
Діловодство
04.10.2026
Чи можна вести особові справи працівників лише в електронному вигляді
Якщо компанія веде особову справу працівника в електронному вигляді, чи потрібно додатково оформлювати її у паперовій формі?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, дублювання особової справи у паперовій формі є обов'язковим, навіть якщо підприємство здійснює повноцінний електронний документообіг.
Ведення особових справ виключно в електронному вигляді наразі дозволено лише для державних службовців, оскільки щодо них є пряма норма законодавства.
Усі інші юридичні особи керуються загальною нормою:
установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах – паперовій та електронній
Ця вимога закріплена у п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.
Оскільки строк зберігання особових справ працівників становить 75 років після звільнення (ст. 493 в, 495 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5), вони належать до категорії документів тривалого зберігання. Відповідно, формування та зберігання особових справ на паперових носіях є законним обов'язком роботодавця.
Шаблони та зразки документів:
Читайте більше:
Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки
Документи в Особовій справі: від старих до нових чи навпаки
Чи зазначати «Копія» на документах особової справи
Чи видавати копії документів з Особової справи при звільненні
Особливі працівники
04.10.2026
Документи про інвалідність уже подані: чи потрібна від працівника окрема заява
Працівник працює на підприємстві тривалий час. У червні 2026 року йому встановлена група інвалідності. Документи про встановлення групи подав у відділ кадрів та бухгалтерію у кінці вересня 2026 року. Якого змісту заяву повинен працівник надати роботодавцю?

Військовий облік
04.10.2026
Директор звільняється, працівників немає: що повідомити ТЦК та СП
У новоствореному підприємстві директора призначили відповідальним за ведення військового обліку. До ТЦК та СП надіслали додаток 1, у якому зазначили два накази: про вступ директора на посаду та про призначення його відповідальним за військовий облік. Наразі директор звільняється. В останній робочий день плануємо надіслати додаток 1 із зазначенням наказу про звільнення директора. Інших працівників на підприємстві немає. Функції директора поки що виконуватиме засновник без укладення трудового договору. Чи потрібно інформувати ТЦК та СП про відсутність директора та працівників на підприємстві?

Військовий облік
03.10.2026
Звіряння з ТЦК, якщо працівник зник і не виходить на зв’язок: як діяти роботодавцю
Прошу поради стосовно того як пройти звірку з ТЦК з працівником, що зник у невідомому напрямку більше року тому. На сьогодні дана особа є корисною для врахування квоти/бронювання. З даною особою зв`язку нема, нам не відомо де вона перебуває.

Військовий облік
02.10.2026
Змінили адресу, роботу чи одружилися: про що чоловік має сам повідомити ТЦК
Ви змінили роботу, посаду чи адресу проживання? Одружилися або отримали диплом про освіту? А чи знаєте ви, що про такі зміни потрібно повідомляти орган, де ви перебуваєте на військовому обліку, особисто – навіть якщо роботодавець уже передав відповідну інформацію? Сьогодні у нашій постійній рубриці «Три хвилини з адвокатом» розбираємо ці та інші запитання

Особливі працівники
02.10.2026
Тижневий зріз знань з кадрового обліку №4: норматив 4% та Звіт
Повертаємо одну з улюблених рубрик. Впевнені, що ви готові до самоперевірки. Буквально відучора ми почали подавати звітність щодо працівників з інвалідністю. Тож сьогодні для вас – тематичний тест. Інколи тести здаватимуться вам простими, а інколи – змусять розмірковувати. У будь-якому разі не зайве надати відповідь на кілька цікавих запитань та упевнитися, що у знаннях немає прогалин. А через тиждень обов’язково підіб’ємо підсумки

Військовий облік
02.10.2026
«Сесія ключа завершилася»: чому в «Дії» не вдається отримати відомості персонального обліку
Користувачі повідомляють про проблеми з поданням заявки на отримання відомостей персонального обліку через портал «Дія». У сервісі вже відреагували на проблему – розповідаємо, що відомо

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Звіт за І та ІІ квартали 2026 року: до 09.11 без штрафів і пені, але є умови
9 листопада 2026 року – граничний строк подання Звітів за І та/або ІІ квартали 2026 року. ДПС пояснила, коли потрібно сплатити нарахований внесок та за яких умов за цими звітами не застосовуватимуть штрафні санкції і пеню

Звільнення
02.10.2026
Немає наказу про звільнення: чи означає це, що працівник досі працює
Працівниця не виходила на роботу з 2020 року, не отримувала зарплату, а наказу про звільнення не було. Через кілька років вона вимагала визнати трудові відносини та виплатити понад 273 тис. грн. Верховний Суд пояснив, чому сама відсутність наказу про звільнення ще не доводить, що трудові відносини тривали весь цей час

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Повістка прийшла після дати виклику: що робити та чи оштрафують за неявку до ТЦК
Дата явки у повістці вже минула, а лист людина отримала лише після неї. У Сумському обласному ТЦК та СП пояснили, як визначається дата вручення поштової повістки, що робити після її отримання та чи означає запізніла доставка автоматичний штраф

Соціальне страхування / Пенсії
02.10.2026
Пенсійні доплати у жовтні 2026 року: кому додадуть 156 грн, а кому – до 570 грн
У жовтні 2026 року частині пенсіонерів призначать або збільшать вікові доплати до пенсії. Пояснюємо, кому належить доплата, як змінюється її розмір із віком і чи потрібно подавати заяву до Пенсійного фонду

Мобілізовані / Добровольці ТРО
02.10.2026
Не подано заяву на компенсацію соцвідпустки на дітей: Держпраці пояснила, чи згорає право
Заяву на компенсацію за невикористану додаткову відпустку на дітей працівниця мала подати до кінця місяця, в якому її увільнили від роботи через прийняття на військову службу за контрактом. Строк пропущено – але чи зникає саме право на відпустку? Держпраці надала роз’яснення для такої ситуації

Прийняття
02.10.2026
Нові правила для молодих працівників: що зміниться у КЗпП
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16114, який передбачає зміни до КЗпП щодо працевлаштування молоді та неповнолітніх. Серед пропозицій – електронний трудовий договір, випробування для осіб до 18 років, нові норми робочого часу та скасування заборони на роботу неповнолітніх у вихідні

Військовий облік
02.10.2026
З 2 жовтня «Резерв+» не оформлятиме окремі відстрочки: коли відновлять послугу
З 2 жовтня о 14:30 через планові технічні роботи тимчасово буде недоступне оформлення відстрочок, пов’язаних з інвалідністю. У Міноборони повідомили, коли орієнтовно відновиться робота сервісу та що робити користувачам під час технічних робіт

Звільнення
02.10.2026
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника
Порядок припинення трудових відносин у разі смерті працівника передбачає оформлення наказу на підставі свідоцтва про смерть із посиланням на п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП. Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, а не дата видання наказу. Це зумовлює особливості складання такого наказу








