Відпустка без збереження зарплати за угодою сторін: ТОП-11 правил надання та оформлення

Відпустка без збереження зарплати за угодою сторін: загальні моменти

Правила надання відпусток без збереження заробітної плати визначені ст. 25, 26 Закону № 504. А у період дії воєнного стану також слід враховувати норми ч. 3, 4 ст. 12 Закону № 2136.

У ці закони було внесено зміни Законом № 3494, який набрав чинності з 24 грудня 2023 року. Запам’ятайте цю дату, адже деякі моменти щодо відпусток будуть поділятися на два періоди – до цієї дати та після неї (про це ми розповімо нижче).

Правила надання відпусток без збереження зарплати за угодою сторін

Сформулюємо основні законодавчі вимоги щодо надання відпусток без збереження заробітної плати у вигляді 11 головних правил.

Правило 1. Різні види відпусток без збереження зарплати

Слід пам’ятати, що відпустки без збереження зарплати поділяються на два види:

1. Обов’язкові (тобто ті, які роботодавець зобов’язаний надати працівнику за його вимогою). Це відпустки, які надаються на підставі ст. 25 Закону № 504 та ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, якщо у працівника є відповідні підстави, передбачені цими нормами.
2. За угодою сторін. Для надання цієї відпустки роботодавець і працівник мають дійти згоди. Якщо роботодавець не має можливості або бажання надавати цю відпустку, він має право відмовити працівнику у її наданні. Відпустка надається на підставі ст. 26 Закону № 504 та ч. 3 ст. 12 Закону № 2136. У статті ми будемо розглядати саме цей вид відпустки без збереження зарплати (за угодою сторін). 

Правило 2. Тривалість відпусток

Тривалість відпустки залежить від підстав для її надання. Зараз є три норми, які передбачають правила щодо тривалості відпусток без збереження зарплати за угодою сторін в залежності від підстав їх надання.

1. Відпустка за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися на термін, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше ніж 30 календарних днів на рік (ч. 1 ст. 26 Закону № 504). Нагадуємо, що до змін, передбачених Законом № 3494, така відпустка могла надаватися не більше ніж 15 календарних днів на рік. 
2. На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного або іншого характеру роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження вищезазначеним строком (30 календарних днів). Тривалість такої відпустки визначається угодою сторін (ч. 3 ст. 26 Закону № 504). 
3. Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строком, встановленим ч. 1 ст. 26 Закону № 504 (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).

Отже, визначаючи тривалість відпустки, слід виходити з цих норм і конкретних обставин. Наприклад, якщо необхідно надати працівнику відпустку тривалістю більше ніж 30 календарних днів, то таку відпустку слід надавати у зв’язку з воєнним станом на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, а не у зв’язку із сімейними обставинами. 

Правило 3. Стаж для щорічної основної відпустки

Визначаючи підставу, за якою варто надати відпустку без збереження заробітної плати, роботодавець завжди запитує себе, а буде ця відпустка включатися у стаж для надання щорічної відпустки.

Відразу зазначимо, що зараз період всіх відпусток без збереження зарплати, які ми вказали у Правилі 2 не зараховуються у період, який дає право на щорічну відпустку. Пояснимо чому.

Правила обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, визначені ст. 9 Закону № 504. Отже, у п. 4 ч. 1 цієї статті вказано, що до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку зараховується час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25, 26 Закону № 504. 

Але в ст. 26 Закону № 504 було внесено зміни Законом № 3494, і після набрання його чинності в ч. 4 ст. 26 Закону № 504 чітко зазначено: час перебування у відпустках, зазначених у ч. 1, 3 ст. 26 Закону № 504, не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504.

Щодо відпустки у зв’язку з воєнним станом, то час цієї відпустки теж не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136. Цей період також не зараховується до відпусткового стажу, починаючи з 24 грудня 2023 року, адже з цієї дати внесені відповідні зміни Законом № 3494 до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.

Правило 4. Нюанси перехідного періоду для відпусткового стажу

Як ми зазначили в Правилі 3, період відпустки без збереження зарплати не зараховується у відпускний стаж для щорічної основної відпустки з 24 грудня 2023 року. Тож слід ураховувати, якщо відпустка «за свій рахунок» була використана працівником до цієї дати, то цей період до стажу зараховується.

Але зараз дуже часто працівники знаходяться в тривалих відпустках без збереження зарплати, які почалися ще до 24 грудня 2023 року, а закінчилися після цієї дати. Як розраховувати відпустковий стаж у цьому випадку? Розглянемо на прикладі.

Приклад. На період з 01.12.2023 по 31.01.2024 працівнику надана відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом. Стаж для надання щорічної основної відпустки розраховується наступним чином:

1. період з 01.12.2023 по 23.12.2023 (включно) зараховується в стаж;
2. період з 24.12.2023 по 31.01.2024 (включно) не зараховується в стаж.

Правило 5. Стаж для щорічної додаткової відпустки

Зважаючи на приписи ч. 2 ст. 10 Закону № 504, періоди відпустки без збереження зарплати не включаються в стаж для надання щорічної додаткової відпустки. Такі відпустки надаються працівникам на підставі ст. 7, 8 Закону № 504.

Мова йде про додаткові щорічні відпустки:

1. за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці;
2. за особливий характер праці.

Правило 6. Відправляти у відпустку «за свій рахунок» примусово не можна

Роботодавцю слід пам’ятати, що для надання відпустки без збереження заробітної плати має бути взаємне бажання. Тож насильно примушувати працівника йти у безоплатну відпустку роботодавець не має права. 

Роз’яснення Мінсоцполітики з цього питання можна знайти у листі від 19.09.2013 № 416/13/116-13. У ньому зазначено, що відпустки без збереження зарплати надаються лише за бажанням працівника, а не з ініціативи роботодавця.

У роз’ясненні Держпраці, зокрема, вказано, що оформлення відпусток без збереження заробітної плати є правом, а не обов’язком працівника. А якщо роботодавець не може забезпечити працівника роботою з об’єктивних обставин, необхідно оформлювати простій відповідно до ст. 34, 113 КЗпП.

Правило 7. Документальне оформлення відпустки

Для надання відпустки без збереження заробітної плати необхідно оформити такі документи:

1. заява працівника про надання відпустки;
2. наказ про надання відпустки. Наказ оформлюється або з використанням типової форми № П-3 (затверджена наказом № 489), або у довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів. 

У цих документах слід вказати підстави для надання відпустки без збереження зарплати відповідно до формулювань, які наведено у Законі № 504 та Законі № 2136. 

Відображення відпустки без збереження зарплати у табелі обліку робочого часу (типова форма П-5, затверджена наказом № 489) здійснюється в залежності від підстав надання відпустки відповідно форми табеля. Наприклад, відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін, яка надається на підставі ст. 26 Закону № 504, позначається в табелі кодом «НА» (цифровий код «18»). 

Правило 8. Відпустку за сімейними обставинами можна ділити на частини

Як ми зазначили вище, відпустка у зв’язку із сімейними обставинами може надаватися тривалістю не більше ніж 30 календарних днів на рік. 

Але необов’язково, щоб працівник брав цю відпустку повністю, вона може бути «розбита» на частини. Головне, щоб протягом року було використано відпустки за сімейними обставинами не більше ніж 30 календарних днів (або якщо є потреба на більшу тривалість відпустки, то надати вже відпустку у зв’язку із воєнним станом).

Правило 9. Дні відпустки за сімейними обставинами на наступний рік не переносяться

Оскільки відпустка без збереження зарплати за сімейними обставинами не належить до щорічних відпусток, то 30 календарних днів цієї відпустки, якщо вона не використана протягом року, не переносяться на наступний рік і не накопичуються. Така відпустка надається тільки протягом поточного року.

Про це є роз’яснення Держпраці. Якщо є потреба надати безоплатну відпустку більшої тривалості, то протягом воєнного стану працівнику може бути надана відпустка за цією підставою. 

Правило 10. З безоплатної відпустки не можна відкликати

З відпустки без збереження заробітної плати відкликати працівника роботодавець не має права. Річ у тім, що відкликання можливе тільки зі щорічної відпустки, відповідно до ст. 79 КЗпП та ст. 12 Закону № 504. Та й для відкликання з щорічної відпустки необхідна згода працівника і виконання інших вимог законодавства.

А от для відпустки без збереження зарплати така можливість законодавством не передбачена. Таку позицію поділяє і Держпраці.

Правило 11. Безоплатна відпустка не подовжується на вихідні та святкові дні

Подовження відпустки на вихідні та святкові дні передбачено ч. 2 ст. 5 Закону № 504. Але стосується таке подовження тільки щорічних відпусток та додаткових відпусток на дітей, що надаються на підставі ст. 19 Закону № 504.

Відпустки без збереження зарплати не належать до цієї категорії відпусток, тому на них не розповсюджується норма про подовження. Аналогічну позицію підтримує Держпраці.

Також нагадаємо, що протягом дії воєнного стану щорічні та додаткові відпустки на дітей також не подовжуються на вихідні та святкові дні (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

Висновки

1. Відпустка без збереження зарплати за сімейними обставинами може надаватися працівнику тривалістю не більше ніж 30 календарних днів на рік. А безоплатна відпустка у зв’язку з воєнним станом не обмежується таким строком. 
2. Для надання відпустки без збереження зарплати через сімейні обставини, воєнний стан, форс-мажор необхідна згода сторін трудового договору.
3. Період відпустки без збереження зарплати за згодою сторін не зараховується до стажу для надання щорічної відпустки.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Статті на тему:

Відпустка без збереження: відпускний стаж, оформлення

Відпустки без збереження зарплати: особливості оформлення в умовах продовження воєнного стану

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати на період воєнного стану (продовження з 14.05.24)

Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати на період воєнного стану (продовження з 14.05.24)

Заява про надання відпустки без збереження зарплати особі з інвалідністю

Наказ про надання відпустки без збереження зарплати особі з інвалідністю (П-3)

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати за сімейними обставинами

Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати за сімейними обставинами

Брошури та чеклісти:

Золота колекція кадровика «Усе про відпустку без збереження зарплати: підстави, оформлення, кейси, документи»

Енциклопедія кадровика «Відпустка без збереження зарплати: підстави, кейси і документи»