Передача наказів до ПФУ: які документи роботодавець має вносити та коли

Чи обов'язково до ПФУ вносити інформацію (скани наказів: про прийняття, переведення, зміна посади) про працівників (на підприємстві нема заброньованих)?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Важливо не плутати наповнення електронної трудової з обов’язком передавати оперативні відомості до Пенсійного фонду України.


По-перше, передача оперативних даних є обов’язковою для всіх підприємств, які визнані критично важливими, незалежно від того, чи здійснювалося бронювання працівників.


До переліку відомостей, які потрібно передавати, належать:


  1. прийняття на роботу;
  2. переміщення;
  3. постійне переведення;
  4. звільнення;
  5. поновлення на роботі;
  6. призупинення та відновлення дії трудового договору.


Передача цих даних має здійснюватися не пізніше наступного дня після відповідної події.

Хочете почути думку експерта саме щодо вашого випадку? Можливість поставити запитання лектору – це як мініконсультація у зручному форматі. І кількість звернень не обмежена!

По-друге, наповнення електронної трудової книжки оновлюється кожного місяця з поданням роботодавцем щомісячної Об'єднаної звітності. Тому головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій книжці.


Отже, немає потреби подавати окремі скан-копії наказів щодо цих подій.


Якщо ж дані не відобразилися або потрібно пришвидшити їхнє внесення (наприклад, при звільненні), можна:


  1. скористатися функціоналом «Додати запис»;
  2. передати XML-файл з відповідними даними.


У цих випадках необхідно додати скан-копію наказу, на підставі якого вноситься запис.


👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Відеокурс на тему:


Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0


Мінікурси:


Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити


Статті на тему:


Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇