Практика бронювання через «Дію»: проблеми, рішення, обговорення

Одразу запрошуємо вас ділитися у коментарях тими питаннями, із якими ви стикаєтеся під час бронювання. Можливо у вас також є досвід успішних чи не дуже кейсів. Також не виключено вам вдалося одержати роз’яснення Мінекономіки, Мінцифри, фахівців порталу «Дія». Упевнені ваш досвід може бути корисним і для інших. Діліться ним із нами, а ми обов’язково поділимося із всіма.

І розпочинаємо із тих кейсів, щодо яких є хоч якісь роз’яснення від «Дії».

Кейс 1. Бронювання працівників ОМС

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Доброго дня. Ще одне питання, а ОМС зможуть забронювати через Дію? Бо поки пише, що це неможливо, бо не критично важливі, але ми і не визнавались критично важливими, бо могли бронювати без цього статусу

Відповідь служби підтримки Дія:

На цей час бронювання державних органів – поки немає технічної можливості, варто чекати, процес бронювання на такий тип в роботі

Замість висновку: Держоргани та ОМС поки що можуть тільки очікувати на можливість бронювати своїх співробітників. Добре якщо за час очікування ще буде кого бронювати.

Кейс 2. Бронювання працівників філій (оновлено)

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Підкажіть будь-ласка, чи є наразі технічна можливість бронювати працівників філій критично важливих підприємств?

Служба підтримки «Дія» на 05.12 говорила про необхідність зачекати на появу технічної можливості такого бронювання. А вже 10.12 відповідь звучить так:

Працівників філій вже можна забронювати на порталі 

До того ж на порталі «Дія» серед частих питань та відповідей з'явилося роз'яснення:

Чи можуть філії бронювати працівників?

Так. Якщо компанію визнали критично важливою, то працівників філії чи відокремленого підрозділу можна забронювати. 

Заяву на бронювання працівників має підписати керівник філії та керівник юридичної особи.

Замість висновку: Бронювання працівників філій стало можливе лише 10.12.2024.

Кейс 3. Бронювання кінцевих бенефіціарів (оновлено)

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Як забронювати кінцевих бенефіціарів?

05.12.2024 у службі підтримки «Дія» повідомляли: «Така можливість з'явиться на порталі Дія трохи пізніше». А вже 10.12 з'явилася можливість для бронювання КБВ.

Замість висновку: На впровадження можливості бронювання кінцевих бенефіціарних власників розробникам порталу «Дія» знадобилося не так вже й багато часу. І вже зараз ви можете бронювати КБВ. Покроковий алгоритм бронювання вже у нас на порталі.

Кейс 4. Під час бронювання не показує працівників прийнятих у жовтні та листопаді (оновлено)

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Доброго дня, в Дії не відображаються працівники, які прийняті в жовтні, листопаді місяці, в Пенсійному фонді вони є, пробували знову подати оперативне повідомлення, відхиляє у зв'язку з тим що вже пройшли терміни подання, через це не можемо забронювати працівників

Відповідь служби підтримки «Дія»:

Навіть якщо повідомлення буде відхилено, взаємодія з реєстрами все одно відбудеться і дані будуть оновлені. Саме тому, радимо подати оперативне повідомлення та спробувати замовити відомості через 6 днів

Алгоритм дій який пропонують фахівці порталу «Дія» у подібних випадках такий:

1. Помітили розбіжність у кількості співробітників або некоректні дані про них.
2. Перевіряємо інформацію на порталі ПФУ. Тут треба переконатися, що дані про військовозобов'язаних співробітників коректно відображаються, адже саме ПФУ передає інформацію щодо працевлаштованих до реєстру «Оберіг».
3. Якщо дані не відповідають дійсності, надсилайте оперативне повідомлення про трудові відносини з працівником через портал ПФУ.
4. Очікуємо на оновлення даних, що зазвичай триває 6 днів.
5. Формуємо нову заяву на отримання відомостей про працівників на порталі «Дія».

Дієва порада від наших користувачів:

Ми всіх працівників перевели в інший підрозділ і подали нові оперативні повідомлення з новою датою. Оновлення було реєстру через 2 дня.

Замість висновку: Оптимальне вирішення такої ситуації полягає у:

1. Створенні нового відділу (видайте наказ про створення нового структурного підрозділу) та / або внесенні змін до штатного розпису (наказ про внесення змін до штатного розпису (створення нового відділу)) з тим щоб створити посади під працівників в інших відділах.
2. Переведенні працівників до новоствореного відділу або просто на іншу посаду (видаємо наказ про переведення працівника на нову посаду).
3. Вчасному надсилані оперативні відомості через портал ПФУ (щодо переведення працівників). Також не забудьте внести відомості про переведення до списків з військового обліку.
4. Формуванні нової заяву на отримання відомостей про працівників на порталі «Дія» (після того, як працівників підтягнуло на порталі «Дія»).
5. Після бронювання за потреби робимо ще одне переведення і повертаємося до старої структури підприємства.

Кейс 5. Можливість бронювання під час діючої броні

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Дія, питання від бізнесу:

1. Заявки на бронювання обробляються протягом 72 годин (3 дні);

2. Технічної можливості бронювати працівників до завершення поточного бронювання - не передбачено;

Тобто, з останніх змін можна зробити висновок, що у кожного працівника юридично буде відсутня відстрочка у період між закінченням старого бронювання та початком нового та вони можуть бути з легкістю мобілізовані. Вірно?

Відповідь служби підтримки «Дія»:

Технічна можливість бронювати працівників до завершення поточного бронювання зараз в роботі, тож очікуємо, що такий функціонал з'явиться в майбутньому

Замість висновку: Це питання піднімали вже не раз, зокрема аграрії. І наскільки нам відомо заплановано, що у січні та лютому буде можливість бронювати працівників під час ще діючої відстрочки від призову у працівників. Чи буде саме так, чи все ж функціонал запрацює раніше покаже лише час.

Кейс 6. Бронювання працівників, які уточнили дані після 16.07.24 (вирішено)

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Хто бронював працівників, які уточнили дані після 16.07.24 та сплатили штраф, чи отримали вони бронювання?

Відповідь служби підтримки «Дія»:

Навіть якщо працівник оновив дані після 16 липня 2024 року, його можна забронювати, адже у постанові 76 п. 29 вказано, що умовою для бронювання є уточнення даних, без обмеження в часі

Замість висновку: Абсолютно згодні із наданою відповіддю. Дійсно Порядок бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затверджений постановою КМУ від 27.01.2023 № 76 не містить обмежень щодо бронювання працівників, які оновили свої дані пізніше 16.07.2024. Тож сміливо подаємо таких працівників на бронювання.

Кейс 7. Анулювання бронювання через дію

У фахівців порталу «Дія» запитали:

Підкажіть алгоритм анулювання бронювання через Дія, мали запустити з 1 грудня?

Відповідь служби підтримки «Дія»:

Наразі, така можливість відсутня на порталі Дія. Команда разом з партнерами реєстру Оберіг працюють над забезпеченням цієї можливості найближчим часом

Замість висновку: Чергове очікування на оновлення функціоналу. Цього разу щодо розбронювання. Утім, упевнені, за цю затримку заброньовані військовозобов’язані лише скажуть дякую.

Кейс 8. Одна заявка на 72 години

Користувачі діляться досвідом:

Подавати на бронювання можна списком. Якщо в список не включено всіх осіб в межах кількості для бронювання, то ще один список подати не можна до одержання відповіді по заявці, що була раніше. Тобто треба або всіх подавати одночасно або чекати 72 години на подання наступної заявки

Дія відхилила подання з формулюванням «наразі бронювати ви не можете, чекайте відповіді по попередній заявці»

Замість висновку: Порядок бронювання не передбачає таких обмежень. Але у цій ситуації технічні обмеження встановлені на порталі «Дія» обійти не вдасться.

Кейс 9. «Критичну» компанію не включили до Єдиного переліку

На такий випадок фахівці порталу «Дія» радять:

Якщо в компанії є наказ визнання її як критично важливої, однак послуга досі недоступна, зверніться до відповідного державного органу, який цей документ видав. Їхня посадова особа внесе інформацію про вас у Єдиний перелік

Замість висновку: Коли не можете бронювати працівників, хоча компанія віднесена до критично важливих, потрібно не сидіти склавши руки, а звернутися до органу, який видавав документ про критичність.

Василь Циганенко, редактор kadroland