
Діловодство
27.08.2025
Реєстрація кадрових наказів: як виправити помилки
Як правильно реєструвати кадрові накази, якщо попередній бухгалтер використовував позначення «к» для всіх наказів, чи потрібно це виправляти зараз, починаючи з січня 2025 року, коли я стала директором?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Використання лише літерного індексу «к» для реєстрації кадрових наказів не відповідає чинним нормативним вимогам. Усі кадрові накази мають реєструватися у різних журналах залежно від строку їх зберігання.
Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5600+ шаблонів, які завжди під рукою!
Відповідно до статті 16б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5), накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років), зокрема, включають:
- накази про всі види відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- накази про відпустки щодо догляду за дитиною;
- накази про відпустки за власний рахунок;
- накази про довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років) включають:
- накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.
Реєстрація наказів має здійснюватися у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання (тимчасові та тривалі).
Згідно з п. 5 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), реєстраційний індекс кадрових наказів складається з порядкового номера у межах календарного року. Для розрізнення груп наказів додається літерний індекс, який розробляється установою. Наприклад:
- для наказів тривалого строку зберігання – №5/к/тр;
- для наказів тимчасового строку зберігання – №5/к/тм.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, як передбачено п. 5.11 ДСТУ 4163:2020.
Щодо виправлення Вашої ситуації з реєстрацією наказів, доцільно залишити існуючу систему реєстрації до закінчення календарного року. З нового року необхідно впровадити реєстрацію наказів у журналах відповідно до рекомендацій ДСТУ та строків зберігання, передбачених Переліком №578/5.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Види та класифікація наказів підприємства
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Три способи реєстрації наказів
Спільний наказ двох підприємств одного рівня: як оформити належним чином
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
Бронювання
24.10.2026
Протягом 10 днів переглянуть критерії критичності: кому доведеться підтверджувати статус
Міністерства та ОВА мають протягом 10 днів переглянути критерії критичності підприємств. При цьому раніше наданий статус автоматично не скасовуватимуть. Але чи всім підприємствам вдасться зберегти критичність?

Військовий облік
23.10.2026
З 22:00 23 жовтня в «Резерв+» не оформити окремі відстрочки: які послуги призупинять
З 22:00 23 жовтня через технічні роботи в системах Мін’юсту в «Резерв+» тимчасово не можна буде оформити окремі види відстрочок. Коли відновлять роботу сервісів і що потрібно знати тим, хто вже має оформлену відстрочку?

Бронювання
23.10.2026
Зміни у бронюванні працівників ухвалено 23.10.2026: що зміниться для роботодавців
Уряд фіналізував зміни до системи бронювання працівників. Квота для бізнесу залишилася на рівні 50% без зміни бази розрахунку, усі чинні статуси збережуться. Що ще передбачають оновлені правила та якою буде роль Координаційного центру? Чекаємо на текст постанови

Бронювання
23.10.2026
Бронювання, анулювання та військовий облік: які ще послуги «Дії» не працюватимуть до 26 жовтня
З 22:00 23 жовтня до ранку 26 жовтня через технічні роботи в державних реєстрах частина послуг у «Дії» та ЦНАПах буде тимчасово недоступна. Обмеження торкнуться й військового обліку та бронювання працівників. Повний перелік послуг, якими не можна скористатися на вихідних – далі

Відповідальність / Перевірки
23.10.2026
Укриття перевірятимуть щомісяця: у Раді готують нові правила
Законопроєкт №15397 пропонує нові правила утримання та контролю за укриттями в умовах воєнного стану. Серед змін – щомісячні перевірки, заборона використання готових укриттів не за призначенням та встановлення камер відеоспостереження

Робочий час
23.10.2026
Нові дати в календарі: чи отримають працівники вихідні 31 жовтня та 16 листопада
У Верховній Раді зареєстрували проєкти постанов про запровадження Дня Біблії 31 жовтня та Дня медіатора 16 листопада. Чи передбачають нові пам’ятні дати додаткові вихідні для працівників і чи зміниться календар робочих днів – далі

Військовий облік
23.10.2026
Чи залишати собі копію супровідного листа та витяги зі Списків, які надсилаємо на звіряння до ТЦК
До ТЦК працівника направляємо 2 екземпляри витягів. Один нам має повернутися з відміткою про звіряння. А чи залишати для себе ще один екземпляр супровідного листа та витягів зі списків, які надсилаємо до ТЦК на звіряння? Щоб було підтвердження, що ви їх подавали.

Військовий облік
23.10.2026
Немає нового указу про мобілізацію: чи продовжать відстрочку через ЦНАП до 28.01.2027
Міноборони вже автоматично продовжує частину відстрочок до 28 січня 2027 року. Однак не всі ЦНАПи приймають документи на продовження. Розбираємося, чи може відсутність нового указу бути причиною для відмови

Соціальне страхування / Пенсії
23.10.2026
Як оскаржити відмову в призначенні пенсії та перевірити її розрахунок
Відмова у призначенні пенсії, незарахований стаж або спірний розрахунок виплат можуть стати підставою для оскарження рішення ПФУ. Розглянемо типові пенсійні спори, способи підтвердження стажу та можливості правничої допомоги

Охорона праці
23.10.2026
В Україні обмежили доступ сторонніх до укриттів у закладах освіти: нові правила з 21.10
Уряд оновив правила використання укриттів у закладах освіти. Тепер для одночасного укриття дітей та інших категорій населення потрібне рішення уповноважених органів, а керівники й засновники шкіл мають забезпечити розмежування зон, безпеку та окремі умови перебування дітей

Військовий облік
23.10.2026
Автоматично повернули на військовий облік: Верховний Суд відмовив Кабміну зупинити рішення, що далі
Верховний Суд відкрив касаційне провадження у справі щодо пунктів 17 та 17-1 Постанови №932, через які на військовий облік автоматично взяли осіб, раніше виключених через непридатність. Водночас Кабміну відмовили в зупиненні дії та виконання рішення апеляційного суду. Що це означає?

Бронювання
23.10.2026
Бронювання працівників: чи потрібен чинний висновок ВЛК
Роботодавці нерідко вимагають від працівників пройти ВЛК перед бронюванням. Однак чи є чинний висновок ВЛК обов’язковою умовою бронювання та чи допоможе проходження комісії зняти розшук ТЦК? Адвокат Дар’я Тарасенко пояснила, що передбачає законодавство

Прийняття
23.10.2026
Прийняття на роботу за основним місцем роботи: заява + наказ
Трудовий договір може бути укладений в усній формі, а його оформлення підтверджується заявою працівника та наказом про прийняття на роботу. Дізнайтеся, які документи необхідно подати при працевлаштуванні та як правильно оформити наказ про прийняття.

Охорона праці
23.10.2026
Кабмін запустив експеримент зі швидкого зведення посилених укриттів: до проєкту можуть долучитися підприємства
Кабмін визначив механізм швидкого зведення посилених укриттів із готових конструкцій для захисту населення під час воєнного стану. До реалізації експериментального проєкту можуть долучатися суб’єкти господарювання та інші юридичні особи









