
Діловодство
27.08.2025
Реєстрація кадрових наказів: як виправити помилки
Як правильно реєструвати кадрові накази, якщо попередній бухгалтер використовував позначення «к» для всіх наказів, чи потрібно це виправляти зараз, починаючи з січня 2025 року, коли я стала директором?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Використання лише літерного індексу «к» для реєстрації кадрових наказів не відповідає чинним нормативним вимогам. Усі кадрові накази мають реєструватися у різних журналах залежно від строку їх зберігання.
Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5600+ шаблонів, які завжди під рукою!
Відповідно до статті 16б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5), накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років), зокрема, включають:
- накази про всі види відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- накази про відпустки щодо догляду за дитиною;
- накази про відпустки за власний рахунок;
- накази про довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років) включають:
- накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.
Реєстрація наказів має здійснюватися у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання (тимчасові та тривалі).
Згідно з п. 5 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), реєстраційний індекс кадрових наказів складається з порядкового номера у межах календарного року. Для розрізнення груп наказів додається літерний індекс, який розробляється установою. Наприклад:
- для наказів тривалого строку зберігання – №5/к/тр;
- для наказів тимчасового строку зберігання – №5/к/тм.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, як передбачено п. 5.11 ДСТУ 4163:2020.
Щодо виправлення Вашої ситуації з реєстрацією наказів, доцільно залишити існуючу систему реєстрації до закінчення календарного року. З нового року необхідно впровадити реєстрацію наказів у журналах відповідно до рекомендацій ДСТУ та строків зберігання, передбачених Переліком №578/5.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Види та класифікація наказів підприємства
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Три способи реєстрації наказів
Спільний наказ двох підприємств одного рівня: як оформити належним чином
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
Робочий час
09.09.2026
З 9:00 до 20:00 замість 18:00: чи можна назвати це ненормованим робочим днем
Ненормований робочий день не означає, що працівник може щодня працювати на кілька годин довше без дотримання правил надурочної роботи. Держпраці пояснила, де проходить межа між ненормованим робочим днем і надурочною роботою та яка компенсація належить працівнику

Соціальне страхування / Пенсії
09.09.2026
Відпустка до 3 років не підтверджується даними ПФУ: як зарахувати її до стажу
Період відпустки для догляду за дитиною до трьох років не відображається ані в трудовій книжці, ані у відомостях Реєстру застрахованих осіб. ПФУ пояснив, який документ роботодавця допоможе підтвердити цей період і зарахувати його до страхового стажу

Звільнення
09.09.2026
Звільнення вагітної працівниці та працівниці з дитиною: заборони, винятки й алгоритм дій
Звільнення вагітної працівниці або працівниці з дитиною залежить не лише від її статусу, а й від підстави припинення трудового договору. Розберемо коли звільнення заборонене, коли допускається та в яких випадках роботодавець зобов’язаний працевлаштувати жінку. Наведемо чіткі алгоритми для кадровиків та бухгалтерів

Інше
08.09.2026
Нові правила під час повітряної тривоги: що зміниться з 10 вересня
З 00:00 10 вересня у Києві запроваджують новий порядок реагування на різні рівні загроз. У «Київ Цифровий» уже працюють сповіщення про рівні небезпеки, а місто змінює правила роботи метро, руху мостами та комендантську годину. Розповідаємо, що саме зміниться для киян

Лікарняні / Страховий стаж
08.09.2026
ОК-5 чи ОК-7: яку довідку з ПФУ використовують для пенсії та лікарняних
Довідки ОК-5 та ОК-7 формуються з одного реєстру, але містять різну інформацію та охоплюють різні періоди. ПФУ пояснив, яку довідку використовують для пенсії, а яку – для підтвердження страхового стажу під час розрахунку лікарняних і допомоги по безробіттю

Відпустки на дітей
08.09.2026
Відпустка при народженні дитини: який документ вимагати від працівника на новій роботі
Працівник, який змінив місце роботи протягом трьох місяців після народження дитини, не втрачає можливості скористатися відпусткою при народженні дитини. Однак до заяви на новому місці роботи потрібно додати довідку з попереднього місця роботи

Держслужба, ОМС
08.09.2026
Стаж держслужби хочуть рахувати по-новому: військову службу пропонують зараховувати у трикратному розмірі
НАДС проводить електронні консультації щодо змін до Порядку обчислення стажу державної служби. Проєкт постанови передбачає новий механізм зарахування військової служби в особливий період: такий час пропонують зараховувати до стажу держслужби у трикратному розмірі. Зауваження та пропозиції до проєкту можна подати до 21 вересня 2026 року

Мобілізовані / Добровольці ТРО
08.09.2026
Працівника мобілізували, але документів немає: як оформити та табелювати
Вашому працівнику надіслали повістку, він пішов до ТЦК, пройшов ВЛК і був мобілізований? Його забрали на вулиці під час поїздки на роботу? Добре, коли працівник надав усі документи. А раптом їх немає? Як діяти у більшості випадків мобілізації працівників, розповідаємо у нашому мінікурсі

Бронювання
08.09.2026
1 вересня минуло: чому «Дія» досі не показує, де сумісник працює довше
З 3 липня 2026 року сумісників у ліміті бронювання враховують лише за одним місцем роботи – там, де трудові відносини тривають довше. Новий функціонал у «Дії» для автоматичного визначення такого місця мав запрацювати до 1 вересня, але його досі немає. Чому його не запустили в обіцяний строк та як вирахувати сумісника, який працює довше – розповідаємо далі

Прийняття
08.09.2026
Мобілізованого працівника тимчасово замінить інший: що написати в заяві та наказі
Якщо через мобілізацію кількох працівників у роботодавця виник кадровий дефіцит, на їх місце можна тимчасово прийняти інших працівників. Держпраці пояснила, що зазначити в заяві та наказі про прийняття

Лікарняні / Страховий стаж
08.09.2026
Чи оплачувати лікарняний, якщо працівник вже звільнився
Працівника звільнено 31 серпня 2026 року за угодою сторін. 1 вересня 2026 року в кабінеті страхувальника з’явився його лікарняний, відкритий 31 серпня 2026 року. Працівник нас про це не попередив. Що робити в такій ситуації?

Відповідальність / Перевірки
08.09.2026
Чи заберуть права через неявку за повісткою: ТЦК пояснив порядок
Неявка за повісткою без поважної причини може мати наслідки, але ТЦК та СП не може самостійно заборонити військовозобов’язаному керувати автомобілем. Для тимчасового обмеження права керування центр має звернутися до суду, який і ухвалює остаточне рішення. Розглянемо, коли таке обмеження можливе, а коли – ні

Воєнний стан
08.09.2026
«Резерв+» не працює, а ВОД був тільки в застосунку: як діяти на блокпосту
«Резерв+» може не відкритися на блокпосту через відсутність інтернету, технічний збій або розряджений телефон. Але це не означає, що військовозобов’язаний не може пред’явити військово-обліковий документ. Що робити у такій ситуації – поради від ТЦК










