Мета реєстрації наказів
Реєстрація наказів, згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту 18.06.2015 №1000/5, проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в наказах інформації. Крім того, реєстраційні дані наказу — дата, індекс (номер), важливі під час оформлення (заповнення) інших документів, наприклад, в повідомленні до органів Державної податкової служби, заповненні відповідних граф особової картки № П-2, трудової книжки тощо.
Накази з кадрових питань реєструють окремо від інших видів наказів керівника організації відповідно до їх видів та строків зберігання. Наказ з кадрових питань вважають внесеним до документаційного фонду організації з моменту його реєстрації.
Класифікація наказів
Порядок класифікації (групи та підгрупи) наказів з кадрових питань, що видають в організації, закріплюють в інструкції з діловодства.
Залежно від строку зберігання накази з кадрових питань поділяють на такі два основні види:
- накази тривалого строку зберігання — зберігаються протягом 75 років;
- накази тимчасового строку зберігання — зберігаються протягом 5 років.
Кожен із зазначених вище видів наказів в конкретній організації може поділятися на самостійні підвиди.
В основі поділу, зазвичай, лежить управлінське рішення. На поділ також впливає обсяг (кількість) наказів, що видають в організації протягом року, що своєю чергою, залежить від кількості працівників організації.
Якщо протягом календарного року в організації видають значну кількість наказів з кадрових питань, з метою зручності ведення довідково-пошукової роботи з ними (формування у справи тощо), їх можна поділити на підвиди, наприклад, накази про:
- прийняття на роботу;
- звільнення з роботи;
- переведення на іншу посаду (роботу);
- надання матеріальної допомоги;
- заохочення;
- про направлення у відрядження;
- про надання відпусток.
Це не вичерпний перелік підвидів наказів з кадрових питань, що можуть видавати в організації. Перелік залежить від кількості наказів кожного підвиду. Нумерація наказів кожного підвиду у такому випадку розпочинається з № 1 з доповненням його відповідним літерним індексом.
Журнали реєстрації та строки їх зберігання
Для реєстрації кожного підвиду наказів заводять окремі журнали. При цьому слід дотримуватися наступного правила. В одному журналі реєструють накази, що мають однаковий строк зберігання: тривалий чи тимчасовий.
Строки зберігання журналів реєстрації наказів з кадрових питань залежать від строків зберігання самих наказів. Строки зберігання наказів та журналів їх реєстрації визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). Якщо наказ віднесено до наказів тривалого строку зберігання (тобто 75 років), то відповідно до статті п. «б» ст. 121 Переліку № 578/5 журнал, у якому зареєстровано цей наказ, повинен мати аналогічний (тривалий) строк зберігання, тобто 75 років. А якщо наказ віднесено до тимчасового строку зберігання, то він повинен реєструватися в журналі, що має такий самий тимчасовий строк зберігання — 5 років.
Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) включають разом з наказами, зареєстрованими в них, до опису справ з кадрових питань. Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання до описів не включають, вони можуть вестися лише в електронній формі.
Таким чином, для реєстрації наказів з кадрових питань потрібно вести як мінімум два різні журнали:
- Журнал реєстрації наказів тривалого строку зберігання;
- Журнал реєстрації наказів тимчасового строку зберігання.
Якщо інструкцією з діловодства (як правило, на великому підприємстві) виділено в окрему групу, наприклад, накази про надання працівникам матеріальної допомоги, що мають тривалий строк зберігання (75 років), то заводять окремий журнал реєстрації, який так і буде називатися – «Журнал реєстрації наказів про надання матеріальної допомоги».
Використання журналів реєстрації протягом кількох років
Як виняток, якщо в невеликій організації видають незначну кількість наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання і в журналі, який ведуть у паперовій формі й де їх реєстрували протягом минулого року, є ще місце для внесення відомостей про реєстрацію наказів за наступний рік, то цей журнал реєстрації можна вести протягом двох і більше років. Але доцільно поінформувати про це архівний відділ райдержадміністрації чи міської ради, державний архів області, м. Києва — залежно від місця реєстрації організації й зони комплектування архівної установи.
При цьому важливою є вимога: реєстрація наказів щороку починається з № 1, незалежно від того, чи реєстрація наказів з нового року ведеться в новому журналі, чи використовується для реєстрації журнал, який вівся протягом минулого року. Якщо продовжується ведення реєстрації в «старому» журналі, то її слід починати з нового аркуша цього журналу, зазначивши у верхній його частині назву року. Також доцільно в кінці кожного року після останнього запису про реєстрацію зробити підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів та особливості нумерації наказів, якщо такі були протягом року (приміром, випадково пропущені номери тощо).
Підсумковий запис має бути підписаний керівником кадрової служби з зазначенням його підпису, ім’я, прізвища великими літерами. Крім того, зазначається дата запису.
Висновки
- На підприємстві має бути мінімум два Журнали реєстрації наказів з кадрових питань, а саме Журнал реєстрації наказів тривалого строку зберігання та Журнал реєстрації наказів тимчасового строку зберігання.
- Підприємство може піти іншим шляхом та створювати Журнали, виходячи із напрямків. Наприклад, Журнал реєстрації наказів з прийняття на роботу; Журнал реєстрації наказів про звільнення з роботи тощо. При цьому в одному журналі слід реєструвати накази, що мають однаковий строк зберігання: тривалий чи тимчасовий.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання