документи оформлюються за секунди – із передбаченим автозаповненням.

Вам більше не потрібно тримати все в голові – SMARTFIN подбає про точність і відповідність оформлення.

Підвищення зарплати – це не квест. Це ще одна рутинна дія, яку ми автоматизували для вас. Спробуйте автоматизацію від SMARTFIN самостійно!

Реєструйтесь і отримайте тестовий (безкоштовний) доступ до понад 30 функцій сервісу: від автоматичного нарахування зарплати до формування об’єднаної звітності

Долучайтеся до SMARTFIN — і працюйте спокійно, точно й без рутини.

Джерело: SMARTFIN.UA