👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Використання лише літерного індексу «к» для реєстрації кадрових наказів не відповідає чинним нормативним вимогам. Усі кадрові накази мають реєструватися у різних журналах залежно від строку їх зберігання.
Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5600+ шаблонів, які завжди під рукою!
Відповідно до статті 16б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5), накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років), зокрема, включають:
- накази про всі види відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- накази про відпустки щодо догляду за дитиною;
- накази про відпустки за власний рахунок;
- накази про довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років) включають:
- накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.
Реєстрація наказів має здійснюватися у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання (тимчасові та тривалі).
Згідно з п. 5 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), реєстраційний індекс кадрових наказів складається з порядкового номера у межах календарного року. Для розрізнення груп наказів додається літерний індекс, який розробляється установою. Наприклад:
- для наказів тривалого строку зберігання – №5/к/тр;
- для наказів тимчасового строку зберігання – №5/к/тм.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, як передбачено п. 5.11 ДСТУ 4163:2020.
Щодо виправлення Вашої ситуації з реєстрацією наказів, доцільно залишити існуючу систему реєстрації до закінчення календарного року. З нового року необхідно впровадити реєстрацію наказів у журналах відповідно до рекомендацій ДСТУ та строків зберігання, передбачених Переліком №578/5.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Види та класифікація наказів підприємства
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Три способи реєстрації наказів
Спільний наказ двох підприємств одного рівня: як оформити належним чином
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство