Пунктом 8 глави 2 розділу II Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5 (далі – Наказ №1886/5) закріплено, що для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання.
Зокрема:
- для створення текстових електронних документів використовується формат: «PDF/A-1 (*.pdf)»;
- для створення фотоелектронних документів – «TIFF (*.tif)».
Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.
Тож, алгоритм засвідчення електронної копії документа такий:
- Відцифрувати паперову копію документа – сканувати чи якісно сфотографувати.
- Зберегти відцифрований файл в правильному форматі.
- Підписати файл з електронним документом КЕПом.
Перевірити підпис можна:
Засвідчувати копії електронних документів шляхом зазначення на них певних написів, таких як, наприклад: «Згідно з оригіналом» / «копія вірна» тощо, не вимагається
Джерело: адвокат Дар’я Тарасенко
Схожі публікації:
Скільки зберігати електронні заяви та накази
Електронний документообіг по-європейськи: що змінить законопроєкт №14414
