Кадрова реформа – 2026: примірні форми документів, ЄРК-КП та трудові книжки по-новому

1. Примірні форми кадрових документів: використовувати чи ні
2. Що рекомендуємо зробити
3. Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій: що змінилося
4. Чи потрібно змінювати назви посад
5. Чи замінюють профстандарти посадові та робочі інструкції
6. Трудові книжки: що змінилося після 10 червня 2026 року
7. Висновки

Примірні форми кадрових документів: використовувати чи ні

Мінʼюст наказом від 09.07.2026 №1860/5 затвердив 42 примірні форми кадрових та інших документів. Вони можуть використовуватися роботодавцями як готові шаблони.

Водночас примірні форми не є обов'язковими. Законодавство не зобов'язує роботодавців замінювати власні форми наказів, заяв чи інших кадрових документів.

Роботодавець може:

1. використовувати примірні форми без змін;
2. привести власні форми кадрових документів до примірних форм;
3. продовжувати використовувати, зокрема, типові форми наказів, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489;
4. кадрові документи можуть бути оформлені за довільною формою з дотриманням норм ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 №144, та норм до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Зауважте, що накази одного виду, наприклад, наказ про відпустку, не може одночасно видаватися у довільній, примірній чи типовій формі. Для одного й того самого виду документа не можна хаотично змінювати форму від наказу до наказу. Треба визначити, яку саме застосовує підприємство.

Що рекомендуємо зробити

Підприємство має визначити, за якою формою оформлювати кадрові документи, та зафіксувати це в Інструкції з діловодства (внести зміни), а також за потреби видати наказ про затвердження та запровадження нових форм.

Зверніть увагу, головна вимога залишається незмінною – при застосуванні кадрових документів в довільній формі з урахуванням або без урахування примірних форм потрібно слідкувати за наявністю обов’язкових реквізитів, визначених у ДСТУ 4163:2020. А також правильно формулювати текстову частину.

Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій: що змінилося

З червня 2026 року запрацював Єдиний реєстр кваліфікацій та класифікації професій (ЄРК-КП).

Його основне призначення – професійні стандарти, які поступово замінять чисельні Довідники кваліфікаційних характеристик професій на одну базу, та чинний наразі Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту

України від 28.07.2010 №327 (далі – Класифікатор професій).

Зверніть увагу, що Класифікатор професій залишається чинним, й під час формування назв посад рекомендуємо звертатися саме до нього.

Саме після запуску ЄРК-КП виникло найбільше практичних запитань.

До речі, на Kadroland оновлено сервіс «Класифікатор професій» й тепер там включено й пошук профстандартів

Чи потрібно змінювати назви посад

Ні.

Запуск ЄРК-КП не є підставою для перейменування посад, внесення змін до штатного розпису чи переоформлення кадрових документів.

Якщо професійні назви робіт уже відповідають вимогам законодавства, жодних додаткових дій роботодавець не вчиняє. Через появу ЄРК-КП не потрібно коригувати назви посад та код за КП у штатному розписі, посадовій інструкції та інших кадрових документах. Це підтверджує й Нацагентство кваліфікацій у своєму роз’ясненні.

Чи замінюють профстандарти посадові та робочі інструкції

Ні, не замінюють.

Профстандарти є основою для розробки посадових (робочих) інструкцій, письмових трудових договорів. Роботодавець може, але не зобов’язаний розробляти профстандарти, що розміщуються на сайті ЄРК-КП.

Самі ж посадові (робочі) інструкції можна продовжувати застосовувати на підприємстві, оскільки ДКХП 1 також застосовується.

Ще один важливий акцент. При розробці посадових (робочих) інструкцій, письмових трудових договорів слід спиратися:

1. на профстандарт (якщо він є);

або

1. кваліфікаційні характеристики (ДКХП), якщо немає відповідного профстандарту.

Докладно про перехід на ЄРК-КП у відеокурсі «Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій з 02.05.2026: практичні правила переходу та готові рішення»

Трудові книжки: що змінилося після 10 червня 2026 року

Після завершення перехідного періоду багато роботодавців помилково вирішили, що паперові трудові книжки більше не використовуються.

Це не так.

Після 10 червня 2026 року:

1. паперові трудові книжки не втратили чинності, при прийнятті на роботу кандидат на посаду подає або паперову трудову книжку, або витяг з ЕТК – вимога статті 24 КЗпП. При цьому трудову книжку роботодавець не бере на зберігання;
2. подати сканкопії паперової трудової книжки можна й зараз передати, зокрема, через портал ПФУ. У Пенсійному фонді наголошують: оцифрувати трудову книжку можна і після завершення перехідного періоду;
3. на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити записи до паперової трудової книжки, що зберігається вже у працівника.

А ще основний акцент тепер на наповнення електронної трудової. Вона наповнюється за допомогою відомостей, що підтягуються з повідомлення про прийняття на роботу до ДПС, зарплатної звітності. Також її наповнює й кадровик через передання окремих відомостей за допомогою функціоналу «Додати запис».

Висновки

1. Кадрова реформа 2026 року не змушує роботодавців переписувати всю кадрову документацію, але вимагає працювати за новими підходами.
2. За незастосування примірних форм кадрових документів не передбачені штрафи. Роботодавець має право самостійно вирішити, чи застосовувати їх. Інші варіанти – привести власні шаблони у відповідність до примірних форм або застосовувати кадрові документи у довільній формі, розроблені з урахуванням ДСТУ 4163:2020 та Правил №1000/5.
3. Єдиний реєстр кваліфікацій – Класифікатор професій вже працює. Змінювати назви посад не потрібно, оскільки Класифікатор професій 2010 залишається чинним. При розробці посадових (робочих) інструкцій та письмових трудових договорів слід керуватися профстандартами, а у разі їх відсутності – ДКХП.
4. У роботодавця більше не має обов’язку зберігати паперові трудові книжки на підприємстві. Запис до них вноситься на вимогу працівників (якщо трудова вже зберігається у працівника). Сканування трудових книжок триває.

Наталія ВОВЧЕНКО, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Примірна форма наказу (розпорядження) про надання відпустки (додаток 22, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Примірна форма наказу (розпорядження) про звільнення з роботи (додаток 17, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Примірна форма наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (додаток 15, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Наказ про надання відпустки / Типова форма П-3

Наказ про прийняття на роботу за основним місцем (типова форма П-1)

Наказ про звільнення за власним бажанням у 2024 році (типова форма № П-4)

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Статті та консультації на тему:

Єдиний реєстр кваліфікацій: що врахувати після 8 травня

Чи вносити зміни до штатного розпису з 2 червня

Чи можна використовувати посаду, якщо її немає в новому Класифікаторі професій

Наказ про перехід з 02.06 на Єдиний реєстр кваліфікацій - Класифікатор професій

Видача трудових книжок працівникам: які документи оформити

Сканування трудових книжок: посібник для працівника

Мінікурси на тему:

Примірні форми заяв, наказів, графіку відпусток, штатного розпису з 09.07: обов’язкові чи ні

Оформлення заяв у кадровому обліку: поради, застосування ДСТУ 4163:2020

Новий Класифікатор професій з 02.05: чи зміняться назви посад, чи залишаться посадові інструкції

Як утворити назву посади за Класифікатором професій: правила і приклади