👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Ні, штрафів не буде.
Дійсно, нещодавно було роз’яснення ПФУ з покроковим алгоритмом для ФОП-роботодавців щодо оцифрування трудових книжок працівників.
Водночас маємо зазначити, що у роботодавців, в тому числі фізичних осіб-підприємців, немає безумовного обов’язку оцифровувати чи передавати сканкопії трудових книжок працівників на портал ПФУ.
Нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі – Порядок № 11-1):
- працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
- працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
- страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.
Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!
Отже, роботодавець – це один з суб’єктів, хто може оцифровувати трудові книжки чи передати сканкопії трудових книжок на портал ПФУ.
Оскільки для роботодавця не встановлено обов’язку з передачі даних на портал ПФУ, то і застосувати відповідальність до нього не має підстав. Зокрема, навіть штраф за інші порушення трудового законодавства відповідно до ст. 265 КЗпП (1 МЗП) тут не застосовується.
Крім того, з 10.06.2021 року відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП:
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Тобто трудові книжки працівників, прийнятих після 10.06.2021, зберігаються у працівників. Роботодавець не приймає трудові книжки на зберігання навіть за заявою працівника.
Також нагадаємо, що відповідно до п. 2.21-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 №58):
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Отже, ФОП-роботодавець не має безпосереднього доступу до трудових книжок своїх працівників, тому й оцифрувати/відсканувати та залити їх на портал ПФУ може тільки на прохання працівника, а не зобов'язаний це робити. Водночас ФОП-роботодавець може допомогти працівникам в оцифруванні чи передачі сканкопій на портал ПФУ.
👌Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Мінікурси на тему:
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Чи потрібно підписувати скан-копії трудової книжки для ПФУ
Згода від працівника на сканування трудової книжки та обробку персональних даних
Як перевірити, чи відскановано трудову книжку працівника