Порядок оформлення дублікату трудової книжки

Трудова книжка втрачена

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи.

Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки (п. 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджених наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі – Інструкція № 58).

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами.

У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень) (п. 5.2 Інструкції № 58).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (п. 5.3 Інструкції № 58).

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

1. у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
2. у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника. Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 – причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані (п. 5.3 Інструкції № 58).

У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство (п. 5.3 ІнструкціЇ № 58).

Трудова книжка зіпсована

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т.інш.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки (п. 5.5 Інструкції № 58).

Алгоритм дій роботодавця:

1. Призначте комісію для встановлення факту відсутності документів. Склад і чисельність комісії керівник визначає самостійно.
2. Комісія складає акт, в якому описують факт нестачі трудових книжок із зазначенням причин, а також за можливості наводять перелік знищених трудових книжок та фіксують потребу оформлення їх дублікатів. Акт затверджує директор.
3. Керівник на підставі акту видає наказ (розпорядження) про оформлення дублікатів трудових книжок.
4. Повідомте працівників про факт пошкодження (знищення) їхніх трудових книжок та оформлення їх дублікатів і проінформуйте тих працівників, для яких це не перше місце роботи, про необхідність отримати документи, що підтверджують стаж роботи таких працівників у попередніх роботодавців.

Висновки

1. Про загублену трудову книжку (вкладиш до неї) працівник зобов'язаний негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи.
2. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки, роботодавець видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат».
3. Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т.інш.), то роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

Джерело: kadroland

Статті на тему:

Місце зберігання трудової книжки: коли ще можна на підприємстві

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Сканування трудових книжок: ТОП-4 питання 2024 року

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Записи до паперової трудової книжки: особливості внесення у 2024 році

Паперова трудова книжка-2024: особливості ведення та зберігання

Перехід з паперової на е-трудову книжку: ТОП-6 важливих кадрових дій

Шаблони та зразки документів:

Заява про оформлення дубліката трудової книжки