Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: готуємося до нового року без стресу

1. Списки ВО та відомість – важливі дії до 25.01.2025
2. Графік відпусток – 2026
3. Штатний розпис – 2026
4. Сканування трудової – встигнути до 10.06.2026
5. Повідомлення у роботі кадровика та відповідального за ВО
6. Що буде корисного на курсі
7. Чому цей курс стане вашим must-have
8. Лектори курсу

Списки ВО та відомість – важливі дії до 25.01.2025

Відповідно до п. 40 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487) щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку (додаток 5) та відомості оперативного обліку (додаток 12):

1. роздруковуються, якщо велися в електронній формі;
2. підписуються керівником підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку;
3. реєструються в установленому порядку в службі діловодства підприємства, установи, організації.

При цьому ще раз звертаємо увагу, що списки та відомість мають бути складені станом на 01.01.2026. Тобто на вказану дату відповідальному за ВО потрібно:

1. перевірити, чи заповнені усі графи списків та на підставі яких ВОД вони були заповнені. Наприклад, якщо ВОД з «Резерв+» був сформований понад рок тому, то потрібно попросити працівника ще раз надати актуальну роздруківку;
2. виключити зі списків та відомості звільнених та виключених з обліку протягом 2025 року;
3. розв'язати питання з мобілізованими у 2025 році. За загальним підходом їх потрібно вилучити зі списків та відомості станом на 01.01.2026, але є ТЦК, які вимагають залишати мобілізованих у списках та відомості. Радимо це питання з’ясувати у своєму ТЦК.

Графік відпусток – 2026

Графік відпусток має бути у кожного роботодавця. Й воєнний стан – не виняток.

При цьому пам’ятайте, що графік відпусток (ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»):

1. затверджується роботодавцем (наказом або особисто);
2. погоджується з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;
3. доводиться до відома всіх працівників (під підпис).

Офіційно затвердженої форми графіку відпусток немає.

Згідно з документом радянських часів (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених Постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1984 № 213) графік відпусток на 2026 рік має бути складений до 05.01.2026. Проте ми радимо затвердити його до 17.12.2025.

Штатний розпис – 2026

Незважаючи на скасування ГКУ, усі відомства (Держпраці, Мінекономіки) та експерти дотримуються єдиної думки: штатний розпис на 2026 рік має бути затверджений й на «звичайному» підприємстві.

Наразі для підприємств комерційної сфери форма штатного розпису не затверджена. Тому він утворюється у довільній формі.

Строків для складання штатного розпису на майбутній рік немає. Проте вже у грудні 2025 року слід затвердити штатний розпис для 2026 року.

Штатний розпис як правило має гриф про його затвердження.

Сканування трудової – встигнути до 10.06.2026

Регламентована дата, до якої потрібно передати відомості з паперової трудової до ПФУ – 10.06.2026. Проте у ВРУ зареєстровано законопроєкт №14527, який передбачає відтермінування у цьому процесі, а саме оцифрування здійснюється протягом строку дії воєнного стану в Україні та три роки після його припинення чи скасування.

Проте не радимо із цим затягувати, адже мова йде про законопроєкт.

При цьому передати відомості з паперової трудової до ПФУ можна у два способи:

1. оцифрування, коли кожний запис заноситься безпосередньо на порталі ПФУ із додаванням сканкопій документів, які підтверджують цей запис;
2. сканування, коли на порталі ПФУ завантажуються сканкопій усієї паперової трудової, де є записи.

Підкреслимо, що оцифрування або сканування може виконати працівник самостійно або роботодавець. У роботодавця немає безумовного обов’язку передати відомості з паперових трудових книжок працівників до ПФУ.

Повідомлення у роботі кадровика та відповідального за ВО

Кадровик / відповідальний за ВО контролює подання:

1. Повідомлення за додатком 1 до ТЦК. Надсилається до ТЦК за місцем реєстрації підприємства у разі призначення, звільнення, увільнення директора та відповідального за ВО.
2. Повідомлення за додатком 4 до ТЦК. Надсилається до ТЦК за місцем обліку військовозобовʼязаного, призовника, резервіста у разі їх прийняття, звільнення або зміни облікових даних.
3. Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС. Надсилається при працевлаштуванні кожного працівника (крім директора) до початку його роботи.
4. Повідомлення про початок щорічної відпустки. Надається працівнику не пізніше як за два тижні до встановленого графіком відпусток терміну.

Й це далеко не весь спектр справ кадровика та відповідального за військовий облік наприкінці 2025 року та протягом 2026 року. Як встигнути опанувати все? Допоможе наш відеокурс.

Що буде корисного на курсі

Цей курс – не про теорію «для галочки». Ми розберемо на практиці:

1. Списки військового обліку (додаток 5) та відомості оперативного обліку (додаток 12): аудит, ведення в Excel, друк, підписання, строки подання до ТЦК.
2. Графік відпусток 2026: підрахунок залишків днів, алгоритм затвердження, врахування новачків та особливих категорій працівників – щоб ніхто не залишився без заслуженого відпочинку.
3. Штатний розпис: чи обов’язковий він, як його правильно формувати і які готові зразки наказів спростять життя.
4. Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР): як впроваджувати актуальні зміни та безболісно перезатверджувати документ.
5. Звітність 2026 року: повідомлення до ТЦК та ДПС.
6. Сканування трудових книжок до 10.06.2026, ведення електронної трудової.
7. Фінансування «чорнобильських» відпусток.

Кожен урок супроводжується зразками документів і довідниками, які можна одразу застосувати на практиці. З нашим курсом ви закриєте справи за 2025 рік і будете готові до нового кадрово-військового циклу.

Робота кадровика часто нагадує нескінченну низку однотипних завдань. Щоб полегшити роботу, ми підготували ТОП 5 документів листопада, які завжди під рукою.

Чому цей курс стане вашим must-have

Курс допоможе:

1. Закрити всі завдання 2025 року без «висячих» справ.
2. Швидко підготувати документи з кадрового обліку на 2026 рік.
3. Скласти списки ВО (додаток 5) та відомість (додаток 12) станом на 01.01.2026.
4. Розробити та затвердити графіки відпусток та штатний розпис.
5. Правильно сканувати трудові книжки та вести електронну трудову.
6. Отримувати фінансування «чорнобильських» відпусток без зайвих бюрократичних кіл.
7. Уникати помилок і збоїв у документообігу, що особливо важливо на великих підприємствах.

Уроки побудовані так, щоб одразу застосовувати знання на практиці – жодних «застиглих» схем. Кожен матеріал супроводжується шаблонами, прикладами та покроковими алгоритмами.

Лектори курсу

1. Людмила Смердова – головна редакторка відеоконтенту Kadroland, консультантка з кадрового та військового обліку, трудового права.
2. Яна Ярошенко – експертка з кадрового та військового обліку, трудового законодавства.

Дати: повний курс вже доступний онлайн на платформі Kadroland. Навчання доступне у будь-який час і з будь-якої точки світу.

Спеціально для вас ми даруємо знижку -50% на пакет «Стандарт» лише для перших 10 оплат. Не прогавте можливість полегшити роботу та впевнено стартувати у 2026 році

Джерело: kadroland