ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Кейс 1. Проведення аудиту трудової книжки 

Після того, як здійснена подача скан-копій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, фонд проводить детальний аналіз поданих документів. Перевірка включає в себе аналіз вмісту записів, які містяться у паперовій трудовій книжці, з метою виявлення будь-яких невідповідностей або помилок. 

З цього приводу Пенсійний фонд у своєму роз’ясненні наголосив, що перед тим як подавати скановані копії трудових книжок для оцифрування через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду, необхідно провести їх ретельний аудит. 

Пенсійний фонд радить здійснити певні кроки для перевірки трудової книжки. 

Крок 1. Необхідно оглянути першу сторінку трудової книжки та перевірити наявність: 

1. прізвища, ім’я та по батькові; 
2. дати народження працівника; 
3. підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних; 
4. підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок; 
5. печатки закладу, де трудову заповнили вперше. 

Якщо в ці дані вносились виправлення, то на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має бути інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою. 

Крок 2. Перевірка записів про роботу. 

У записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинні зазначатися: 

1. дата початку роботи; 
2. повне найменування підприємства, організації чи установи (актуальне при прийнятті на роботу); 
3. назва посади чи професії; 
4. номери і дати наказів про прийняття/звільнення. 

Записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП). Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою (за наявності). 

Кейс 2. Підготовка скан-копії трудових книжок для передавання до Пенсійного фонду 

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки мають відповідати таким вимогам: 

1. повинні бути кольоровими та чіткими; 
2. відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi); 
3. формат зображення має бути .jpg або .pdf; 
4. розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб. 

Кейс 3. Способи передачі відомостей про трудову діяльність до Пенсійного фонду 

Відповідно до п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі – Порядок № 11-1), існує два способи передачі відомостей із паперової трудової книжки до Пенсійного фонду: 

1. Паперова трудова книжка сканується і завантажується на портал Пенсійного фонду через кабінет страхувальника або застрахованої особи у вигляді скан-копій. 
2. Через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду відтворюються записи із паперової трудової книжки в «ручному режимі». Кожен запис вноситься окремо у відповідному кабінеті. Оцифрування включає завантаження скан-копій документів, на підставі яких було зроблено відповідний запис (наприклад, скан-копії наказів про прийняття, звільнення, переведення, дипломів тощо). 

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду (п. 4 Порядку № 11-1): 

1. працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису; 
2. страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.  

Кейс 4. Подача роботодавцем скан-копії паперової трудової книжки 

Щоб подати скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж, страхувальнику необхідно: 

1. Увійти до особистого кабінету на вебпорталі е-послуг Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). 
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника». 
3. Заповнити форму звернення (РНОКПП та ПІБ особи) – натиснути кнопку «Пошук». 
4. Натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію трудової книжки. 
5. Підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль. 
6. Натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ». 

Результати оцифрування можна переглянути в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки. 

Навіть якщо статус «Виконано», перевірте в меню «Повідомлення» зауваження від Пенсійного фонду. Якщо є, проаналізуйте їх, визначте відповідний період і помилку. 

Відомості про трудову діяльність подаються одноразово. Але у разі наявності зауваження від Пенсійного фонду щодо неправильного запису, відомості подаються повторно. 

Кейс 5. Визначення понять: зміна та виправлення записів у трудовій книжці 

Основним документом, який регулює порядок ведення трудових книжок, є Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).  

У розділі 2 Інструкції № 58 застосовуються 2 поняття – «зміна записів» та «виправлення записів» в трудовій книжці. З’ясуймо у чому відмінність цих двох понять.  

Змінюємо ми записи, які з самого початку були правильно внесені до трудової книжки, але з різних причин виникла необхідність їх змінити. Наприклад, працівниця вийшла заміж і змінила прізвище, в цьому випадку нам потрібно одне прізвище замінити на інше. Як правило, зміни стосуються відомостей на титульному аркуші трудової книжки. 

Виправляємо ми записи, які були с самого початку неправильні та неточні. Найчастіше виправляються записи про роботу, переведення, звільнення, нагородження і заохочення. 

Кейс 6. Зміна запису у трудовій книжці  

Зверніть увагу: зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження виконується роботодавцем за останнім місцем роботи працівника. Це передбачено п. 2.13 Інструкції № 58. 

Отже, внесення змін на титульному аркуші паперової трудової книжки може зробити поточний роботодавець працівника. При цьому це стосується навіть тих ситуацій, коли подія, яка призвела до таких змін, сталася за трудових відносин із попереднім роботодавцем, або помилку допустив попередній роботодавець.  

Для внесення змін на титульному аркуші первісний запис, який став неактуальним, слід закреслити та зробити правильний. Відповідно до п. 2.13 Інструкції № 58 однієї рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і потім записуються нові дані. 

Зауважимо, якщо працівник наразі не працює, для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено. Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник, а у випадку його відсутності – архів. 

Приклад. Працівниця вийшла заміж і змінила прізвище. Як правильно змінити запис у її трудовій книжці? 

В такому випадку нам знадобиться офіційний документ, що підтверджує зміну прізвища працівницею (наприклад, паспорт, свідоцтво про шлюб)

Звертаємо увагу, такі зміни вносяться тільки на підставі офіційних документів! 

Як ми вже зазначали, треба закреслити однієї рискою колишнє прізвище на внутрішній стороні обкладинки і потім записати нове прізвище, а також вказати назву документа, на підставі якого внесено зміни. Якщо це свідоцтво про шлюб, то вказуємо його номер і дату видачі, назву органу, який його видав. Запис слід засвідчити підписом керівника підприємства або уповноваженої ним особи та печаткою підприємства (за наявності). 

Зразок 

Кейс 7. Вносимо виправлення до трудової книжки 

У трудовій книжці виправляються неправильні та неточні записи, які є результатом допущених помилок і стосуються відомостей про роботу, переведення, звільнення, нагородження та заохочення. 

При внесенні виправлень до трудової книжки треба врахувати три важливих правила: 

1. не допускаються підчистки або використання коригувальних засобів; 
2. не можна закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення»; 
3. виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і т. д. повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавця (п. 2.9 Інструкції № 58). 

Звертаємо увагу: у випадку виявлення неправильного або неточного запису у відомостях про роботу, переведення, нагородження та заохочення, виправлення виконується роботодавцем, який зробив неправильний або неточний запис (п. 2.6 Інструкції № 58). 

Отже, виправлення у внутрішньому блоці трудової книжки може виконати тільки той роботодавець, який власне і зробив запис із помилками або неточностями.  

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, тоді виправлення може внести його правонаступник і засвідчити печаткою (за наявності), а у випадку відсутності правонаступника – держархів (п. 2.8 Інструкції № 58). 

Приклад. У трудовій книжці при внесенні запису про прийняття на роботу вказали дані наказу щодо іншого працівника. Як внести виправлення до трудової книжки? 

В такій ситуації дотримуємося порядку дій, визначеного у п. 2.10 Інструкції № 58, а саме: 

1. у графі 1 проставляємо черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису; 
2. у графі 2 зазначаємо дату внесення змін; 
3. у графі 3 пишемо фразу: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду…»; 
4. у графі 4 проставляємо дату і номер відповідного наказу роботодавця. 

Для наочності наведемо зразок.  

Зразок

Висновки 

1. Працівники та роботодавці, до 10 червня 2026 року, повинні оцифрувати свої трудові книжки безпосередньо на порталі ПФУ або подати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ. 
2. Перед тим як подавати скановані копії трудових книжок для оцифрування через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду, необхідно провести їх ретельний аудит. У разі необхідності слід внести виправлення до трудової книжки. 
3. Не можна закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша). Також не допускаються підчистки або використання коригувальних засобів при виправленні помилок. 
4. Відомості на титульному аркуші паперової трудової книжки можуть бути виправлені шляхом закреслення та запису правильних даних.  
5. Відомості про трудову діяльність подаються до Пенсійного фонду одноразово. Але у разі наявності зауваження від фонду щодо неправильного запису, то відомості подаються повторно. 

Анастасія ШЕВЧЕНКО, редактор kadroland