Встановлення / скасування доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника: як оформити

1. Законодавчі основи щодо виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників
2. Документальне оформлення доплати
3. Висновки

Законодавчі основи щодо виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників

Відразу зазначимо, що покласти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника на іншу особу можна різними способами, трудове законодавство передбачає такі як:

1. виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
2. внутрішнє сумісництво;
3. укладення строкового трудового договору з особою, яка не є працівником підприємства;
4. тимчасове заступництво.

Про кожен з цих способів ми писали тут.

У цій же статті ми детальніше зупинімося на питанні здійснення доплат за першим із зазначених варіантів (виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника).

Правила оплати праці за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлено ст. 105 КЗпП. Ця норма законодавства встановлює, що:

1. працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд з своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
2. розміри доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі.

Крім того, роботодавцю варто пам’ятати, що він не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП). Тобто, на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника потрібна згода працівника, а насильно примусити виконувати його такі обов’язки неможна.

Отже, для виконання всіх цих приписів законодавства, необхідно оформити певні документи.

Документальне оформлення доплати

Документи, які повинні бути оформлені роботодавцем, такі.

1. Колективний договір, або інший локальний акт роботодавця, в якому будуть зазначені конкретні розміри доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (наприклад, Положення про оплату праці).

Зразки цих документів можна знайти за посиланням:

1. колективний договір;
2. положення про оплату праці.

Чи є обмеження щодо розміру доплат за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника?

Для комерційних підприємств законодавством не встановлено обмежень щодо розміру таких доплат, ці виплати обмежуються тільки умовами колективного договору, що діє на підприємстві, або умовами іншого локального акту (Положення про оплату праці тощо).

Зазвичай, у цих документах зазначається максимальний розмір доплати, наприклад, може бути зазначено, що доплата встановлюється у розмірі до 50% посадового окладу основного працівника, а конкретний розмір роботодавець визначає залежно від навантаження, складності, характеру та обсягу робіт тощо.

Обмеження щодо розміру доплат встановлено тільки для бюджетних установ. Такі обмеження встановлено постановами КМУ, що діють у відповідних сферах діяльності. Зазвичай, таке обмеження для бюджетних установ встановлено у розмірі до 50% посадового окладу за основною роботою з використанням на зазначену мету до 50% посадового окладу відсутнього працівника. Дивись, наприклад, постанову КМУ від 25.02.2025 № 214 «Про внесення до деяких постанов Кабінету Міністрів України змін щодо встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників».

2. Заява працівника про покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Заява працівника потрібна для підтвердження факту згоди працівника на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Наведемо зразок такої заяви ви знайдете за посиланням.

3. Наказ роботодавця про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника та здійснення доплати.

У наказі обов’язково необхідно зазначити:

1. посаду та прізвище тимчасово відсутнього працівника, обов’язки якого будуть виконуватися іншим працівником;
2. період, протягом якого будуть тимчасово виконуватися обов’язки. Період може бути зазначений з використанням конкретних дат періоду (якщо, наприклад, мова йде про відсутність основного працівника у зв’язку з відпусткою), або тільки дата початку виконання обов’язків та подія, на період якої обов’язку тимчасово виконуються іншим працівником (наприклад, якщо це відсутність у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю);
3. розмір доплати;
4. посилання на підставу – заяву працівника.

Зразок такого наказу наведено тут.

Чи потрібно видавати наказ про скасування доплати після закінчення строку, протягом якого працівник виконував обов’язки тимчасово відсутнього працівника?

Зазвичай, окремий наказ про скасування доплати видавати не потрібно – в основному наказі про призначення доплати вже вказаний конкретний період, протягом якого працівник буде виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Протягом цього періоду і здійснюється доплата. Період виконання обов’язків завершується виходом на роботу основного працівника, а отже, завершується і здійснення доплати.

Проте, такий наказ про скасування доплати потрібно буде зробити у випадку, якщо працівник достроково припиняє виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Чи потрібно вносити в трудову книжку запис про тимчасове виконання обов’язків відсутнього працівника?

Ні, не потрібно.

Ані КЗпП, ані Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 (далі – Інструкція № 58) не передбачають внесення таких записів у трудову книжку. До трудової книжки вносяться тільки записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагородження і заохочення (ст. 48 КЗпП, п. 2.2 Інструкції № 58).

Висновки

1. При покладенні на працівника виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (у зв’язку з відпусткою, хворобою, або іншими підставами), необхідно отримати, перш за все, згоду працівника, яка може бути оформлена у вигляді відповідної заяви.

2. Розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється колективним договором, або іншими локальними актами, наприклад, Положенням про оплату праці.

3. Про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника та здійснення доплати видається наказ роботодавця, з яким працівник повинен бути ознайомлений під підпис.

4. Запис про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника до трудової книжки не заноситься.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Положення про оплату праці

Наказ про суміщення професій (посад)

Заява про прийняття на роботу за сумісництвом на умовах неповного робочого часу

Заява про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором

Наказ про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором

Заява-згода про тимчасове виконання обов'язків директора

Наказ про тимчасове заступництво

Особова картка працівника

Стаття на тему:

Виконання обов’язків відсутнього працівника: варіанти та оформлення

Строковий трудовий договір: оформлення, робочий час, відпустки та звільнення

Сумісництво у сучасних умовах: (не)обмеження, працевлаштування та особливості роботи

Два джини в одній лампі: поєднання роботи за двома посадами