Як зазначає ПФУ, фізична особа, тобто працівник, може подати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ через персональний кабінет на вебпорталі ПФУ або особисто звернутися до сервісного центру ПФУ. Або це може зробити роботодавець, який подає відомості про трудову діяльність працівника через кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Це передбачено п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.
Відповідно до ч. 2 п. 4 Порядку № 11-1 зараз існує два способи передачі відомостей із паперової трудової книжки до ПФУ:
- сканується паперова трудова книжка і через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ завантажуються скан-копії паперової трудової книжки;
- через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ відтворюються записи із паперової трудової книжки в «ручному режимі», тобто кожний запис вноситься окремо прямо у відповідному кабінеті. Тобто відбувається процес оцифрування. При цьому до таких оцифрованих записів додатково завантажуються скан-копії документів, на підставі яких внесено відповідний запис (скан-копії наказів про прийняття, звільнення, переведення, дипломів тощо).
Як завантажити скан-копії трудової книжки через вебпортал ПФУ, дивіться відеоінструкцію.
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:
- повинні бути кольоровими та чіткими;
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Разом з трудовою книжкою додаються скановані документи, що підтверджують страховий стаж:
- документи про здобуття освіти;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток;
- інші документи, які підтверджують періоди роботи, – у разі необхідності.
Нагадаємо, що до 10 червня 2026 року відомості з паперової трудової книжки мають бути передані до Пенсійного фонду (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).
Джерело: ПФУ