Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

1. Строки зберігання документів
2. Чому слід «заморочуватися»?
3. Зберігати не можна, знищити
4. Висновки

Строки зберігання документів

На сьогодні строки зберігання документів, в тому числі кадрових, наведено у Переліку № 578/5.

За строком зберігання кадрові документи поділяють на:

1. документи тимчасового зберігання (1, 3 або 5 років).

Наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку (після заміни новими), графік відпусток зберігаються 1 рік. Графіки змінності, документи про облік робочого часу – 3 роки. Накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, про надання щорічних оплачуваних відпусток мають зберігатися 5 років.

1. документи тривалого зберігання (понад 10 років). До цієї групи належить і група кадрових документів, що мають строк постійно зберігання - 75 років.

Зокрема, це накази про прийняття на роботу, звільнення, надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, для догляду за дитиною, за власний рахунок тощо.

Зауважте, що строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, не можна скорочувати. А от продовжити строки зберігання документів, передбачених цим Переліком, можна, але виключно у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Цікаво, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.7 Переліку № 578/5).

Обчислення строків зберігання документів проводиться не з дати документа, а з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5).

Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2023 році, починається з 1 січня 2024 року.

Чому слід «заморочуватися»?

На це питання дамо відповідь на прикладі.

Відповідно до п. 16 Переліку № 578/5 накази про надання відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці мають строк зберігання 75 років. Тоді як наказ про «звичайну» щорічну основну відпустку має зберігатися лише 5 років. У ст. 24 Закону про відпустки вказано:

«За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні».

Отже, якщо працівник має право на щорічну додаткову відпустку за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці, то частину щорічної відпустки за відповідний робочий рік, яка перевищує 24 календарні дні, він може замінити грошовою компенсацією.

При цьому у листі Мінсоцполітики від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16 визначено:

«… на підставі відповідної заяви працівника в наказі про надання 24 календарних днів щорічної відпустки може бути також передбачено виплату грошової компенсації за решту днів цієї відпустки, одночасно з оплатою наданих днів, або відразу після їх використання».

Тобто, як випливає із роз’яснення Мінсоцполітики, разом із наказом про надання щорічної відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів, уже можна видавати наказ про грошову компенсацію щорічної відпустки без звільнення.

Практична порада. Якщо працівник виявив бажання замінити дні щорічної додаткової відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці грошовою компенсацією, то такий наказ доцільно оформити окремо. Чому? А саме через строк зберігання. На нашу думку, наказ про виплату грошової компенсації за такий вид відпустки теж має зберігатися 75 років (як і наказ про надання такого виду відпустки). Тоді як наказ про надання щорічної основної відпустки зберігається 5 років

Що ж стосується, наприклад, відпустки чи компенсації щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці (у тому числі за ненормований робочий день, за роботу із комп’ютером), то тут, вважаємо, застосовуються «тимчасові» строки зберігання і роз’яснення Мінсоцполітики будуть актуальними.

Зберігати не можна, знищити

Процедура знищення документів простіша, ніж передача в архів. Але не поспішайте кидати документи у вогонь чи у шредер.

Знищення документів відбувається за наступними етапи:

Створення експертної комісії. Так, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією з фахівців архівної справи і діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців (ч. 1 ст. 6 Закону України від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»). Експертну комісію створюють відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 № 1004 (далі — Порядок № 1004).

Зокрема, до складу експертної комісії підприємства незалежно від форми власності включаються керівники служби діловодства та архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів. Голову, яким, як правило, є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи (п. 14 Порядку № 1004).

Проведення експертизи цінності документів. Фактично це внутрішній аудит для виявлення документів, строки зберігання яких завершилися. Ще раз нагадуємо, що строк зберігання відлічується з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи (п. 2 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5, далі — Правила № 1000/5).

Пам’ятайте: забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).

Складання акта вилучення документів. Процедура складання акта затверджена у п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5.

Зауважте: форма акта наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5;

1. акт складають у 2 примірниках;
2. акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з 1.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), подають схвалені експертною комісією установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірної чи експертної комісії державної архівної установи, експертній комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа (абз. 4 п. 14 гл. 1 розд. IV Правило № 1000/5).

Погоджені (схвалені) акти затверджує керівник підприємства, після чого документи можуть бути знищені.

Знищення. Справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторсировини. Дату здачі документів, їх вагу і номер накладної вказують в актах (п. 7 гл. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).

Висновки

1. Кадрові документи бувають тимчасового, тривалого і постійного зберігання.
2. Строк зберігання обчислюється з 1 січня року, наступного за роком завершення справ діловодством.
3. Документи на знищення має затвердити експертна комісія.
4. Для знищення документів складається акт.
5. Не можна знищити документи в «побутовий» спосіб.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

Статті на тему:

Особова картка від А до Я: як заповнити

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020