Професії від Kadroland.Academy

Чи обов’язково вести журнали реєстрації кадрових наказів і заяв працівників

Чи повинен роботодавець вести окремі журнали реєстрації кадрових наказів і заяв працівників? Чи можна відмовитися від паперових журналів та вести реєстрацію документів в електронній формі?

9

2769

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, кадрові накази та заяви працівників потрібно реєструвати. Водночас вести саме паперові журнали законодавство не вимагає.


Відповідно до гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) реєстрація документів проводиться для забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання інформації. Місце реєстрації, зокрема наказів з кадрових питань та заяв працівників, підприємство визначає у своїй інструкції з діловодства.


Для реєстрації документів можна застосовувати журнальну, карткову або автоматизовану форму з використанням спеціальних комп’ютерних програм. Тобто паперовий журнал не є єдиним можливим способом реєстрації.


А от кадрові накази необхідно реєструвати окремо відповідно до їх видів та строків зберігання. Тому накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання не варто об’єднувати в одному реєстраційному журналі чи іншій реєстраційній формі.


Заяви працівників також підлягають реєстрації. При цьому Правила №1000/5 не вимагають обов’язково заводити для них саме окремий паперовий журнал. Порядок та місце їх реєстрації доцільно визначити в інструкції з діловодства підприємства.


Отже, реєструвати кадрові накази та заяви працівників потрібно, але конкретну форму реєстрації підприємство визначає самостійно з урахуванням вимог Правил № 1000/5.


Шаблони та зразки документів:


Акт про виявлення пропущеного наказу в журналі реєстрації наказів

Наказ про затвердження форми журналів реєстрації наказів з кадрових питань

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання


Статті та консультації на тему:


Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу

Помилки у кадрових наказах: коли та як виправляти

Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати

Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

9

2769

5

275

6

115

4

1293

4

347

4

427

6

355

4

115

3

69

16

1658

9

40059

5

213

3

151

10

1890

4

5751

5

12489

6

726

3

205

3

8310

6

468

2

154