Професії від Kadroland.Academy

Чи можна вести особові справи працівників лише в електронному вигляді

Якщо компанія веде особову справу працівника в електронному вигляді, чи потрібно додатково оформлювати її у паперовій формі?

3

31

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, дублювання особової справи у паперовій формі є обов'язковим, навіть якщо підприємство здійснює повноцінний електронний документообіг.


Ведення особових справ виключно в електронному вигляді наразі дозволено лише для державних службовців, оскільки щодо них є пряма норма законодавства.


Усі інші юридичні особи керуються загальною нормою:

установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах – паперовій та електронній

Ця вимога закріплена у п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.


Оскільки строк зберігання особових справ працівників становить 75 років після звільнення (ст. 493 в, 495 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5), вони належать до категорії документів тривалого зберігання. Відповідно, формування та зберігання особових справ на паперових носіях є законним обов'язком роботодавця.


Шаблони та зразки документів:


Універсальна енциклопедія «Нові списки військового обліку: поради щодо переходу та заповнення & Особова справа: правила формування і ведення»

Золота колекція «ТОП-5 важливих кадрових документів: трудова книжка, посадові інструкції, особова картка П-2, особова справа, повідомлення до ДПС»


Читайте більше:


Особова справа, особова картка П-2, особовий листок та доповнення до нього: що й коли заповнює кадровик

Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки

Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення – прості форми зі складними проблемами

Документи в Особовій справі: від старих до нових чи навпаки

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи видавати копії документів з Особової справи при звільненні

Чи можна формувати Особові справи у файлах

3

31

3

22

3

29

3

272

3

431

5

155

3

96

6

132

6

1029

4

171

2

81

5

104154

2

93

3

108

4

165

3

576

4

125

2

287

2

1645

4

181