Як оформлювати додатки до наказів: практичні поради

Види додатків до наказів

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) додатки до наказів можуть бути двох видів:

1. додатки, що затверджують або вводять в дію наказами (інструкції, правила, положення, регламенти);
2. додатки, що пояснюють або доповнюють зміст наказу (графіки, списки, форми реєстраційних чи облікових журналів, інших документів).

Додаток є невіддільною частиною наказу. Його формують у справу разом із наказом відповідної групи. Додатки розміщують за наказом відповідно до їх номерів і послідовності згадування в тексті наказу.

Загальні вимоги до оформлення додатків до наказів

Додатки до наказів оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4 однієї якості з папером основного документа – наказу. Зазвичай для складання наказів, зокрема з основної діяльності чи з кадрових питань, використовують папір вищого ґатунку.

Виготовлення додатків (використання шрифтів, гарнітури, міжрядкових інтервалів, дотримання відступів від лівого поля і між реквізитами, нумерації аркушів тощо) повинно відповідати вимогам р. 7 Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

Додатки повинні мати заголовок із зазначенням назви виду документа:

1. Інструкція з діловодства;
2. Положення про відділ управління персоналом тощо.

Крапку в кінці заголовка додатка не ставлять. Формулювання заголовка додатка, який затверджується чи вводиться в дію наказом, повинно слово в слово відповідати формулюванню, зазначеному у відповідному пункті наказу про його затвердження (введення в дію). Надалі це запобігатиме можливим юридичним непорозумінням, зокрема, коли наказ доводиться надавати іншим установам, скажімо, суду.

Окремі вимоги передбачено до оформлення додатків, які створюються у табличній формі.

Заголовки граф таблиці зазначають з великої літери, підзаголовки – з малої, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – коли підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставлять. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення та скорочення.

Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумерують. На другій та наступних сторінках таблиці зазначають номери граф, а також у верхньому правому куті – слова «Продовження додатка».

Якщо додатків до наказу кілька, їх нумерують. При цьому знак № перед цифровим позначенням додатка не ставлять. Наприклад:

Якщо додаток до наказу один, то його не нумерують, а зазначають лише слово «Додаток».

Коли додаток складається з кількох сторінок, то другу та наступні сторінки нумерують. Але на першій сторінці її номер не проставляють.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» чи його скорочення «стор.», а також без розділових знаків, зокрема крапки.

У відповідних пунктах розпорядчої частини наказу роблять відмітки про наявність додатків за допомогою таких формулювань:

1. згідно з додатком 2;
2. відповідно до додатка 3;
3. що додається;
4. (додається).

Якщо додатками до наказу є довідкові або аналітичні документи (графіки, списки, схеми, таблиці тощо), вони повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його назву та відповідний пункт його тексту.

Особливості оформлення додатків, що затверджуються наказами

На додатках, які затверджують наказами, відповідно до вимог ДСТУ 4163-2020 проставляють гриф затвердження, який складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа (у називному відмінку), яким затверджується створений документ (у нас це наказ), із зазначенням дати його затвердження і номера.

Гриф затвердження оформлюють за таким зразком:

Слово «від» біля дати не ставлять.

У разі затвердження внутрішнього нормативного акта наказом у відповідних пунктах його розпорядчої частини проставляють відмітку на наявність цього документа як додатка за допомогою таких формулювань: «що додається» або «(додається)».

Наприклад:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Товаристві з обмеженою відповідальністю «Вікторія», що додається.

або

1. Затвердити Положення про експертну комісію Товариства з обмеженою відповідальністю «Вікторія» (додається).

Оформлення додатків до затверджених організаційних документів

На практиці часто-густо затверджені наказом локальні акти (інструкції, правила, положення, порядки, регламенти) мають свої додатки, наприклад, форми документів, журналів реєстрації, книг обліку тощо. У такому випадку в тексті нормативного акта роблять відмітку про наявність додатка. Наприклад:

З працівником укладається контракт за формою згідно з додатком 4.

Пропозиції подаються у строки, визначені у додатку 2.

На вищезазначених додатках відмітку про цей додаток проставляють у верхньому правому куті першої сторінки додатка.

Кожен додаток до затвердженого документа має свою нумерацію.

Якщо додаток складається з одного аркуша – його сторінки не нумерують.

Відмітка містить номер додатка, заголовок затвердженого нормативного акта та посилання на його відповідну структурну одиницю (пункт, главу, розділ), наприклад:

Додатки до документів, затверджених наказами (додатки до додатка), розміщують за відповідним затвердженим документом згідно з їх номерами.

Підписання додатків

Відповідно до п. 9 гл. 8 р. II Правил № 1000/5 документи, які підлягають затвердженню наказом (інструкції, правила, положення, регламенти тощо) і які, своєю чергою, відповідно до п. 2 гл. 7 р. II Правил № 1000/5 є обов’язковими додатками до наказу, підписують посадові особи, відповідальні за їх підготовку. Зазвичай в організаціях, що мають затверджену структуру, такий додаток підписує керівник структурного підрозділу, який готував його проєкт, а у безструктурних організаціях – особа, яка готувала цей додаток або яка відповідно до наказу чи вказівки керівника була головним виконавцем під час його підготовки.

Погодження додатків до наказів

Відповідно до п. 2 гл. 6 р. ІІ Правил № 1000/5 у діловодстві розрізняють внутрішнє та зовнішнє погодження документів, зокрема й додатків.

Внутрішнє погодження оформлюють за допомогою віз відповідних працівників організації.

Внутрішнє погодження проєкту документа, який є додатком залежно від його змісту, здійснюйте в такій послідовності:

1. працівником, який підготував документ;
2. керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
3. посадовими особами, які зазначені в проєкті документа (наприклад, в плані) як виконавці його окремих пунктів, позицій;
4. фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (якщо проєкт документа стосується фінансових питань);
5. керівником юридичної служби чи юристом (у разі погодження проєктів організаційних та розпорядчих документів установи);
6. заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

Проєкти додатків до наказів повинні візувати також керівник служби діловодства з метою перевірки відповідності їх оформлення вимогам, встановленим нормативно-правовими актами, національними стандартами та корпоративними правилами.

В органах влади проєкти додатків до наказів також повинен візувати керівник структурного підрозділу або спеціаліст з питань запобігання та виявлення корупції.

Висновки

1. Додаток до наказу – його невіддільна частина. Кожен додаток має самостійну нумерацію.
2. Перед подаванням проєктів додатків на розгляд і затвердження керівникові вони підлягають погодженню (візуванню) відповідними посадовими особами згідно з порядком, визначеним Інструкцією з діловодства в організації.
3. Додатки, затверджені наказами керівника, повинні бути підписані керівником структурного підрозділу або собою, що були відповідальними за його підготовку та подання на затвердження.
4. Додатки до наказів та локальних актів у верхньому правому куті свого першого аркуша повинні мати відмітку про наявність додатка, оформлену відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020.

Олександр ДЕНИСЕНКО, експерт з питань архівної справи та діловодства,

член Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України