Відпустки без збереження зарплати: особливості оформлення в умовах продовження воєнного стану

Загальні положення про відпустки без збереження зарплати

на період воєнного стану

Загальні правила надання відпусток без збереження зарплати прописані у Законі про відпустки. Але у період дії воєнного стану також застосовуються норми ч. 3, 4 ст. 12 Закону № 2136, саме вони стосуються правил надання «воєнних» відпусток без збереження зарплати. Про них і поговоримо.

Згідно із Законом № 2136, розрізняють два види безоплатних відпусток, які можуть надаватись у зв’язку з воєнним станом:

1. Обов’язкова відпустка (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136). Надається за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (далі – ВПО), в обов’язковому порядку тривалістю, визначеною у заяві, але не більше ніж 90 календарних днів. Тобто, якщо працівник хоче взяти цю відпустку і написав про це заяву, то роботодавець не має права відмовити йому у наданні такої відпустки.
2. За угодою сторін (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Тобто, цей вид відпустки надається працівнику за умови наявності двох факторів: як бажання працівника піти у цю відпустку, так і згоди роботодавця в її наданні. Отже, в наданні цієї відпустки роботодавець має право відмовити працівнику. Але є ще одна відмінність цієї відпустки від обов’язкової – її термін не обмежується ані терміном 90 календарних днів, передбаченим ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, ані терміном (не більше ніж 30 календарних днів на рік), передбаченим ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Єдине, чим обмежується строк надання такої відпустки, – це період дії воєнного стану: роботодавець не має права надати цю відпустку на строк, що перевищує строк дії воєнного стану.

Воєнний стан продовжено: як оформити безоплатні відпустки

Наразі воєнний стан продовжено на строк 90 календарних днів, з 05 години 30 хвилин 14 лютого 2024 року до 05 години 30 хвилин 14 травня 2024 року, на підставі Указу Президента № 49, затвердженого Законом № 3564. Цей факт слід враховувати при оформленні відпусток без збереження зарплати, що надаються на підставі Закону № 2136. 

Надання відпустки. Якщо зараз виникла необхідність надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом, то оформлення відпустки здійснюється наступним чином:

1. працівник пише заяву про надання відпустки без збереження зарплати. У заяві вказується дата початку відпустки, а також її тривалість. Крім того, у заяві бажано також вказати підставу для її надання (у нашому випадку або ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, або ч. 4 ст. 12 Закону № 2136). При оформленні відпустки на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 працівник має також додати до заяви копії документів, що дають йому право на цю відпустку (довідка ВПО, копії сторінок закордонного паспорта, що підтверджують перетин кордону України тощо);
2. роботодавець видає наказ про надання цієї відпустки з посиланням на відповідну норму Закону № 2136 (ч. 4 ст. 12, якщо надається обов’язкова відпустка, або на ч. 3 ст. 12, якщо надається відпустка за угодою сторін), а також в преамбулі наказу надає посилання на реквізити Указу Президента № 49 та Закону № 3564. Працівника ознайомлюють з наказом під підпис.

У наказі необхідно обов’язково зазначити:

1. дату початку відпустки;
2. дату закінчення відпустки (дата закінчення має бути не пізніше 13 травня 2024 року, адже зараз воєнний стан діє до 05 години 30 хвилин 14 травня 2024 року);
3. тривалість цієї відпустки.

Також рекомендуємо в наказі позначити, що період відпустки без збереження заробітної плати не зараховується до стажу для надання щорічної відпустки (нюанси щодо цього стажу розглянемо далі). Вказувати таку інформацію у наказі необов’язково, але бажано це зробити, щоб проінформувати працівника і мінімізувати ризик суперечок з ним у майбутньому.

При наданні відпустки на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 у наказі слід вказати посилання на документи, що підтверджують статус ВПО або виїзд працівника за кордон.

Але за домовленістю між роботодавцем і працівником йому може бути надана відпустка на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 (вона не обмежується строком 90 календарних днів, та може надаватися декілька разів протягом дії воєнного стану).

Роз’яснення Мінекономіки з цього питання можна знайти у коментарі до Закону № 2352 (коментар до ч. 4 ст. 12 Закону № 2136). Мінекономіки зазначає, що закон не обмежив можливості працівника реалізувати своє право на цю відпустку кілька разів. Водночас загальна тривалість відпусток (частин), яку працівник може вимагати надати відповідно до цієї норми, не може перевищувати 90 днів протягом дії воєнного стану. Отже, обов’язкова відпустка на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 може надаватися частинами, але її загальна кількість має бути не більше ніж 90 календарних днів за весь період дії воєнного стану. 

Важливо! З 24 грудня 2023 року у ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки визначено таку підставу для надання відпустки без збереження зарплати як «у разі виникнення загрози збройної агресії проти України». Формально така підстава може застосовуватися і зараз для оформлення відсутності працівників під час воєнного стану. Проте, враховуючи напрацьовану практику, наразі оптимально звернутися до оформлення відпустки без збереження зарплати за ч. 3 або 4 ст. 12 Закону № 2136. 

Продовження відпустки

Якщо працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати до 13 лютого 2024 року включно (дати попереднього строку дії воєнного стану), а після цієї дати є необхідність продовження відпустки, то алгоритм дій буде таким самим, як і при первинному наданні цієї відпустки:

1. працівник знову пише заяву про надання відпустки без збереження заробітної плати на новий строк (з 14 лютого 2024 року і не більш ніж на 90 календарних днів, тобто до 13 травня 2024 року включно);
2. роботодавець видає новий наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати з 14 лютого 2024 року на строк не більше ніж 90 календарних днів і ознайомлює працівника з наказом під підпис. 

Зверніть увагу! Оформлення заяви працівника про надання відпустки без збереження зарплати обов’язкове як при первинному оформленні відпустки, так і у випадку продовження відпустки. Адже без згоди працівника роботодавець не має права примусово відправляти в таку відпустку. Отже, ця заява буде підтвердженням бажання працівника оформити відпустку без збереження зарплати.

Держпраці зазначає, що законодавство про працю не передбачає надання відпусток без збереження заробітної плати з ініціативи роботодавця.

Стаж для надання щорічної відпустки

Зараз період знаходження працівника у відпустці без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку. Це прямо передбачено як у ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, так і у ч. 4 ст. 12 Закону № 2136. Тобто, це правило стосується як обов’язкової відпустки, так і відпустки, яка надається за угодою сторін трудового договору. 

Але є нюанс! Для відпусток, що надаються на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 (за угодою), період такої відпустки не зараховується до «відпускного» стажу, починаючи з 24 грудня 2023 року (це дата внесення відповідних змін Законом № 3494 до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). 

А от період безоплатної відпустки, що надається на підставі ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 (обов’язкова), не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку незалежно від того, коли вона надавалася. Це правило було закріплено у зазначеній нормі від самого початку її існування. Нагадаємо, що такі відпустки надаються працівникам, починаючи з 19 липня 2022 року – дати набрання чинності відповідних змін у Законі № 2136.

Висновки

1. У період дії воєнного стану можуть надаватися два види відпусток без збереження заробітної плати, передбачені Законом № 2136 – обов’язкова і за угодою сторін. Правила надання цих видів відпусток відрізняються.
2. У зв’язку з продовженням дії воєнного стану роботодавець може надати працівнику відпустку без збереження зарплати на новий строк – до 13 травня 2024 року включно.
3. Для оформлення відпустки складається заява працівника і видається наказ про надання відпустки.
4. Відпустки без збереження заробітної плати, надані у зв’язку з воєнним положенням, не включаються до стажу, що надає право на щорічну основну відпустку. 

Нормативно-правове забезпечення

КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

Закон про відпустки – Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».

Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Закон № 2352 – Закон України від 01.07.2022 № 2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин».

Закон № 3564 – Закон України від 06.02.2024 № 3564-IX «Про затвердження Указу Президента України «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні».

Указ Президента № 49 – Указ Президента України від 05.02.2024 № 49/2024 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні».

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland