З юридичного погляду кадрові документи – майбутні докази, які можуть бути використані або в суді, або під час перевірок Держпраці. Тому початок року – найкращий час подивитись на документи не очима кадровика, а очима адвоката:
- виявити помилки;
- закрити ризики;
- переконатися, що все оформлено правильно.
Тому Ганна Лисенко підготувала чекліст для швидкої перевірки кадрових документів.
Отже, перш за все роботодавці мають перевірити:
1.Штатний розпис:
- чи є наказ про його затвердження;
- чи відповідають посади Класифікатору професій;
- чи збігаються назва посад у штатці, наказах, трудових договорах і трудових книжках;
- чи відповідає реальній структурі підприємства та чисельності посад;
- чи відповідає мінімальний посадовий оклад державним мінімальним гарантіям
- (з 8 647 грн);
- чи немає «мертвих» посад, особливо якщо плануються скорочення.
Пам'ятайте, що зміни до штатного розпису можуть впливати на істотні умови праці, тому необхідно дотримуватися порядку за ст. 32 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП)
2.Трудові договори:
- чи не закінчується строк строкових договорів;
- чи умови не застаріли – оновити відповідно до останніх змін;
- чи оплата праці відповідає мінімальним гарантіям;
- чи умови договору відповідають реальним умовам роботи.
3.Правила внутрішнього трудового розпорядку:
- чи наведені у відповідність до актуального законодавства;
- чи додані Правила поведінки на підприємстві, які містять положення про нерозголошення конфіденційної інформації (п. 2 ст. 142 КЗпП).
4.Посадові інструкції:
- індивідуалізовані, а не шаблонні;
- відображають реальні трудові функції;
- працівники ознайомлені під підпис.
5.Відпустки:
- чи затверджений графік відпусток на 2026 рік (до 05 січня);
- чи немає значних «хвостів» невикористаних днів.
6.Електронний документообіг:
- чи запроваджені альтернативні способи ознайомлення (наказом, положенням або у трудовому договорі);
- чи визначені офіційні канали комунікації з працівником;
- чи зберігаються докази надсилання документів.
7.Призупинені трудові договори:
- перевірити строки з урахуванням змін ст. 13 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ (не більше 90 днів, норма діє після 14.03.2026);
- після спливу строку дія договору автоматично відновлюється;
- визначити подальші дії щодо працівників, які фактично відсутні.
Окремо перевірте працівників, які:
- тривалий час відсутні без пояснень;
- виїхали за кордон, а дистанційна робота неможлива;
- перебувають на окупованій території;
- фактично не виконують роботу і для них немає функцій.
Джерело: трудові нотатки адвоката Ганни Лисенко
