Діловодство
17.09.2026
Чи обов’язково вести журнали реєстрації кадрових наказів і заяв працівників
Чи повинен роботодавець вести окремі журнали реєстрації кадрових наказів і заяв працівників? Чи можна відмовитися від паперових журналів та вести реєстрацію документів в електронній формі?
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, кадрові накази та заяви працівників потрібно реєструвати. Водночас вести саме паперові журнали законодавство не вимагає.
Відповідно до гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) реєстрація документів проводиться для забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання інформації. Місце реєстрації, зокрема наказів з кадрових питань та заяв працівників, підприємство визначає у своїй інструкції з діловодства.
Для реєстрації документів можна застосовувати журнальну, карткову або автоматизовану форму з використанням спеціальних комп’ютерних програм. Тобто паперовий журнал не є єдиним можливим способом реєстрації.
А от кадрові накази необхідно реєструвати окремо відповідно до їх видів та строків зберігання. Тому накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання не варто об’єднувати в одному реєстраційному журналі чи іншій реєстраційній формі.
Заяви працівників також підлягають реєстрації. При цьому Правила №1000/5 не вимагають обов’язково заводити для них саме окремий паперовий журнал. Порядок та місце їх реєстрації доцільно визначити в інструкції з діловодства підприємства.
Отже, реєструвати кадрові накази та заяви працівників потрібно, але конкретну форму реєстрації підприємство визначає самостійно з урахуванням вимог Правил № 1000/5.
Шаблони та зразки документів:
Акт про виявлення пропущеного наказу в журналі реєстрації наказів
Наказ про затвердження форми журналів реєстрації наказів з кадрових питань
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті та консультації на тему:
Паперовий та електронний гібрид в кадровому документообігу
Помилки у кадрових наказах: коли та як виправляти
Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати
Звільнення
30.10.2026
Заява про звільнення з КЕП: чи підтверджує вона згоду працівника
Електронна заява про звільнення, підписана КЕП, стала одним із доказів добровільної згоди працівника на припинення трудових відносин. Суд оцінив її разом з іншими обставинами та відмовив у поновленні на роботі: примусу до звільнення працівник не довів

Головне за тиждень
30.10.2026
Нові правила бронювання, критичність після 06.11, укриття та робота під час повітряних тривог із 04.12, відновлення конкурсів на держслужбу. Коротко про головне за тиждень 26.10 – 30.10.2026
Воєнний стан продовжено до 29.01: як це вплине на роботу кадровика. Уряд змінив правила критичності та бронювання: що передбачає Постанова №1328. Скасування критичності після 06.11: роз’яснення Мінекономіки. Держбюджет-2027: мінімальна зарплата, штрафи та ЗП для бронювання. Конкурси на держслужбу та в ОМС відновлять: що передбачає закон. Робота під час повітряної тривоги з 04.12: планують продовжити строк облаштування укриттів. Про це та інше – читайте у статті
Охорона праці
30.10.2026
Закон про безпеку праці під загрозою вето: профспілки пояснили, що не так із новими правилами
ФПУ закликає Президента накласти вето на ухвалений Закон про безпеку та здоров’я працівників на роботі. Профспілки заявляють про звуження прав, пільг і гарантій працівників та вимагають доопрацювати документ за участю соціальних партнерів. Також представники ФПУ звернулися до Уряду щодо доопрацювання норм відповідного законопроєкту

Соціальне страхування / Пенсії
30.10.2026
10 пенсій при виході на пенсію: хто може отримати
Деякі працівники бюджетної сфери можуть отримати одноразову грошову допомогу при виході на пенсію за віком у розмірі 10 місячних пенсій. ПФУ пояснив, хто має право на таку виплату, який страховий стаж потрібно мати, які посади та періоди роботи зараховують до спеціального стажу і як підтвердити право на допомогу

Інше
30.10.2026
Кібератака на українські держустанови: хакери розсилають листи від імені ДТЕК
За даними Держспецзв’язку, хакерське угруповання UAC-0050, пов’язане з правоохоронними структурами рф, розсилає електронні листи про «погашення заборгованості за електроенергію» нібито від імені бухгалтера компанії «ДТЕК Енерго»

Відпустки на дітей
30.10.2026
Відпустка для догляду за другою дитиною: чи може батько оформити її до 3 років
Чи має право батько оформити відпустку для догляду за другою дитиною до досягнення нею трирічного віку, якщо перша дитина також потребує догляду? Держпраці роз’яснила, як надають таку відпустку, які документи має подати працівник і чому одночасно скористатися нею для догляду за однією дитиною може лише один із батьків

Оплата праці
30.10.2026
Гранти для переробних підприємств: вища зарплата замість створення нових робочих місць
Уряд оновив кадрові умови грантової програми для переробних підприємств. Альтернативою створенню п’яти робочих місць стане зарплата вище середньої по регіону. Нові правила стосуватимуться також раніше виданих грантів

Звільнення
30.10.2026
Звільнення працівника у зв'язку із закінченням строку трудового договору: зразок наказу
Звільнення працівника після закінчення строку трудового договору оформлюють наказом відповідно до пункту 2 статті 36 КЗпП України. Дізнайтеся, коли видавати наказ про звільнення та чи потрібно працівнику подавати заяву або завчасно попереджати його про припинення трудових відносин.

Соціальне страхування / Пенсії
30.10.2026
Допомога по вагітності та пологах у 2026 році: оформлення, строки та розмір виплат
Як оформити допомогу по вагітності та пологах, скільки днів триває декретна відпустка та як розраховують виплати? ПФУ роз’яснює, коли формують е-лікарняний, як перенести частину відпустки на період після пологів, скільки виплачують застрахованій особі та які обмеження щодо суми допомоги діють залежно від страхового стажу й місця роботи

Охорона праці
30.10.2026
Укриття на підприємстві: бізнесу планують продовжити строк облаштування
Уряд планує змінити правила роботи підприємств під час повітряної тривоги: бізнесу хочуть надати більше часу на облаштування укриттів, дозволити використовувати безпечні приміщення за межами підприємства та встановлювати вимоги до місткості укриття залежно від кількості працівників і відвідувачів. Що передбачають запропоновані зміни та коли військові адміністрації мають зібрати інформацію про виконання вимог безпеки?

Охорона праці
30.10.2026
Що повинні робити працівники під час сигналу повітряної тривоги: алгоритм дій
Що робити працівникам під час повітряної тривоги та коли можна повертатися до роботи? Держпраці нагадала алгоритм дій персоналу: від припинення роботи й переходу до укриття до перевірки безпеки приміщень після відбою. Також пояснила, чому роботодавцю важливо заздалегідь визначити порядок реагування на тривогу та ознайомити з ним працівників

Інше
29.10.2026
Профспілка на підприємстві: чи обов’язково вступати, сплачувати внески та яку допомогу можна отримати
Одні працівники звертаються до профспілки по допомогу в трудовому спорі. Інші отримують матеріальну підтримку на лікування, путівки чи подарунки для дітей. А хтось щомісяця сплачує внески, але навіть не знає, у яких випадках може звернутися по допомогу

Соціальне страхування / Пенсії
29.10.2026
Ідентифікація в ПФУ у 2026 році: 5 способів пройти перевірку особи
Фахівці Пенсійного фонду України нагадали що підтвердження особи – це гарантія того, що виплати потрапляють саме до вас. Якщо ви отримуєте пенсію, страхові виплати або соціальну допомогу, перевірте, чи потрібно вам пройти ідентифікацію у 2026 році










