- Що каже законодавство
- Що відбувається на практиці
- Пастка «подвійного контролю»: чому ПФУ змінює свою думку
- Чому так відбувається: логіка системи проти закону
- Поради для тих, хто планує змінити вид пенсії
- Замість висновку
Працівниця (педагог) у 2016 році вийшла на пільгову пенсію (за вислугу років) та працевлаштувалася, але – не на педагогічну посаду.
Її паперова трудова книжка оцифрована. В особистому кабінеті працівниці на вебпорталі ПФУ є все необхідне: електронна трудова книжка, скан-копії паперової трудової книжки та документів про трудову діяльність, що підтверджують її стаж роботи. До речі, під час оформлення пільгової пенсії жодних зауважень щодо підтверджувальних документів з боку ПФУ до неї не було.
У лютому 2026 року, після досягнення 60-річного віку, вона вирішила перейти з пенсії за вислугу років на пенсію за віком.
(далі буде)
Що каже законодавство
Право на пенсію за вислугу років мають окремі категорії працівників, чия професійна діяльність призводить до втрати професійної працездатності або придатності ще до настання загального пенсійного віку.
Умови призначення цього виду пенсії залежать від сфери діяльності та чітко розмежовані законодавством на три групи: цивільні професії, військові (силовики) та спецслужбовці.
Сьогодні ми зупинимося на цивільних професіях, – зокрема, на працівниках освіти, охорони здоров’я та соціального забезпечення, чиї права на вихід на пільгову пенсію регулюють такі нормативно-правовими актами:
- статтею 114 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (далі - Закон № 1058),
- статтями 52, 55 Закону України від 05.11.1991 № 1788-ХІІ «Про пенсійне забезпечення» (пункт «е», як працівник освіти, охорони здоров’я та соціального забезпечення).
Для працівників даної категорії професій пенсія за вислугу років має жорстке обмеження: її не виплачують, якщо людина продовжує працювати на тій самій посаді, яка дала право на цю вислугу.
Можливість переходу застрахованої особи з одного виду пенсії на інший закріплений у ст. 10 Закону № 1058.
У її ч. 1 зазначено, що:
особі, яка має одночасно право на різні види пенсії (за віком, по інвалідності, у зв'язку з втратою годувальника), призначається один із цих видів пенсії за її вибором
Пенсіонер, який отримує пенсію за вислугу років, має законне беззаперечне право після досягнення віку, встановленого ст. 26 Закону № 1058, змінити вид виплат і перейти на пенсію за віком.
Під час визначення дати звернення за призначенням пенсії слід керуватися пунктами 1.7 та 1.8 розділу І Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою Правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 № 22-1.
Важливо (ч. 3 ст. 45 Закону №1058):
Переведення з одного виду пенсії на інший здійснюється з дня подання заяви на підставі документів про страховий стаж, заробітну плату (дохід) та інших документів, що знаходяться на час переведення з одного виду пенсії на інший в пенсійній справі, а також додаткових документів, одержаних органами Пенсійного фонду
Якщо пенсіонер після призначення пенсії за вислугу років не працював, законодавство розглядає це як переведення з одного виду пенсії на інший. У такому разі для розрахунку застосовується показник середньої зарплати, який брався при первинному призначенні пенсії за вислугу років (з урахуванням подальших індексацій).
Водночас якщо застрахована особа після призначення пенсії працювала і набула щонайменше 24 місяці страхового стажу, то законодавство дає право застосувати новий показник середньої заробітної плати по Україні за три попередні роки перед зверненням за пенсією за віком (це майже завжди значно вигідніше!!!).
Враховуйте цей нюанс. Але надалі у статті питання щодо показника середньої заробітної плати, який враховується при призначенні нового виду пенсії, не розглядатимемо. Основну увагу приділимо переліку документів, які застрахована особа має пред’явити для переведення.
Що відбувається на практиці
Закон говорить одне, а внутрішні інструкції та перестрахування фахівців ПФУ – зовсім інше. Повертаємося до нашої ситуації.
Після виходу на пільгову пенсію застрахована особа продовжила працювати за іншою професією. Електронна трудова книжка працівниці вже створена, а за період роботи з 2016 по 2026 рік (до моменту переведення на новий вид пенсії) жодних додаткових паперів про страховий стаж у справі з’явитися не могло – уся інформація автоматично фіксувалася в базі ПФУ.
Отже, за законом перехід на пенсію за віком має відбуватися виключно на підставі тих документів, які вже зберігаються в її пенсійній справі. Працівниця мала б лише написати заяву.
Проте у відділенні ПФУ їй повідомили, що у скан-копії її паперової трудової книжки, яка відображається в особистому кабінеті, погано видно відбитки кількох печаток (про прийняття на роботу, звільнення та зміну назви установи).
Через це жінку попросили надати довідки або офіційно завірені копії документів з колишніх місць роботи чи з архіву. Тобто від неї вимагають папери, які ПФУ мав перевірити та, за потреби, витребувати ще у 2016 році, під час оформлення пільгової пенсії (нагадаємо, тоді жодних зауважень до трудової книжки у ПФУ не було).
(далі буде)
Дійсно, печатки на паперових носіях з часом вицвітають, але вони точно не могли вицвісти у вже оцифрованому та завантаженому до системи документі. Ба більше, частина «проблемних» записів у трудовій книжці стосувалася періоду після 01.01.2004, коли стаж взагалі обчислюється суто за даними системи персоніфікованого обліку.
Така вимога працівника ПФУ є прямим порушенням законодавства.
Відповідно до абз. 1 п. 3 Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМУ від 12.08.1993 № 637:
у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування
На додачу у працівниці запросили копії свідоцтва про народження та про шлюб (для підтвердження зміни прізвища), хоча скан-копії цих документів теж давно завантажені в її особистий кабінет. Фахівець ПФУ, яка вела прийом, навіть не знала, як перевірити, чи є ці документи в електронній пенсійній справі, чи ні.
На цілком логічне запитання:
– Чому до якості печаток не було зауважень у 2016 році?
Працівник Фонду безапеляційно відповіла:
– Тоді у ПФУ на це не звернули уваги, а зараз – можуть
Ось так «людський фактор», а може й щось інше штучно створюють проблеми для громадян на рівному місці.
Пастка «подвійного контролю»: чому ПФУ змінює свою думку
Згідно з абз. 8 п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1:
відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово
Якщо трудова книжка вже оцифрована, має статус «Виконано» та відображається в електронному вигляді в особистому кабінеті, повторно вимагати скани ПФУ не має права!
Проте на практиці під час переходу на інший вид пенсії пенсіонери часто потрапляють у пастку «подвійного контролю». Під час першого виходу на пенсію (у нашому випадку – за вислугу років) Пенсійний фонд без проблем зарахував усі періоди роботи, а вже під час переходу на пенсію за віком – раптом «забракував» той самий запис через нечіткий відбиток печатки.
Інколи складається враження щодо штучного затягування процесу переведення на новий вид виплат.
Чому так відбувається: логіка системи проти закону
З погляду здорового глузду та чинного законодавства, дії працівників ПФУ виглядають як свавілля. Проте всередині самої системи ПФУ існує своя, специфічна логіка, що базується на кількох прихованих факторах:
1. Різниця між оцифруванням та верифікацією
«Оцифрувати» та «верифікувати» – це два абсолютно різні етапи роботи з даними, які часто плутають. Оцифрувати – це суто технічне перенесення паперового документа у цифровий формат (сканування та завантаження), а «верифікувати» – це переконатися, що цей перенесений запис є правильним.
Коли фахівець ПФУ вперше приймав трудову книжку, він міг просто внести її до бази, не проводячи детального аналізу кожного рядка. А от переведення на інший вид пенсії – це вже ретельна ревізія всієї пенсійної справи з нуля, де кожен період, який впливає на розрахунок, проходить ручну верифікацію. Саме на цьому етапі печатки, що «погано читаються», раптом стають проблемою.
2. Чинник екстериторіальності (новий інспектор – нові правила)
Сьогодні в Україні діє екстериторіальний принцип розгляду заяв: вашу справу може опрацьовувати інспектор з будь-якого іншого регіону. І якщо перший фахівець кілька років тому заплющив очі на розмитий відбиток печатки роботодавця, то новий виконавець, керуючись суворими внутрішніми інструкціями, ризикувати не буде. Для нього нечітка печатка – це підстава для сумніву в законності всього запису. Як наслідок, період роботи просто «викидають» із розрахунку стажу та вимагають паперове підтвердження.
3. Страх персональної відповідальності та внутрішні аудити
Фахівці територіальних управлінь ПФУ, які безпосередньо приймають документи, перебувають під жорстким тиском внутрішніх ревізорів. За призначення пенсії за «нечіткими» документами рядового чиновника можуть оштрафувати або позбавити премії. Тому в них вмикається інстинкт самозбереження:
Краще я змушу людину принести зайві довідки та перестрахуюся, ніж підпишу скан-копію, де якість відбитка печатки викликає сумнів
4. Економія бюджетних коштів
Пенсійний фонд України є хронічно дефіцитним, а перехід із вислуги років на пенсію за віком (особливо для осіб, які продовжували працювати) майже завжди означає збільшення розміру щомісячних виплат. Оскільки прямо відмовити у переведенні за наявності стажу ПФУ не має права, у хід ідуть так звані штучні фільтри. Кожен затягнутий місяць, кожен витребуваний документ, який людина шукатиме по архівах тижнями чи місяцями, – це відтермінування виплат і реальна «економія» коштів бюджету Фонду тут і зараз.
5. Технологічний розрив (двовладдя «цифри» та «паперу»)
Попри гучні заяви про повну цифровізацію та «державу в смартфоні», на місцях усе ще панує психологія паперового діловодства. Електронні реєстри та оцифровані трудові книжки мали б спростити життя, але в регіональних відділеннях досі вимагають оригінали й ксерокопії «про всяк випадок». Система змінилася на папері, але мислення багатьох виконавців залишилося на рівні інструкцій минулого століття.
Поради для тих, хто планує змінити вид пенсії
Щоб перехід із пенсії за вислугу років на пенсію за віком не перетворився на тривалу бюрократичну боротьбу, варто діяти на випередження. Ось кілька практичних рекомендацій:
1. Пам’ятайте про ризик «ревізії»
Якщо ПФУ вже колись призначив вам пільгову пенсію, це, на жаль, не гарантує, що до документів (паперової трудової книжки чи довідок про стаж) більше ніколи не виникне запитань. Новий вид пенсії – це завжди перевірка справи з нуля.
2. Проведіть самостійний аудит
Уважно перегляньте свою паперову трудову книжку. Звертайте увагу на кожну дрібницю, яка може здатися підозрілою прискіпливому інспектору.
3. Готуйте підтвердження заздалегідь
Якщо у вас виникли сумніви щодо чіткості записів (вицвіли чи розмилися від вологи відбитки печаток, є виправлення тощо), краще ще до моменту досягнення пенсії за віком:
- звернутися до підприємства, установи чи організації (далі — підприємство) за колишнім місцем роботи, а якщо підприємство реорганізоване чи ліквідоване – звернутися до архівного відділу за місцем його колишнього розташування;
та
- отримати офіційно оформлені копії розпорядчих актів (або витяги з них) чи архівну довідку, які підтвердять факт роботи та розвіють будь-які сумніви фахівців ПФУ.
4. Не бійтеся завернутися до суду
Якщо підприємство ліквідоване, а в архіві даних не збереглося, підтверджувати стаж доведеться в судовому порядку. У такому разі первинне рішення ПФУ, яке колись без жодних зауважень визнав цей стаж і призначив пенсію за вислугу років, стане вашим «залізобетонним» аргументом на користь правомірності вимог.
Замість висновку
Цифровізація та «держава в смартфоні» – це чудові інструменти, які дійсно спрощують життя. Проте, як показує практика, людський фактор на місцях усе ще здатний створювати штучні перешкоди.
Головне – не панікувати перед вимогами чиновників, знати свої права, посилатися на норми законодавства і готувати документи заздалегідь. Тоді перехід на заслужений відпочинок буде швидким, безболісним і, головне, – фінансово вигідним.
Людмила СУПРУНОВСЬКА, спеціаліст з кадрового обліку та архівної справи
Відео на тему:
Оцифрування трудових книжок: які додаткові документи необхідно долучити
Пенсійне планування: з чого розпочати?
Статті та консультації на тему:
Пенсійний стаж: чи враховуються період декретної відпустки та відпустки по догляду за дитиною
ФОП не вистачає стажу для пенсії: як його відновити у 2026 році
Проблеми з трудовими книжками та стажем: чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування
Чому у 60 років можна залишитися без пенсії: роль страхового стажу
Скільки коштує рік страхового стажу для пенсії у 2026 році
Страховий стаж, вислуга років та пенсії військовослужбовців: про що варто знати кадровику
