Зміни дати та реєстраційного індексу
Вимоги до документування управлінської інформації, зокрема, створення управлінських документів у діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі – підприємство) визначені у розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів (наказів і розпоряджень) прописані у гл. 10 розд. II Правил №1000/5. Зокрема, у п. 10 згаданої норми зазначено:
Розпорядчий документ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.
Датою наказу є дата його підписання (згідно з п. 1 гл. 5 розд. II Правил № 1000/5). Реєстраційний індекс надають наказу також в день його підписання за відповідною реєстраційною формою (журналом реєстрації або реєстраційно-моніторинговою карткою). До того ж під час реєстрації до журналу або реєстраційно-моніторингової картки обов’язково вносять заголовок до тексту наказу, в якому формулюють короткий зміст цього документа. Після набуття чинності наказу ці три обов’язкові реквізити – «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа» і «Заголовок до тексту документа» – незмінні.
Також незмінними є реквізити, в яких міститься інформація про юридичну особу – автора наказу, а саме: «Найменування юридичної особи» і «Код юридичної особи» та усі складові елементи реквізиту «Підпис» (назва посади керівника підприємства, його особистий підпис, власне ім’я та прізвище).
Таким чином, з моменту підписання наказу і відповідно набуття ним чинності вносити зміни до будь-яких його реквізитів, крім тексту, не допустимо.
Зміни в тексті наказу
Що ж до внесень змін до тексту наказу, то такі зміни вносять шляхом видання іншого наказу, в тексті якого зазначають номери пунктів і цитують речення, словосполуки або слова, які вилучають, замінюють на інші або навпаки додають.
Наприклад:
У пункті 4 наказу директора Товариства з обмеженою відповідальністю «Перемога» від 15.10.2024 р. №183 слова «Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами) (далі – ДКУД)» замінити словами «Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526».
Потреба внесення зміни до текстів наказів може зумовлюватися, зокрема, такими обставинами:
- прийняття нових або внесення змін до чинних законодавчих, інших нормативно-правових актів та державних нормативних документів (стандартів, класифікаторів, нормативів тощо);
- внесення змін до внутрішніх локальних нормативних документів підприємства;
- зміни у структурі підприємства;
- кадрові зміни, зокрема, звільнення з роботи або переведення на іншу посаду керівних або інших відповідальних за певні напрями роботи працівників, зазначених у тексті наказу;
- зміни у назвах посад тощо;
- втрата актуальності окремих завдань, визначених у наказі, або їх уточнення;
- зміни строків виконання завдань та / або призначення нових виконавців.
А ось за потреби внесення змін до будь-яких інших реквізитів наказу, крім тексту, такий наказ відміняють (скасовують) повністю шляхом видання нового наказу. При цьому у розпорядчій частині нового наказу обов’язково передбачають пункт, який відповідно до вимог, визначених у п. 8 гл. 10 розд. II Правил №1000/5, повинен починатися зі слів:
Визнати таким, що втратив чинність, …
Зміни до декількох наказів одночасно
Практичне запитання: чи дозволяється в одному наказі директора підприємства прописувати зміни одночасно до кількох попередніх чинних наказів? Ця управлінська дія неунормована.
У Правилах №1000/5, що встановлюють єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами на підприємствах, і є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами, вимоги щодо внесення одним наказом змін відразу до кількох попередніх наказів не прописано. Тим часом на рівні законодавчих та інших нормативно-правових документів трапляються випадки внесення змін одночасно до багатьох нормативно-правових актів, що зазвичай мають назву «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо…». Тому, на наш погляд, і в розпорядчій діяльності підприємства не вважатиметься помилкою, якщо до кількох наказів одночасно будуть вноситися одні й ті самі зміни.
Наприклад:
Про внесення змін до деяких наказів директора Товариства з обмеженою відповідальністю «Перемога» з основної діяльності щодо складу органів управління підприємства
При цьому у вступній (констатуючій) частині тексту наказу слід зазначити реквізити усіх наказів, до яких будуть внесені зміни.
Висновки
- Не дозволяється вносити зміни до дати, реєстраційного індексу, заголовку до тексту та інших реквізитів, крім самого тексту, чинного наказу на підставі іншого наказу чи будь-якого іншого управлінського документа.
- Дозволяється вносити зміни до частини тексту, окремих абзаців, речень, словосполук, слів, цифрових позначень чинного(-х) наказу(-ів) шляхом видання нового наказу.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Статті на тему:
Види та класифікація наказів підприємства
Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності