Як правильно засвідчити електронну копію документа: вимоги та порядок дій

Під час подання документів до органів влади в електронному вигляді часто виникає питання: як вірно засвідчити електронну копію паперового документа? Чіткий алгоритм таких дій від адвоката – далі

2

2451


Пунктом 8 глави 2 розділу II Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5 (далі – Наказ №1886/5) закріплено, що для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання.


Зокрема:


  1. для створення текстових електронних документів використовується формат: «PDF/A-1 (*.pdf)»;
  2. для створення фотоелектронних документів – «TIFF (*.tif)».


Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.



Тож, алгоритм засвідчення електронної копії документа такий:


  1. Відцифрувати паперову копію документа – сканувати чи якісно сфотографувати.
  2. Зберегти відцифрований файл в правильному форматі.
  3. Підписати файл з електронним документом КЕПом.


Перевірити підпис можна:


  1. на сайті Центрального засвідчувального органу;
  2. на сайті «Дії».

Засвідчувати копії електронних документів шляхом зазначення на них певних написів, таких як, наприклад: «Згідно з оригіналом» / «копія вірна» тощо, не вимагається

Джерело: адвокат Дар’я Тарасенко


Схожі публікації:


Скільки зберігати електронні заяви та накази

Електронний документообіг по-європейськи: що змінить законопроєкт №14414

Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

2451

14

1111

1

305

4

249

3

53

30

112180

5

139

5

269

3

150

5

116

4

207

5

94

5

115

5

276

5

289

4

221

4

1616

6

339

7

138

4

2614

5

138