Посібник для працівника щодо сканування трудових книжок

1. Чи зобов’язаний роботодавець сканувати трудову книжку
2. Що потрібно, щоб відсканувати трудову книжку самостійно
3. Який штраф за неоцифрування трудової книжки
4. Чи можна оцифрувати трудову книжку після 10.06.2026
5. Що робити, якщо ПФУ довго не опрацьовує скани
6. Як виготовити сканкопію трудової книжки
7. Чи сканувати диплом
8. Чи сканувати інші документи: військовий квиток, свідоцтво про шлюб тощо
9. Що означають статуси звернення
10. Як перевірити, чи відскановано трудову книжку
11. Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10.06.2026

Чи зобов’язаний роботодавець сканувати трудову книжку

Ні, відсканувати та оцифрувати трудову книжку може ПФУ, роботодавець або працівник самостійно.

Що потрібно, щоб відсканувати трудову книжку самостійно

Треба мати так званий електронний цифровий підпис (як його отримати, пояснювали тут), зареєструватися та авторизуватися на вебпорталі ПФУ.

Процедура безкоштовна.

Який штраф за неоцифрування трудової книжки

Штрафів за неоцифрування трудової книжки до 10 червня не передбачено ані для працівника, ані для роботодавця. Головний ризик для працівника: втратити стаж до 2004 року, який є у паперовій трудовій книжці. Адже наразі паперову трудову книжку фактично може бути знищено.

Чи «згорить» стаж, якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06.2026

За роз’ясненнями ПФУ, неоцифрування трудової книжки до 10.06.2026 не призведе до втрати набутого страхового стажу. Адже основним документом, який підтверджує стаж роботи до 1 січня 2004 року, є трудова книжка.

Крім того, маємо і законодавче підкріплення. З 2 серпня 2026 запрацює Закон України від 09.04.2026 № 4851-IX «Про внесення змін до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» щодо підтвердження страхового стажу», яким передбачено, що у разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність особи в електронній формі основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження системи персоніфікованого обліку, є трудова книжка.

Чи можна оцифрувати трудову книжку після 10.06.2026

У чинній нормативній базі з цього приводу нічого не вказано.

Хоча у Комітеті Верховної ради з питань соцполітики заспокоюють:

З цього роз’яснення випливає, що сканувати трудові книжки ми зможемо й після 10 червня 2026. Проте ще раз повторимося: зараз нормативних підстав так вважати немає.

Тому, якщо у вас значний трудовий стаж у паперовій трудовій книжці, не нехтуйте правилом й подайте скани до 10 червня. Тим паче, що й в одному із роз’яснень Пенсійного фонду наголошується, що процес оцифрування здійснюється для швидкого розрахунку пенсійних виплати у майбутньому.

Що робити, якщо ПФУ довго не опрацьовує скани

Якщо на порталі ПФУ статус ваших сканів тривалий час (два місяці та більше) залишається «В роботі», підстав для їх повторного подання немає.

Навіть, якщо скани не будуть опрацьовані ПФУ до 10 червня, страховий стаж не втрачається.

Подати скани заново слід, якщо статус звернення змінився на «Відхилено».

Як виготовити сканкопію трудової книжки

Відповідно до п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):

Важливі тези:

1. скануємо тільки оригінал з вкладишем, якщо є, або дублікат. Не робимо сканкопію ксерокопії трудової книжки чи інших документів;
2. можна відсканувати телефоном, але стежте за форматом і розміром файлу;
3. скануємо всі заповнені сторінки, порожні – не скануємо;
4. завантажуємо в хронологічному порядку (радимо надавати файли своїм прізвищем або «ідентифікаційним номером» і додавати номери сторінок);
5. можна завантажувати кожен розворот окремо або за допомогою спеціальних програм вмістити в один файл.

Чи сканувати диплом

Скануйте і передавайте до ПФУ дипломи працівників про освіту, які стосуються періодів навчання до 2004 року (деталі – тут). А ось дипломи, які підтверджують періоди навчання з 01.01.2004, можна не долучати.

Диплом сканують разом з додатком.

Чи сканувати інші документи: військовий квиток, свідоцтво про шлюб тощо

На вебпортал електронних послуг ПФУ передаємо сканкопії трудових книжок та документів про стаж, які визначає Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.1993 № 637.

Як правило, достатньо трудової книжки. Однак також доцільно долучити сканкопії документів, якщо вони підтверджують період, який зараховується до страхового стажу.

Якщо після опрацювання сканкопій трудової книжки ПФУ потребуватиме додаткових відомостей, про це буде написано у «Повідомленні».

Що означають статуси звернення

Коли ми оцифровуємо трудову книжку чи передаємо сканкопії, то на порталі ПФУ формується звернення. Далі в розділі «Відомості про трудові відносини» відстежуємо статуси такого звернення.

Статуси «Відхилено» чи «Скасовано виконання» означають, що ці звернення містять певні помилки, не опрацьовані та потребують повторного подання. Зауважте, що опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення».

А от статуси «В опрацюванні», «В роботі» чи «На контролі ЕТК» означають, що звернення знаходиться в опрацюванні фахівцями ПФУ.

Як перевірити статуси та що вони означають, пояснювали на мінікурсі.

Як перевірити, чи відскановано трудову книжку

Всього існує 4 способи перевірити, чи відскановано трудову книжку.

Працівник може перевірити це сам, або попросити роботодавця.

По-перше, можна перевірити результат опрацювання звернення в розділі «Мої звернення».

По-друге, можна зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Дані ЕТК». Якщо сканкопії трудової книжки опрацьовані ПФУ, то заповненими будуть вкладки «Відцифрована ЕТК» та «Скан-копії трудової книжки». Все в картинках показано тут.

По-третє, сформувати Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Якщо графа 4 «Дата запису (за сканованими документами)» не заповнена, то сканкопії не подавалися або ще не опрацьовані ПФУ. Якщо ж сканкопії подавалися і були опрацьовані ПФУ, то буде заповнена графа 4.

Не лякайтеся: деякі записи в графі 3 і в графі 4 будуть продубльовані. Це не помилка! Так відображається надходження даних про трудові відносини з різних джерел:

1. в графі 3 відображено записи, які потрапили до Реєстру застрахованих осіб, зокрема, через Податковий розрахунок, який подає роботодавець;
2. у графі 4 відображено подекуди ті самі дані, якщо вони внесені з паперової трудової книжки. Щоправда, по графі 4 може бути більше записів, адже можливості оцифрувати різні періоди більше, ніж передати такі дані через звітність.

Увага! В графі 4 не зазначається дата, коли саме було опрацьовано трудову книжку

Способи перевірки, коли може допомогти роботодавець, перелічені тут.

Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10.06.2026

Якщо трудова книжка ще зберігається у роботодавця, то рекомендуємо написати заяву і забрати трудову книжку. Далі ви самі приймаєте рішення: вести її чи ні. Якщо хочете вести трудову книжку, то надавайте її роботодавцю для внесення записів. Роботодавець може попросити заяву на внесення записів – це законно.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Помічник кадровика «Сканування трудових книжок до 10.06: зрозумілий алгоритм, статуси, ризики неоцифрування»

Заява про пересилання трудової книжки за кордон раніше звільненого працівника

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Заява про звільнення з пересиланням трудової книжки

Заява працівника про видачу трудової книжки

Заява про внесення запису до трудової книжки

Заява працівника про пересилання трудової книжки поштою

Мінікурси на тему:

Що робити, якщо ПФУ не приймає скани трудової та інших документів

Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026

Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року

Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування

Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат

Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Статті та консультації на тему:

Скануємо трудову книжку: як встигнути до 10.06.2026

Виправляємо особисті дані на вебпорталі ПФУ

Як заповнити трудову книжку, якщо залишився один рядок

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Чи подавати сканкопії наказів на вебпортал ПФУ після 10.06.2026

Як видати трудові книжки після 10.06: по заяві чи без

ПФУ не приймає сканкопію диплома: що робити