Кадрові документи у ФОПа: які мають бути та де зберігати

1. ФОП-роботодавець: законодавчі вимоги та обмеження
2. Обов’язкові кадрові документи: довідник ФОПа
3. Які документи не потрібно оформлювати ФОПу
4. Зберігання кадрових документів: особливості для ФОПів
5. Висновки

ФОП-роботодавець: законодавчі вимоги та обмеження

Відповідно до ст. 3 КЗпП законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами. А трудове законодавство складається з КЗпП та інших актів законодавства України, прийнятих відповідно до нього (ст. 4 КЗпП). Тому, ФОП-роботодавці зобов’язані виконувати приписи трудового законодавства та оформлювати необхідні кадрові документи передбачені законодавством, так само як інші роботодавці. При цьому для ФОПів є певні особливості в оформленні кадрових документів порівняно з роботодавцями-юрособами.

Також нагадаємо, що для ФОПів – платників єдиного податку є обмеження щодо кількості найманих працівників, встановлені нормами Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Так, відповідно до п. 291.4 ПКУ платники єдиного податку:

1. першої групи не мають права використовувати працю найманих працівників;
2. другої групи – можуть мати одночасно не більше 10 найманих працівників.

Обов’язкові кадрові документи: довідник ФОПа

Розглянемо докладніше головні кадрові документи, які зобов’язаний оформлювати ФОП-роботодавець.

1. Трудові договори з працівниками

Трудові договори з найманими працівниками ФОПи зобов’язані укладати у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Але у період дії воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору не є обов’язковим відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», де передбачено, що у період воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Тому зараз сторони трудового договору можуть домовитися не укладати договір у письмовій формі та оформити його спрощеним способом за допомогою заяви працівника та видання ФОПом наказу про прийняття на роботу. Але краще трудовий договір все ж таки оформлювати у письмовій формі, що допоможе зменшити кількість спірних питань між сторонами у майбутньому.

При укладенні трудового договору у письмовій формі можна скористатися формою трудового договору, затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 №260 (далі – Наказ № 260).

Зверніть увагу! У самому наказі №260 є норми, які зобов’язують ФОП-роботодавців реєструвати трудові договори в службі зайнятості. Проте зараз трудові договори не реєструються. Раніше вимога про реєстрацію містилася у ст. 24¹ КЗпП, але зараз її виключено з КЗпП, тому норми наказу №260 зараз не актуальні. А ось саму форму трудового договору, наведеного у цьому наказі можна взяти за основу

2. Кадрові накази (розпорядження)

Для оформлення всіх кадрових рішень (прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, накладення дисциплінарних стягнень тощо) ФОП-роботодавець має оформлювати накази або розпорядження.

Кадрові накази можуть оформлюватися ФОПом із застосуванням:

1. типових форм, затверджених наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (далі – Наказ № 489);
2. примірних форм, затверджених наказом Мін'юсту від 09.07.2026 № 1860/5, їх можна знайти на нашому сайті за посиланням;
3. у довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів.

Досить часто у ФОПів виникає запитання:

а чи потрібно оформлювати накази про прийняття на роботу, якщо трудові відносини оформлюються за допомогою письмового трудового договору?

Це запитання виникає, оскільки інформація, яка зазначається в наказі та у письмовому трудовому договорі, дублюється. Проте незалежно від наявності чи відсутності письмового трудового договору оформлювати наказ про прийняття на роботу потрібно.

Аргументи цього висновку такі:

1. ст. 24 КЗпП передбачає, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення органу ДПС про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ;
2. при поданні в орган ДПС повідомлення про прийняття на роботу, форму якого затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 №413 (далі – постанова № 413), у повідомленні необхідно вказати номер наказу або розпорядження про прийняття працівника на роботу. Отже, без видання відповідного наказу ФОП не зможе заповнити це повідомлення.

3. Повідомлення ДПС про прийняття на роботу

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається ФОПом на підставі ст. 24 КЗпП за формою, наведеною у додатку 1 до постанови №413.

Повідомлення подається ФОПом до територіального органу ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ, до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису. За відсутності технічної можливості подання повідомлення в електронній формі, повідомлення подається у формі документа на папері з копією в електронній формі.

4. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Цей документ ФОП має затвердити, виходячи з вимог ст. 29 КЗпП, яка передбачає, що до початку роботи роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР). Також ПВТР неодноразово згадуються в інших статтях КЗпП.

Роз’яснення Мінсоцполітики щодо обов’язковості ПВТР для ФОП-роботодавців можна знайти у листах від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13 та від 28.12.2017 № 568/0/22-17/134.

5. Посадові (робочі) інструкції

Обов’язковість цього документу в трудовому законодавстві прямо не зазначено. Але необхідність затвердження посадових (робочих) інструкцій зумовлено приписами п. 1 ч. 1 ст. 29 КЗпП, відповідно до якої роботодавець повинен до початку роботи, зокрема, роз’яснити працівникові його права та обов’язки. Найзручніший варіант для цього – ознайомлення із затвердженою посадовою інструкцією.

Також додамо, що про обов’язковість посадових інструкцій працівників згадується у п. 6 Загальних положень розд. 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (Випуск 1), затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336 (далі – Довідник). У цьому пункті зазначено, що конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації. Але зауважимо, що Довідник поширюється тільки на юридичних осіб, відповідно до п. 1 Загальних положень розд. 1 Довідника він є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. Але роботодавці-ФОПи також мають право за бажанням користуватися Довідником при розробці посадових та робочих інструкцій працівників.

6. Графік відпусток

Затвердження ФОПами, які використовують працю найманих працівників, графіка відпусток є обов’язковим на підставі ч. 4 ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», які передбачають, що черговість надання відпусток визначається графіками відпусток, з якими працівники мають бути ознайомлені. Жодних виключень для ФОПів в цих нормах немає.

Про обов’язковість для ФОПів графіка відпусток зазначено також у листі Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06.

7. Табель обліку робочого часу

Всі роботодавці, у тому числі ФОПи, зобов’язані вести облік робочого часу працівників, що підтверджується, зокрема, вимогами ст. 30 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці».

Для обліку робочого часу використовується Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом №489).

Крім того, обов’язковість оформлення табеля ФОПом підтверджується нормами Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286 (далі – Інструкція № 286.

Так, відповідно до п. 1.1 Інструкції №286 вона розповсюджується не тільки на всіх юридичних осіб, а і на фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю. А відповідно до п. 1.6 Інструкції №286 табель віднесено до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників, тобто він є обов’язковим для роботодавців.

8. Колективний договір

Колективний договір має укладатися роботодавцями, які використовують найману працю. Причому ця вимога розповсюджується не тільки на юросіб, а і на фізосіб-роботодавців (ст. 11 КЗпП, ст. 2 Закону України від 01.07.1993 №3356-XII «Про колективні договори і угоди»).

Проте зауважимо, що за відсутність у ФОПа колективного договору відповідальності немає, адже цей договір укладається між роботодавцем та працівниками на добровільних засадах. Відповідальність може бути застосована тільки у разі ухилення від участі в переговорах щодо укладення колдоговору. Роз’яснення з цього питання наведено у листі Мінпраці від 07.04.2006 № 2411/0/14-06/18.

9. Трудові книжки працівників

Зараз облік трудової діяльності працівників ведеться в електронній формі (ст. 48 КЗпП).

Проте на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, паперова трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу. Крім того, роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Отже, якщо є відповідна вимога працівника оформити йому паперову трудову книжку, або внести до неї запис, ФОП-роботодавець зобов’язаний це зробити з дотриманням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58).

Нагадаємо, що дія цієї Інструкції розповсюджується на ФОП-роботодавців (п. 1.1 Інструкції №58).

10. Документи, що стосуються працевлаштування осіб з інвалідністю

Роботодавці зобов’язані виконувати норматив працевлаштування осіб з інвалідністю відповідно до вимог Закону України від 21.03.1991 № 875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» (далі – Закон № 875). Цей обов’язок розповсюджується на всіх роботодавців, в тому числі на ФОПів, адже відповідно до ст. 1 Закону №875 роботодавцем для цілей цього Закону вважається юридична особа незалежно від організаційно-правової форми, форми власності та підпорядкування, фізична особа – підприємець, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту).

Отже, ФОПи, які мають середньооблікову кількість штатних працівників облікового складу у календарному кварталі 8 і більше працівників, зобов’язані виконувати норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю, встановлений ст. 18² Закону № 875. Також вони зобов’язані:

1. у разі невиконання нормативу сплачувати внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю;
2. щокварталу подавати звітність з цього внеску. Щоправда, на даний час форму такого звіту ще не затверджено.

Докладніше про розрахунок внеску можете дізнатися з нашої статті.

11. Документи з охорони праці

Законодавство про охорону праці розповсюджується на всіх роботодавців, як на юридичних осіб, так й на фізосіб-підприємців (ст. 1, 2 Закону України від 14.10.1992 № 2694-XII «Про охорону праці»).

Отже, ФОП, який має найманих працівників зобов’язаний оформлювати всі необхідні документи, які стосуються охорони праці, зокрема:

1. наказ про призначення особи, відповідальної за охорону праці;
2. положення про охорону праці;
3. інструкції з охорони праці;
4. журнали реєстрації інструктажів з охорони праці.

Які документи не потрібно оформлювати ФОПу

Вище ми розглянули ті документи, які є обов’язковими для ФОПів, які мають найманих працівників. А зараз розглянемо, які з документів, що стосуються кадрів підприємці не зобов’язані оформлювати.

1. Документи щодо військового обліку працівників та бронювання

Законодавство передбачає обов’язок щодо ведення військового обліку тільки для юридичних осіб, на фізосіб-підприємців він не розповсюджується (ч. 5 ст. 34 Закону України від 25.03.1992 №2232-XII «Про військовий обов'язок і військову службу», п. 1 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487).

Також ФОПи-роботодавці не мають права бронювати своїх працівників, отже, документи для бронювання вони також не оформлюють (п. 1 Порядку бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затвердженого постановою КМУ від 27.01.2023 №76).

2. Штатний розпис

Починаючи з 28.08.2025, дати втрати чинності Господарським кодексом України (далі – ГКУ), наявність штатного розпису не є обов’язковою для роботодавців. Проте і до цієї дати штатний розпис не був обов’язковим для ФОП-роботодавців, оскільки ст. 64 ГКУ передбачала наявність цього документу тільки для підприємств. На необов’язковість затвердження штатного розпису ФОПами також вказувало Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133.

Штатний розпис ФОПи можуть оформлювати за власним бажанням, особливо це актуально для випадків, коли у ФОПа є багато найманих працівників, оскільки він є зручним інструментом для роботодавців, за допомогою якого зручно вести облік кадрів та виконувати інші приписи трудового законодавства. На доцільність оформлення роботодавцями штатного розпису вказує Держпраці у листі від 07.08.2025 №2983/2.3/2.1-25а.

Зберігання кадрових документів: особливості для ФОПів

Строки зберігання кадрових документів визначаються фізособами-підприємцями відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Зверніть увагу, що цей нормативний документ розповсюджується на фізосіб-підприємців на підставі п. 1.4 розд. І «Загальні положення» Переліку № 578/5. У цьому пункті зазначено, що строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами – підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.

Що стосується порядку та місця зберігання документів ФОПами, цей момент не досить чітко прописаний у законодавстві.

Так, зокрема Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5), які є визначальними щодо порядку зберігання документів юрособами, на фізосіб-підприємців не розповсюджуються (п. 1 розд. І). Тому Правила №1000/5 можуть застосовуватися ФОПами тільки за їх бажанням. Немає правил зберігання кадрових документів і в інших нормативних документах.

Отже, ФОПи-роботодавці самостійно визначають, як та де зберігати кадрові документи, головне при цьому дотримуватися строків їх зберігання та мати можливість своєчасно надати їх контролюючим органам у випадках, передбачених законодавством, зокрема, під час проведення перевірки.

Де ФОП має зберігати кадрові документи: вдома, чи на торговій точці, де підприємець здійснює торгівельну діяльність?

Як ми зазначили вище, правил зберігання кадрових документів для ФОПів немає, тому це питання вони визначають самостійно. Отже, ФОП має право зберігати кадрові документи вдома у себе, або за місцем здійснення підприємницької діяльності (наприклад, в офісі, магазині, перукарні тощо).

Підкреслимо: у законодавстві немає заборони щодо зберігання кадрової документації ФОПом вдома, а також немає обов’язку зберігати кадрові документи саме у торгівельній точці, де безпосередньо працюють його наймані працівники.

Чи повинен ФОП використовувати для зберігання кадрових документів спеціальні металеві шафи, стелажі тощо?

Ні, таких вимог в законодавстві теж немає. Спеціальні вимоги щодо забезпечення збереженості архівних документів (обладнання, температурно-вологісного і світловий режими в архіві тощо) міститься у розд. VIII Правил № 1000/5. Але, як ми з вами вже з’ясували, ці правила не розповсюджуються на фізосіб-підприємців. Отже, зберігання кадрових документів ФОПи організовують на власний розсуд, проте, оскільки вони зобов’язані забезпечити збереження таких документів протягом строків, встановлених законодавством (а деякі з них складають 75 років!), вони можуть за бажанням дотримуватися приписів, встановлених Правилами № 1000/5.

Висновки

1. ФОПи, які мають найманих працівників, зобов’язані виконувати вимоги трудового законодавства та вести певні кадрові документи.
2. Для фізосіб-підприємців є обов’язковим оформлення трудових договорів, кадрових наказів, повідомлень ДПС про прийняття на роботу, графіка відпусток, ПВТР, посадових (робочих) інструкцій, паперових трудових книжок (за бажанням працівника), документів, які стосуються працевлаштування осіб з інвалідністю, а також щодо охорони праці.
3. Документи військового обліку ФОПи не зобов’язані оформлювати.
4. Зберігання кадрових документів здійснюється ФОП-роботодавцями протягом строків, передбачених Переліком № 578/5. Але правил зберігання цих документів законодавством не встановлено, тому вони можуть зберігатися на власний розсуд ФОПа у нього вдома, або за місцем здійснення підприємницької діяльності.

Шаблони та зразки документів:

Примірна форма інструкції з діловодства (додаток 9, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Наказ про внесення змін до Інструкції з діловодства (зміни від 04.04.26)

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з кадрового діловодства

Інструкція з діловодства

Мінікурси на тему:

Кадрова реформа – 2026: примірні форми документів, ЄРК-КП та трудові книжки по-новому

Примірні форми заяв, наказів, графіку відпусток, штатного розпису з 09.07: обов’язкові чи ні

Обов’язкові кадрові документи – 2026: повний практичний список

Статті та консультації на тему:

Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу

ФОП вперше наймає працівника: які документи обов’язкові

Чи дозволено ФОПу вести один журнал для всіх видів наказів

Правила внутрішнього трудового розпорядку: чи обов’язкові на підприємстві та у ФОП