Внесення змін до Табеля: практичні рекомендації

1. Форма Табеля
2. Чи можна вносити зміни до Табеля
3. Коли виникає потреба змінити Табель
4. Який документ є підставою для зміни
5. Висновки

Форма Табеля

Роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Це прямо передбачено ч. 2 ст. 30 Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці).

Найчастіше для виконання норми у частині достовірного обліку виконуваної працівником роботи застосовують типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» (затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489).

Водночас Держстат роз’яснював (лист Держстату від 12.01.2012 № 9/4-10/9) , що форма № П-5 є рекомендованою, а підприємство може застосовувати й іншу форму табеля, якщо забезпечено первинний облік показників використання робочого часу, явок і неявок працівників.

Стандартні відмітки у Табелі ви можете знати за посиланням.

Чи можна вносити зміни до Табеля

Так, можна. Але важливо не просто «підправити цифру», а зробити це документально коректно.

Нагадаємо, виправлення та підчистки в Табелі не допускаються

Виправлення здійснюють за допомогою коригуючого Табелю. Тобто формують окремий Табель (окремий аркуш від Табеля поточного місяця), в якому зазначають дату заповнення та місяць (період), який підлягає коригуванню.

Зауважимо: правила внесення виправлень до Табеля нормативно не визначені, тому це доцільно зафіксувати в затвердженому на підприємстві Положенні про табельний облік

Коли виникає потреба змінити Табель

Основним правилом, яким необхідно користуватися під час коригування Табеля є те, що виправлення та підчистки заборонені. Проте, в роботі кожного підприємства є ситуації, коли необхідно внести зміни до Табелю, який вже був переданий до бухгалтерії та на його підставі було нараховано зарплату.

Важливо: До коригуючого Табеля включають не весь штат, а лише рядки з тими працівниками, щодо яких виправляються дані

Отже, розглянемо на прикладах окремі ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля, який вже було передано до бухгалтерії:

1. Cтало відомо про лікарняний після закриття табеля.

Наприклад, у табелі вже стояла неявка з нез’ясованих причин «НЗ» (28), а згодом виявилося, що працівник був тимчасово непрацездатний.

Отже, «НЗ» (28) замінимо на «ТН» (26) – оплачувана тимчасова непрацездатність, або ж «НН» (27) – неоплачувана тимчасова непрацездатність, якщо буде надано довідку.

2. Працівник захворів під час щорічної відпустки.

Частина щорічної відпустки, на яку припала тимчасова непрацездатність, переноситься або продовжується, а дні тимчасової непрацездатності оплачуються (ст. 11 Закону про відпустки).

Ось як це відображається в коригувальному табелі обліку робочого часу (на прикладі травня 2026 року):

1. Було: з 14.05.2026 по 28.05.2026 у табелі стояло «В» (щорічна основна відпустка).
2. Стало (коригування): З 14.05.2026 по 24.05.2026 – залишається «В». З 25.05.2026 по 28.05.2026 – замінюємо «В» на «ТН» (лікарняний).

Важливо! Підставою буде лікарняний лист, також доцільно отримати від працівника заяву про перенесення або продовження щорічної відпустки.

Всі зміни необхідно внести до особової картки працівника (форма П-2).

3. Помилково в Табелі зазначили кількість годин.

Необхідно скласти коригуючий табель. Наприклад, замість 4 годин роботи в день, коли працівник працює на умовах неповного робочого часу, вказали 8 годин.

Відповідно до типової форми № П-5 для позначення:

1. відпрацьованих годин при повній зайнятості використовують буквений код «Р» (цифровий код – «01»);
2. відпрацьованих годин при неповній зайнятості використовують буквений код «РС» (цифровий код – «02»).

Позначка «РС» (неповний робочий день / тиждень) використовується не тільки для сумісників, а загалом для всіх працівників, яким встановлено неповний робочий час.

Працівник працює за основним місцем роботи, але на умовах неповного робочого часу (4 години в день), отже, у Табелі слід проставляти «РС» і зазначати фактично відпрацьовані години «4».

4. Працівника мобілізували, на підприємстві дізналися про це із запізненням.

Працівника було протабельовано «НЗ» з 11.05.2026 р. Проте 15.05.2026 р. до кадрової служби надійшла інформація, що працівника мобілізовано з 11.05.2026 р.

1. Було: у Табелі за 11.05–15.05.2026 р. проставлено код «НЗ» (28) — неявки з нез’ясованих причин.
2. Стало: з 11.05.2026 р. необхідно замінити код «НЗ» (28) на «ІН» (22) — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (мобілізація, виконання державних обов’язків).

Позначка «ІН» використовується для позначення невідпрацьованого часу працівників. Логічно, що з таким кодом мають позначатися лише ті дні, коли мобілізований працівник не працює відповідно до графіка. Дні, що припадають на вихідні, можна не заповнювати або позначати прочерками.

Який документ є підставою для зміни

Зміни до Табеля не варто вносити «зі слів» працівника чи керівника підрозділу.

Підставою може бути:

1. наказ про відпустку;
2. листок непрацездатності;
3. наказ про відрядження;
4. акт про відсутність працівника;
5. службова записка керівника підрозділу;
6. наказ про простій;
7. пояснення працівника;
8. графік роботи або змінності;
9. наказ про залучення до роботи у вихідний / святковий день, якщо така ситуація мала місце.

Без підтвердних документів зміна в Табелі виглядатиме як необґрунтоване коригування. Їх доцільно окремо закріпити у Положенні про табельний облік чи подібному локальному акті підприємства.

Висновки

1. Вносити зміни до Табеля можна, але ці зміни мають бути підтвердженими та вірно оформленими.
2. Виправлення та підчистки в Табелі заборонені.
3. Для коригування раніше внесених позначок слід створити коригуючий Табель.
4. На підприємствах повинні прописати чіткий порядок внесення змін до Табеля в локальних актах, таких як Положення про табельний облік.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про табельний облік

Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам

Статті на тему:

Коригування Табеля обліку робочого часу: ТОП-5 ситуацій

Відпустки без збереження зарплати: табелюємо правильно

Як табелювати неповну зайнятість за основним місцем роботи

Як табелювати вихідні та вільні від роботи дні